v 1.3 · 2026-09-05
L'applicazione mette a disposizione della Sua clinica un'assistente vocale che risponde alle chiamate dei pazienti 24 ore su 24, prenota gli appuntamenti, gestisce la lista d'attesa, invia i promemoria e registra tutto in agenda automaticamente. Il medico usa l'app desktop o la versione web per vedere gli appuntamenti della giornata, gestire i pazienti, redigere ricette ed emettere fatture.
La registrazione di nuove cliniche viene aperta Paese per Paese. Oggi è aperta in Israele; gli altri Paesi seguiranno — l'elenco aggiornato è pubblicato sul sito.
Nota per le cliniche negli Stati Uniti: l'assistente telefonica rivolta ai pazienti (chiamate in entrata e in uscita e numero di telefono dedicato della clinica) non è disponibile negli Stati Uniti: una chiamata in arrivo sulla linea della clinica viene inoltrata direttamente al telefono personale del medico. La messaggistica verso i pazienti funziona tramite WhatsApp, e-mail e SMS inviati da un numero condiviso della piattaforma (le cliniche statunitensi non ricevono un proprio numero per gli SMS e i messaggi non contengono dettagli clinici). L'assistente vocale del medico all'interno dell'app funziona senza limitazioni. Le sezioni di questo manuale che descrivono le chiamate telefoniche dei pazienti e le chiamate in uscita non si applicano alle cliniche statunitensi.
La schermata principale mostra in alto gli appuntamenti di oggi, sotto la lista d'attesa e un pulsante microfono per l'assistente vocale interna. Dal menu laterale si aprono Posta in arrivo, Fatturazione, Analisi, Medici, Impostazioni e l'elenco dei comandi; l'agenda si apre dal proprio pulsante sulla dashboard, mentre l'archivio pazienti è a una scorciatoia di distanza nella palette dei comandi — oppure lo chieda semplicemente all'assistente vocale.
La scheda «Configurazione». Finché la clinica non è ancora configurata, la dashboard mostra una scheda Configurazione che La accompagna passo passo: profilo della clinica → primi pazienti → listino prezzi → primo appuntamento → prima ricevuta → prenotazione online → il Suo numero WhatsApp → un'automazione. Ogni passo ancora aperto ha il proprio pulsante, che apre subito la finestra giusta: non serve cercare nei menu. Quando è tutto fatto la scheda sparisce dalla dashboard; il pulsante Configurazione del programma la riporta in qualsiasi momento e mostra a che punto è la clinica.
Quando una scritta non ci sta. Se a una scritta, all'intestazione di una colonna o a una cella della tabella manca larghezza, il programma chiude il testo con i puntini e lo mostra per intero in un suggerimento appena ci passa sopra il puntatore: nulla viene tagliato a metà parola in silenzio. In ogni lingua le parole hanno lunghezze diverse, perciò è il programma a gestire lo spazio che manca, invece di indovinare una larghezza unica buona per tutte.
Prema il pulsante microfono sulla dashboard e parli normalmente: «Prenota Marco Rossi domani alle 10», «Qual è il mio tasso di assenze questo mese?», «Sposta il paziente di ieri delle 16 a martedì prossimo». Esegue e Le riferisce l'esito.
Per interromperla mentre parla basta dire «fermati», «aspetta un attimo», «un momento». Si ferma in meno di un secondo.
Quando un paziente chiama il numero della clinica, l'assistente vocale lo accoglie, chiede chi è e di che cosa ha bisogno, propone gli orari liberi, prenota o inserisce in lista d'attesa e può anche spostare o annullare un appuntamento. Tutto ciò che prenota compare sulla Sua dashboard nel giro di mezzo minuto.
Se un paziente chiede di parlare direttamente con il medico, l'assistente vocale propone di lasciarLe un messaggio. Il messaggio viene salvato con il nome del paziente e la sua richiesta: l'assistente vocale glielo legge all'inizio della sessione successiva e la versione web lo mostra in un elenco visivo nella Posta in arrivo (sezione 24).
Fuori dall'orario di lavoro. Di notte e fuori dagli orari che ha impostato per la clinica le chiamate sono gestite soltanto dalla receptionist telefonica: nessuna chiamata viene passata a Lei. Se la chiamata presenta segnali di pericolo per la vita, l'assistente indica il numero delle emergenze e propone di lasciare un messaggio, che troverà nella Posta in arrivo la mattina successiva.
Se una risposta è stata sbagliata. Qualsiasi risposta data dall'assistente può essere contestata: prema il pulsante «L'assistente ha sbagliato» nel Pannello di controllo — lo stesso comando si trova nelle Impostazioni — oppure scriva a support@projectlineil.com indicando la data e il numero della chiamata. Esaminiamo il caso e rispondiamo entro cinque giorni lavorativi; a seconda di quanto emerge, correggiamo le istruzioni dell'assistente, correggiamo i dati che ha modificato oppure disattiviamo la funzione per la Sua clinica.
Clicchi il nome di un paziente per aprire la sua scheda. Può modificare telefono, documento d'identità, lingua preferita, allergie, patologie croniche, terapie in corso e data di nascita. La scheda mostra storico delle visite, allegati, fatture, ricette, consensi e promemoria. Le allergie sono evidenziate in rosso; le interazioni farmacologiche vengono verificate nel momento in cui redige una ricetta.
Apra un paziente → Ricette → Nuova. Scelga il farmaco oppure lo digiti liberamente. L'applicazione compila automaticamente nome del medico e numero di iscrizione all'albo e applica al documento l'immagine della firma e il timbro della clinica che ha caricato. Viene generato un PDF e un avviso La segnala se il paziente è allergico a qualcosa che sta per prescrivere.
Due campi per la quantità, una sola quantità. La quantità da dispensare si scrive due volte: in testo libero, che viene stampato sulla ricetta («30 compresse», «1 confezione da 28»), e come numero con la sua unità — è il numero che leggono i gestionali delle farmacie e la ricetta elettronica. I due campi devono indicare la stessa quantità. Se non coincidono — «30 compresse» nel testo e 20 nel numero — non viene prescritto nulla: l'applicazione ferma la ricetta, Le mostra entrambi i valori e chiede di correggere un campo o di svuotare quello superfluo. A voce funziona allo stesso modo: l'assistente Le rilegge le due quantità e chiede quale sia quella giusta. Anche l'invio elettronico alla farmacia viene rifiutato per lo stesso motivo. Una ricetta vecchia che porta già due quantità diverse si stampa comunque, ma accanto alla riga della quantità compare un avviso in rosso con entrambi i numeri: una farmacia non può dispensare su due quantità.
Le fatture si creano nella finestra Fatture; alla chiusura di una visita l'applicazione può anche preparare automaticamente la bozza di fattura per quella visita (impostazione facoltativa). La scheda del paziente elenca tutte le sue fatture. Se in Impostazioni ha collegato un fornitore di pagamento, ogni fattura porta con sé un link di pagamento: può inviarlo per e-mail, spedirlo dal Suo WhatsApp e il promemoria delle fatture non saldate lo recapita in automatico. Per i pagamenti in contanti usi Registra pagamento (nella versione web il pulsante si chiama Segna come pagata).
Accanto a Scarica compare un pulsante 📧 Invia sui documenti che i medici spediscono più spesso: il PDF della ricetta, il report di periodo (XLSX) e il PDF della scheda paziente — e la scheda offre anche Scrivi al paziente per un messaggio rapido senza allegato. In alternativa può sempre dire all'assistente vocale «invia …»: aprirà la stessa finestra. Nella versione web l'invio copre anche l'export della clinica. Scelga il canale:
Configurazione una tantum: Impostazioni → E-mail della clinica (SMTP) → inserisca host SMTP, porta, utente della casella, password (per Gmail una password per le app) e nome del mittente. Clicchi Invia un'e-mail di prova a me stesso per verificare. Fatto.
I promemoria automatici prima degli appuntamenti partono via WhatsApp, con richiesta di conferma. Dallo strumento Promemoria può anche creare un promemoria una tantum per un appuntamento imminente (WhatsApp o e-mail) e scrivere direttamente a qualsiasi paziente dalla sua scheda. I promemoria di richiamo per le visite di controllo periodiche sono descritti nella sezione 18. L'e-mail richiede le impostazioni SMTP della sezione 8a: senza SMTP un promemoria via e-mail non parte, quindi scelga WhatsApp.
In Impostazioni → Accesso mobile generi un codice QR e lo scansioni con il telefono. Il telefono riceve un link privato che apre la stessa dashboard come applicazione web. Comodo quando è lontano dal computer. Ogni link generato è monouso e va aperto entro 15 minuti — trascorso quel tempo ne generi uno nuovo. Come ricevere le notifiche su quel telefono e come accedere con l'impronta o con il volto: sezioni 73 e 74.
Non è obbligata a usare direttamente il nuovo numero della clinica. Se i Suoi pazienti sono abituati a chiamare la vecchia linea, può deviare le chiamate in arrivo da quella linea verso il nuovo numero: continueranno a comporre il numero di sempre e sarà comunque l'assistente vocale a rispondere.
Il Suo piano comprende un pacchetto mensile di minuti vocali. Impostazioni → Piano mostra i minuti usati rispetto a quelli inclusi. Lì trova anche i pacchetti di ricarica, se dovesse esaurirli: compaiono solo quando è attivo un abbonamento a pagamento e restano nascosti durante il periodo di prova.
Tutti i dati della Sua clinica risiedono cifrati su un'infrastruttura cloud certificata. Se disinstalla l'applicazione e la reinstalla in seguito — anche su un altro computer — acceda con lo stesso account: il programma ritrova la Sua clinica e invia un codice via SMS al telefono della clinica; lo inserisca e tutto viene ripristinato.
Ogni clinica è isolata a livello di accesso: ogni richiesta è legata alla sessione autenticata della Sua clinica. Per chiamate, messaggi e pagamenti i dati necessari vengono trasmessi ai nostri responsabili del trattamento selezionati, elencati nell'Informativa sulla privacy. La cancellazione della clinica da Impostazioni → Reimposta elimina definitivamente ogni record.
Il programma funziona su due ambienti che condividono lo stesso database della clinica: l'app desktop per Windows (installata da Microsoft Store, con assistente vocale completo) e la versione web, cioè la stessa dashboard in qualsiasi browser, sul telefono tramite il link QR della sezione 10 oppure su qualunque computer. La versione web può essere aggiunta alla schermata Home del telefono. Prenota sul desktop: la vista sul telefono si aggiorna in circa 20 secondi. Tutti i dati risiedono sul server cloud sicuro, nulla resta memorizzato su un solo dispositivo.
Dalla dashboard dica «trova Mario Rossi» oppure «apri la scheda del paziente con il telefono che finisce per 4321». L'assistente cerca per nome (funziona anche la traslitterazione: «Ivan» trova Иван), telefono o documento e apre la cartella più pertinente — dia un'occhiata al nome sullo schermo per confermare che sia quella giusta.
Due viste: giorno e settimana. Trascinamento per spostare gli appuntamenti, con una striscia laterale di «parcheggio» per quelli su cui sta ancora decidendo. Annulla / segna come non presentato / chiudi visita sono pulsanti sulla riga dell'appuntamento nella dashboard. La lista d'attesa sta sotto: i pazienti che desideravano un orario più vicino. Quando annulla un appuntamento, l'assistente vocale chiama automaticamente il primo paziente compatibile della lista d'attesa e gli propone l'orario liberato.
L'agenda vera e propria. Il pulsante «Agenda» nella dashboard apre il tabellone: le ore scorrono di lato e ogni colonna è un medico — oppure una sala o una poltrona, se cambia le colonne («Per medico» / «Per sala/poltrona»). Le frecce sfogliano i giorni, «Oggi» riporta alla data corrente, «Giorno» e «Settimana» cambiano l'ampiezza, e la giornata aperta si stampa su carta per la reception. A voce: «apri l'agenda».
Nella cartella di un paziente imposta una data di recall (per esempio igiene fra 6 mesi, controllo fra 2 settimane). Alla data prevista il programma scrive automaticamente al paziente (via WhatsApp; per le cliniche israeliane via SMS) e lo invita a prenotare. La data di recall è visibile nella scheda del paziente; l'elenco completo dei recall in arrivo si trova nelle impostazioni della versione web.
Dall'agenda clicchi un appuntamento → Chiudi visita. Compili Soggettivo (che cosa ha riferito il paziente), Obiettivo (che cosa ha osservato), Valutazione (diagnosi), Piano (terapia) — alcuni profili usano etichette proprie, per esempio DAP per la salute mentale. Aggiunga una nota di invio o di richiesta esami e l'appuntamento di controllo. Clicchi Salva. Dopo aver premuto Firma la nota, la visita viene bloccata nello storico del paziente: le correzioni successive entrano come addendum. Il salvataggio automatico La protegge se l'applicazione o il computer si blocca durante la visita.
Per le visite ripetitive (igiene, controllo, vaccino) crei un modello che precompila la nota di visita. I modelli si creano e si applicano nella versione web, oppure lo dica semplicemente all'assistente vocale — «chiudi la visita con il modello igiene» — e lei prepara la bozza che Lei poi rivede.
Ogni cartella clinica dispone di Allegati per i file (radiografie, PDF di laboratorio, foto del documento) e di Consensi, cioè record strutturati dei moduli firmati dal paziente (consenso al trattamento, informativa privacy, liberatoria fotografica). Clicchi per caricare dal computer o dal telefono. I file sono conservati cifrati a riposo sul server. Massimo 25 MB per file.
Ogni pulsante 📧 Invia del programma — ricetta, report di periodo, scheda paziente e il comando «invia …» dell'assistente vocale — apre la stessa finestra con due canali: E-mail (SMTP della clinica, l'allegato parte direttamente) e WhatsApp (salva il file dove preferisce, si apre la chat con il testo già pronto e una finestra della cartella mostra il file, che Lei trascina nella conversazione). I modelli di messaggio rapido sono già inclusi.
Appunti personali che non appartengono a una cartella clinica: «ricordami venerdì di chiamare il fornitore», «comprare francobolli alla prossima visita in banca». Dica «ricordami di X il giorno Y» — una volta trascorso l'orario, l'assistente vocale glielo ricorda all'inizio della sessione successiva. L'elenco dei promemoria in attesa si trova nelle impostazioni della versione web.
Quando un paziente chiede alla receptionist telefonica di lasciare un messaggio al medico, il messaggio viene salvato con nome del paziente, orario e richiesta. L'assistente vocale Le legge i messaggi nuovi all'inizio di ogni sessione; la versione web li mostra come elenco visivo nella Posta in arrivo. Può richiamare il paziente, rispondere via WhatsApp dalla sua scheda oppure dire semplicemente all'assistente che cosa fare.
Per fermare l'assistente mentre parla basta dire «fermati», «aspetta un attimo», «un momento», «silenzio». Funziona in 7 lingue (inglese / russo / ebraico / tedesco / francese / italiano / spagnolo). Tace non appena riconosce la parola di stop — ben al di sotto del secondo — e si mette in ascolto.
L'assistente vocale può chiamare i pazienti di propria iniziativa: chiamate per ritardo (Lei è in ritardo e l'assistente chiama tutti i pazienti in agenda da adesso in poi), offerte dalla lista d'attesa (si libera un orario e chiama il primo paziente compatibile), chiamata generica in uscita (Le basta dire in linguaggio naturale di chiamare il paziente X per il motivo Y). Le chiamate in uscita compaiono con lo stato aggiornato in tempo reale: in attesa / in chiamata / accettata / riprogrammata / annullata / nessuna risposta / non riuscita.
WhatsApp veicola i promemoria degli appuntamenti, i messaggi del medico, le ricette e le fatture, tramite modelli di messaggio approvati in anticipo. Gli SMS portano i codici di verifica e i messaggi di recall per le cliniche israeliane. L'e-mail è per i contenuti lunghi (impegnative, referti di laboratorio, report di periodo) e richiede il Suo SMTP, come descritto nella sezione 33. Il canale segue quanto ha impostato nella scheda del paziente e nelle impostazioni di ciascuna funzione: il programma non cambia mai canale di nascosto. Negli Stati Uniti gli SMS partono da un numero condiviso della piattaforma e non contengono dettagli clinici.
Dove arrivano le risposte dei pazienti. Tutto ciò che il paziente scrive in risposta — un SMS a un promemoria, un messaggio WhatsApp — arriva in un'unica finestra, «Messaggi» (Impostazioni → «Messaggi» → «Apri i messaggi», oppure chieda all'assistente di aprirla a voce). Una conversazione per numero di telefono del paziente, i due canali nello stesso filo, i non letti evidenziati. Risponde dallo stesso punto e la risposta esce dal canale che il paziente ha usato per ultimo: dalla sua parte è una conversazione normale. Può inserire un modello salvato, allegare un file dal computer o incollare un link a un file. Qui «SMS» è soltanto il nome di un canale: la finestra è la Sua corrispondenza con i pazienti.
Impostazioni → Accesso mobile genera un link privato con codice QR. Lo scansiona con il telefono e si apre l'intera dashboard come applicazione web. Lo stesso link può essere condiviso con un assistente sul suo telefono. Ogni link è monouso e valido per 15 minuti dalla generazione. Rigenera link revoca il precedente (utile se un link è trapelato). Disabilita spegne completamente l'accesso mobile.
La dashboard mostra il codice di deviazione dell'operatore della Sua clinica, pronto da copiare: una composizione e le chiamate dalla vecchia linea raggiungono il nuovo numero della clinica. L'elenco completo per operatore del Suo Paese si apre dalla stessa scheda. La maggior parte degli operatori attiva la deviazione in pochi secondi. Salti il passaggio se preferisce comunicare ai pazienti direttamente il nuovo numero.
Interfaccia in 7 lingue: inglese / russo / ebraico / tedesco / francese / italiano / spagnolo. Ogni paziente ha una lingua preferita: l'assistente vocale lo chiama e gli scrive automaticamente in quella lingua. L'interfaccia in ebraico è RTL.
È disponibile una prova di 7 giorni a 110 € con funzionalità complete e 300 minuti vocali; vale il rimborso entro 14 giorni secondo le regole del Microsoft Store. Al termine si passa a un abbonamento mensile tramite Microsoft Store. Tre piani — Premium Solo, Premium Clinic, Premium Plus — ciascuno con una diversa quantità di minuti vocali inclusi al mese (2000 / 3000 / 5000). Impostazioni → Piano mostra i minuti usati rispetto a quelli inclusi. Se li esaurisce prima della fine del mese sono disponibili pacchetti di ricarica.
Impostazioni → Profilo (dati della clinica), E-mail (SMTP), Fornitori di pagamento, Accesso mobile, Personale della clinica, Integrità del registro di audit, Partner assicurativi, Listino delle prestazioni, Scadenziario crediti (AR aging), Ricerca nelle visite, Backup, Dichiarazione fiscale annuale, Rinnovi (abilitazione, assicurazione), Piani e abbonamento, Informazioni (con i link a Privacy / Terms / EULA / BAA / DPA), Reimposta clinica — oltre a schede più specialistiche (memoria dell'assistente, connessioni, moduli personalizzati, frasi rapide, spese, festività, chiosco, sedi, abbonamenti dei pazienti, pacchetti, sale…).
Impostazioni → E-mail (SMTP): host, porta, utente, password, nome del mittente. Clicchi Invia un'e-mail di prova a me stesso per verificare. Serve per: fatture, ricette, impegnative, report di periodo, invii collettivi e qualunque cosa spedisca per e-mail dal programma. Provider più comuni: Gmail (usi una password per le app, non quella abituale), Outlook, l'SMTP del Suo hosting.
Impostazioni → Reimposta clinica elimina definitivamente i dati della Sua clinica (pazienti, appuntamenti, fatture, ricette, file). È richiesta una conferma via SMS. L'operazione non è reversibile. Il numero di telefono della clinica viene restituito al provider. Utile se cede il programma a un nuovo proprietario o se vuole ricominciare da zero.
Installi il programma sul nuovo computer → acceda con lo stesso Microsoft account → un codice SMS arriva al telefono della clinica → lo inserisca e tutto viene ripristinato (clinica, pazienti, appuntamenti, agenda, impostazioni). Il codice La protegge: un account rubato, da solo, non basta ad aprire la Sua clinica. Se il telefono della clinica non è disponibile, è previsto anche il recupero tramite codice inviato all'e-mail della clinica.
I dati risiedono su un'infrastruttura cloud certificata (per impostazione predefinita nella regione Israele), cifrati a riposo; i campi più sensibili hanno un ulteriore livello di cifratura a livello di campo. Ogni richiesta è circoscritta alla sessione autenticata della Sua clinica e controlli automatici verificano questo isolamento a ogni modifica del codice. Le chiamate vocali non vengono registrate: non si conserva né audio né trascrizione; il database mantiene i metadati della chiamata e ciò che l'assistente ha annotato su richiesta del paziente (un messaggio per Lei, la richiesta di una ripetizione di ricetta). Le chiavi API sono conservate cifrate soltanto sul server — mai sul Suo computer. I log delle richieste in produzione sono soppressi, così numeri di telefono ed e-mail dei pazienti non finiscono al loro interno. Il ripristino a un istante preciso copre 7 giorni (estendibili a 35). Notifica di violazione entro 72 ore (GDPR art. 33). Una catena HMAC-SHA256 sul registro di audit rende rilevabile qualsiasi manomissione. Per il dettaglio completo veda l'Informativa sulla privacy.
Se un paziente o un ispettore chiede dove sono conservati i dati e in base a quale legge Lei lavora, mostri la pagina Sicurezza e legge: descrive in parole semplici la conservazione, i backup, l'accesso alle cartelle, la legge israeliana, le ricevute e come lasciare la piattaforma.
Se non sa come fare qualcosa, dica «guarda lo schermo e aiutami con X». Vede il Suo schermo e Le indica il pulsante giusto. Sa anche spiegare perché una funzione si comporta in un certo modo, diagnosticare problemi di configurazione (per esempio un SMTP che non funziona), verificare che un'importazione da Excel sia corretta e, se qualcosa è davvero difettoso nel codice, scrive allo sviluppatore un'e-mail con tutto il contesto: Lei non perde tempo a redigere una segnalazione.
Cartella paziente → 📊 Report e analisi. Otto sezioni: 1. Andamento giornaliero dei nuovi pazienti. 2. Efficacia dei recall di igiene. 3. Tasso di assenze per giorno della settimana. 4. Le 10 diagnosi più frequenti (ultimi 12 mesi). 5. Valore medio del trattamento per paziente. 6. ROI del marketing per fonte di provenienza. 7. Tasso di fidelizzazione dei pazienti. 8. Utilizzo di poltrone e sale. Ogni sezione si aggiorna con un clic; il fatturato vero e proprio si trova in Fatturazione e nell'assistente vocale («quanto ho fatturato questo mese?»).
Cartella paziente → 📝 Documenti e modelli. Tre schede: Modelli di lettera (certificato di assenza per malattia, lettera di invio allo specialista, giustificazione scolastica, parere per l'assicurazione — generano un PDF con i segnaposto compilati automaticamente), Etichette da stampare (tre formati pronti — farmaco, busta, campione — con stampa in più copie), Materiale educativo per il paziente (ipertensione, diabete, indicazioni post-visita, febbre nel bambino — da inviare per e-mail o copiare su WhatsApp). Può aggiungere modelli di lettera e opuscoli propri.
Cartella paziente → 🛡 Conformità e promemoria. Sempre presenti: Rinnovi (abilitazione medica e assicurazione della clinica, con colori a semaforo) e Registro di audit (ogni azione sensibile, con filtri). Oltre a questo, le checklist previste dal Suo Paese, con flusso Fatto / In attesa / Non applicabile e percentuali di completamento: le cliniche statunitensi hanno OSHA (15 voci) e HIPAA (16 voci); Israele la checklist del regolamento sulla privacy; il Regno Unito CQC; l'Italia Garante; la Spagna AEPD.
Cartella paziente → 🔌 Integrazioni. Schede: Visualizzatore DICOM (anteprima dei file .dcm), Export contabile (QuickBooks, Xero, CSV generico), Sincronizzazione calendario (pubblicazione di un feed ICS RFC 5545 per i calendari Google/Outlook/Apple), Richieste di laboratorio (gestione degli esami con import HL7 ORU R01) — e, solo per le cliniche statunitensi, e-Rx: ricerca delle farmacie USA tramite il registro NPPES e generazione di un XML semplificato in stile SCRIPT per i Suoi archivi (non è una trasmissione di prescrizione elettronica certificata; le sostanze controllate sono escluse).
Impostazioni → Personale della clinica. Il titolare aggiunge medici, assistenti e segretari, ciascuno con il proprio PIN (6–8 cifre; i PIN banali come 111111 vengono rifiutati). All'inizio del turno ognuno tocca Chi sei e digita il PIN. I ruoli regolano che cosa ciascuno vede: l'assistente non vede i dati economici; il segretario non vede l'anamnesi e non emette ricette. Il PIN è conservato come PBKDF2-SHA256; 5 tentativi errati comportano 15 minuti di blocco.
AR aging: Impostazioni → AR aging mostra ogni paziente con un saldo dovuto, suddiviso in fasce 0–30 / 31–60 / 61–90 / 91+ giorni. Da qualunque riga può aprire la scheda del paziente per gestire il credito, oppure esportare l'intero elenco in CSV per il Suo commercialista. Dichiarazione fiscale annuale: Impostazioni → Dichiarazione fiscale annuale. Scelga l'anno e ottiene una cartella di lavoro XLSX per il commercialista con i fogli Riepilogo, Mensile, Fatture, Pagamenti e rimborsi, Spese, Per paziente (i nomi dei fogli sono nella Sua lingua).
Impostazioni → Verifica di integrità del registro di audit. Scelga quanti giorni indietro considerare (valore predefinito 90) e clicchi Verifica catena. Ogni voce del registro è firmata in HMAC-SHA256 su tutti i campi più la firma della voce precedente, come una blockchain. Se qualcuno manomette il registro (modifica una riga, la elimina, ne cambia l'ordine), la catena si spezza e compare un banner rosso con la voce alterata. È un requisito degli auditor HIPAA/GDPR. La chiave segreta non lascia mai il server.
Impostazioni → 🤝 Partner assicurativi. Per le cliniche statunitensi, i collegamenti attivi con le clearinghouse gestiscono le verifiche di copertura (270/271) e l'invio delle richieste di rimborso (837P); finora questi flussi sono stati provati sugli ambienti di test delle clearinghouse, in vista del lancio negli Stati Uniti. Per Israele e per gli altri Paesi le compagnie assicurative non espongono API pubbliche, perciò il programma lavora anzitutto sui documenti: fatture e ricevute dettagliate, il riepilogo annuale, le lettere per le casse israeliane (in ebraico) e il superbill statunitense — sarà Lei a inoltrarli attraverso il canale della compagnia. Se una compagnia concede alla Sua clinica un accesso API, il collegamento può essere configurato a partire dalla documentazione della compagnia stessa.
Impostazioni → 💲 Listino delle prestazioni. Catalogo centrale di ogni servizio o prodotto che offre: nome, categoria, prezzo, durata, aliquota fiscale, stato attivo. È usato dalle fatture (menu a tendina quando aggiunge una riga) e dall'assistente telefonica («quanto costa un'igiene?» — e quando legge una fattura al paziente confronta ogni riga con questo listino). Le categorie vengono suggerite in base al profilo della Sua clinica; le prestazioni e i prezzi li inserisce Lei.
Impostazioni → 🔍 Ricerca nelle visite. Digiti una frase qualsiasi — «formicolio al lato destro» — e il programma cerca nell'intero storico delle visite: sintomi, riepilogo della visita, trattamento, raccomandazioni, i campi Soggettivo/Obiettivo/Valutazione/Piano della nota, diagnosi, note di invio ed esami, oltre alle annotazioni sulle schede pazienti. I risultati più recenti compaiono per primi, ciascuno con un breve estratto; dalla corrispondenza può aprire direttamente la scheda del paziente. A voce: «trova tutte le visite in cui compare Augmentin».
Cartella paziente → 🩺 Strumenti clinici. Gli strumenti disponibili dipendono dal profilo della clinica: Odontoiatria (odontogramma, parodontogramma), Medicina estetica (face chart, mappa dei nei, foto prima/dopo, registro delle iniezioni con tracciabilità del lotto, registro del trattamento con apparecchiature, registro degli eventi avversi), Dermatologia (mappa dei nei, monitoraggio dei regimi topici), Trauma / emergenza (schema corporeo, triage con ESI 1–5), Psichiatria / salute mentale (MSE, valutazione del rischio, PHQ-9 per la depressione, GAD-7 per l'ansia, obiettivi e traguardi), Pediatria (curva di crescita con percentili WHO/CDC, libretto vaccinale).
Famiglia: cartella paziente → scheda Famiglia. Colleghi i familiari, condivida l'indirizzo, un solo promemoria copre l'appuntamento di un figlio. Foto: clicchi sull'avatar circolare e carichi un JPEG/PNG/WebP fino a 4 MB — viene conservato cifrato nel database della Sua clinica. Unisci duplicati (nella versione web): Impostazioni → Unisci duplicati — trovi entrambe le schede per nome o telefono, scelga quale mantenere, confermi e i record vengono uniti. Stampa impegnativa (nella versione web): ogni visita con un'impegnativa propone 🖨 Stampa impegnativa — un PDF di una pagina con carta intestata della clinica, diagnosi, testo dell'impegnativa e riga per la firma, ribaltato in RTL per l'ebraico.
Accettazione delle condizioni: al primo avvio (e dopo gli aggiornamenti importanti) compare una finestra bloccante in cui spunta una casella per ciascun documento — Informativa sulla privacy, Termini di servizio, EULA e quelli specifici della regione (BAA per le cliniche statunitensi, DPA per UE/Regno Unito/Israele). Ciascuno si apre nel browser. Il pulsante Accetto si attiva solo quando tutte le caselle sono spuntate; l'accettazione viene registrata con data e ora, indirizzo IP e versione del documento. Prova scaduta: quando il periodo di prova termina senza pagamento, all'avvio compare la finestra dell'abbonamento e l'applicazione resta bloccata finché un piano non è attivo. I Suoi dati restano al sicuro per tutto il tempo. Una volta confermato l'acquisto, riavvii l'applicazione e riprenda da dove aveva lasciato.
Dica «guidami nella chiusura di una visita» e l'assistente La accompagna passo dopo passo, nominando i pulsanti reali sullo schermo, al Suo ritmo. Dieci tour integrati: aggiungere un paziente, creare una fattura, inviare un promemoria, chiudere una visita, cercare nell'archivio, eseguire il backup dei dati, importare i pazienti — più tre tour specifici per Israele (Form 17, lettere per le casse, fatturazione israeliana).
Dashboard → Importa elenco clienti. 11 formati supportati: Excel (XLSX/XLS) / CSV / TSV / TXT / JSON / Word / PDF / FHIR Bundle / HL7 v2 / estrazione dei tag DICOM / CCD/CDA — i formati clinici (HL7, DICOM, CCD) si importano dalla versione web. I database Access (MDB) e i dump SQL non sono supportati: li esporti prima in Excel o CSV. La procedura guidata mappa automaticamente le colonne (riconosce le intestazioni in tutte e 7 le lingue); Lei controlla, vede un'anteprima e conferma prima che venga scritto qualsiasi dato. I duplicati sono rilevati per codice identificativo nazionale, poi per telefono, poi per nome. Centinaia di pazienti in pochi minuti.
Il programma ricorda la struttura del Suo file. Al momento di confermare l'abbinamento delle colonne, spunti Ricorda questo formato e gli dia un nome. La volta successiva un file dello stesso tipo viene riconosciuto da solo: la finestra si apre con la scritta Formato riconosciuto: … e le colonne già compilate, a Lei resta solo confermare. Un formato che non serve più si toglie con Dimentica questo formato nella stessa finestra.
Dopo l'importazione, un rapporto onesto. Mostra quante righe conteneva il file, quante non sono state accettate e perché (con il numero di riga), quante schede sono state create, quante righe corrispondevano a schede già presenti e quante sono state tenute da parte come sospette: stesso telefono, nome diverso (per esempio un numero di famiglia). Queste righe non vengono unite né perse: la decisione resta a Lei.
Le righe non accettate si possono salvare in un file. Prema nel rapporto Salva l'elenco delle righe non accettate, lo apra in Excel, corregga quelle righe e le importi di nuovo. Una sola riga rovinata non annulla mai l'intera importazione: tutto il resto arriva comunque.
Dal telefono. La versione mobile mostra la stessa anteprima: le colonne riconosciute sono elencate, ogni colonna si può correggere a mano e il pulsante Applica e ricalcola ricalcola l'anteprima prima della conferma.
Oltre agli strumenti della sezione 48, il profilo della Sua clinica può sbloccare un modulo clinico dedicato nella cartella del paziente. I moduli seguono le specializzazioni della clinica e dei suoi medici: un veterinario non vede la cardiologia, un cardiologo non vede i Pap test. La receptionist telefonica non vede mai alcun modulo clinico; lo vede solo Lei, su desktop e su mobile.
Veterinaria (cliniche veterinarie) — il paziente diventa un proprietario di animali e ogni animale è un sotto-record a sé: specie, razza, storico del peso, calendari di vaccinazioni e sverminazioni con promemoria delle scadenze, una scheda dentale Triadan e suggerimenti posologici basati sul peso. Il consenso all'eutanasia produce un PDF firmato — è il documento più delicato sul piano legale, perciò richiede la firma digitata del proprietario.
Urologia (cliniche urologiche) — monitoraggio del PSA con indicatore di velocità, il punteggio sintomatologico IPSS (8 domande, graduato automaticamente in lieve / moderato / grave — il paziente può anche compilarlo dal portale web), un diario minzionale e un registro del catetere.
Ortopedia e fisioterapia — un registro degli impianti con indicatore di sicurezza in risonanza magnetica, l'arco di movimento (goniometria), il test muscolare manuale (MMT 0–5), i punteggi del dolore e il questionario WOMAC.
Nutrizione e dietetica (studi di nutrizione / dietistica) — una scheda di consulto con antropometria (peso, altezza, circonferenza vita, circonferenza fianchi, percentuale di massa grassa) e BMI calcolato automaticamente in tempo reale insieme al rapporto vita-fianchi, gli obiettivi concordati (peso target, calorie giornaliere e ripartizione fra proteine, grassi e carboidrati), un piano alimentare in testo libero e l'andamento del peso lungo le visite salvate. Il BMI e il rapporto vita-fianchi sono calcoli aritmetici a scopo orientativo: non sono una diagnosi.
Oftalmologia e optometria — un esame oculistico (acuità visiva, refrazione, pressione intraoculare, visione dei colori) e un PDF stampabile della prescrizione di occhiali o lenti a contatto.
Cardiologia — rischio di ictus CHA₂DS₂-VASc, rischio emorragico HAS-BLED, un profilo lipidico, un tracciato ECG e la pressione arteriosa. I punteggi sono suggerimenti di supporto decisionale, mai una diagnosi.
Dermatologia, ORL e ginecologia — un monitoraggio dei regimi topici (dermatologia), un audiogramma con timpanometria (ORL) e un registro Pap test e HPV con date di richiamo (ginecologia).
Flaconi e lotti per iniezione (medicina estetica / medicina / veterinaria / odontoiatria) — un inventario di flaconi e lotti con monitoraggio della scadenza. Ogni iniezione sottrae automaticamente le unità utilizzate; un flacone scaduto viene bloccato (può forzare l'operazione, dopo una conferma esplicita che viene scritta nel registro di audit); il programma La avvisa una volta per ciascun flacone quando entra negli ultimi 30 giorni prima della scadenza.
Note psichiatriche protette (studi di salute mentale) — esami dello stato mentale, valutazioni del rischio, voci PHQ-9 e GAD-7 sono sempre contrassegnati 🔒 Protetto. Le note di psicoterapia protette restano escluse dal pacchetto di esportazione dei dati del paziente (HIPAA §164.524 / 21st Century Cures).
Israele — Form 17 e dichiarazione di salute — per le cliniche israeliane, un PDF di impegno Form 17 (טופס 17) per infortunio sul lavoro e un modulo di dichiarazione di salute del paziente.
Stima dei costi di trattamento (tutti i profili, in base al Paese) — un PDF di stima dei costi. Negli Stati Uniti viene stampato come Good Faith Estimate previsto per legge (No Surprises Act); altrove viene stampato come stima localizzata (Preventivo, Devis, Kostenvoranschlag, Presupuesto …).
Trascrizione di un documento nella cartella (medicina / odontoiatria) — carichi la foto o la scansione di un documento in una cartella e prema Trascrivi il documento nella cartella: il programma riporta nel record il testo che legge, sotto forma di righe ordinate «etichetta: valore», così non deve ridigitare nulla. Si limita a trascrivere: non interpreta mai, non segnala mai un valore come alto o basso e riporta SEMPRE un avviso che non è un dispositivo diagnostico approvato e che la responsabilità resta interamente Sua. Lo stesso vale per i risultati di laboratorio: il programma trasferisce i valori nella cartella; la lettura spetta a Lei.
Le assistenti vocali sono potenti, ma restano software. Conoscerne i limiti tiene al sicuro la Sua clinica:
Questi strumenti compaiono nella cartella del paziente quando il profilo dello studio — o quello di un medico che vi lavora — è odontoiatrico. Fanno parte dei moduli della sezione 53: uno studio senza dentista non li vede mai.
Casi ortodontici — tutto il trattamento pluriennale su una sola scheda: l'apparecchio (fisso o allineatori), la fase attuale e il diario delle attivazioni, in cui ogni visita registra che cosa è stato fatto, il numero dell'allineatore, chi ha visitato e quando è la visita successiva. La data della visita successiva viene scritta automaticamente al paziente come data di richiamo. Un caso non si può chiudere finché non è registrato il piano di contenzione — tipo di contenzione e regime di utilizzo: è proprio lì che il risultato si perde. Al caso si può collegare un piano di pagamento (l'ortodonzia si paga quasi sempre a rate) e l'intero caso si stampa su un solo foglio — per il paziente o per il passaggio a un altro studio.
Cartella parodontale — sei punti per dente: profondità di tasca, recessione e il livello di attacco che il programma calcola dai due, più i segni di sanguinamento, placca e pus, la mobilità del dente e la forcazione. Il riepilogo in alto — sanguinamento al sondaggio in percentuale e numero di tasche da 4 mm e da 6 mm — mostra in tre secondi se la terapia funziona. Al posto della cartella completa si può registrare uno screening breve su sei sestanti. Ogni cartella viene conservata, quindi un nuovo esame si confronta con il precedente, e la cartella si stampa in PDF — per il paziente, per un invio o per l'assicurazione. I denti estratti e mancanti non vengono cancellati ma segnalati accanto al numero del dente: le misure prese prima dell'estrazione sono un fatto clinico.
Registro di monitoraggio della sedazione — la registrazione di ogni sedazione: la valutazione prima dell'intervento (profondità prevista, classe ASA, peso), i farmaci per fase, le misure circa ogni cinque minuti (polso, frequenza respiratoria, SpO₂, pressione arteriosa, EtCO₂, livello di coscienza e chi le ha rilevate), poi il risveglio, i criteri di dimissione e l'adulto che accompagna il paziente a casa. Una registrazione chiusa è un documento firmato e non viene più modificata. Si stampa con il nome del paziente, la data, il medico responsabile e il numero della sua iscrizione all'albo. Uno studio veterinario non usa questo registro — gli animali hanno la propria scheda di anestesia.
Avvisi prima di un intervento invasivo — prima di un impianto, di un'estrazione o di un altro intervento invasivo il programma legge l'ultima dichiarazione di salute firmata e l'elenco delle allergie e mostra che cosa va tenuto presente: bifosfonati, anticoagulanti, rischio di endocardite o protesi, radioterapia della testa o del collo, allergia al lattice. Se il questionario ha più di un anno, questo viene detto a parte. Nulla viene mai bloccato — la decisione è sempre del medico.
Profilassi antibiotica — quando in cartella c'è un rischio di endocardite o una protesi, il programma mostra anche la dose singola standard (amoxicillina 2 g per via orale 30–60 minuti prima della procedura; in caso di allergia alla penicillina, clindamicina 600 mg; sotto i 18 anni in base al peso — 50 mg/kg e 20 mg/kg rispettivamente, mai oltre la dose dell'adulto). Se è registrata un'allergia sia alle penicilline sia alla clindamicina, il programma dice chiaramente che nessuno schema standard è adatto e che lo schema va concordato con il cardiologo o con il medico curante. È un suggerimento a titolo informativo: la ricetta la scrive il medico.
Amalgama — segnare un'otturazione in amalgama in un bambino sotto i sei anni, in una paziente in gravidanza o in allattamento fa comparire un avviso: il Ministero della Salute (Convenzione di Minamata) raccomanda un materiale alternativo.
Preventivo di cura — firma del paziente e versioni — il preventivo si stampa con il suo numero di versione e lo stato della firma. Il paziente lo firma di proprio pugno — una firma tracciata — e il preventivo firmato viene sigillato. Quando il piano cambia, il vecchio preventivo non si modifica: il programma crea una nuova versione e segna la precedente come sostituita, così resta sempre chiaro su che cosa e quando il paziente ha dato il consenso.
Rifiuto informato — quando il paziente rifiuta la cura proposta, la libreria dei documenti contiene un modulo di rifiuto (per tutte le specialità, non solo odontoiatriche): che cosa è stato proposto, quali rischi del rifiuto sono stati spiegati, quali alternative sono state offerte, la firma del paziente o del rappresentante e la dichiarazione del medico che la spiegazione è stata data e compresa. Nel modulo è scritto che il rifiuto può essere ritirato in qualsiasi momento e che non priva il paziente delle cure successive.
Israele — i prezzi odontoiatrici non si pubblicizzano — la legge israeliana vieta di pubblicizzare i prezzi delle cure odontoiatriche. Per uno studio israeliano con profilo odontoiatrico il programma non consente di attivare la visualizzazione dei prezzi sul mini-sito dello studio, e la pagina non stampa mai i prezzi delle prestazioni — compreso un prezzo o una promozione scritti dentro il nome di una prestazione o dentro l'indirizzo web della pagina. Lo stesso controllo vale per le campagne e-mail e per l'invio massivo di SMS. L'acconto di prenotazione non è pubblicità di prezzo e non viene toccato. Non si controllano solo i prezzi: lo stesso filtro intercetta la promessa di un risultato e la garanzia, «senza dolore» e «senza rischi», il superlativo («il migliore», «numero uno», «leader»), regali, sorteggi e «gratis», e anche la parola «esperto» senza una specializzazione riconosciuta accanto — il rifiuto nomina la parola stessa da togliere. Un messaggio di servizio non è pubblicità: «la disdetta è gratuita il giorno prima» parte come sempre, mentre un prezzo viene bloccato in un messaggio di qualunque tipo. Lo stesso controllo vale ora anche per uno studio israeliano con profilo estetico — sezione 60.
Certificazioni e abilitazioni del personale — nella scheda di ogni collaboratore vivono le sue certificazioni: rianimazione (BLS / ACLS) e l'abilitazione di lavoratore esposto a radiazioni, con data di rilascio, validità, visita medica annuale e formazione da operatore per il personale radiologico. Per il BLS può lasciare vuoto il campo «valido fino al» e il programma conta due anni dal rilascio. Trenta giorni prima della scadenza — e per tre mesi dopo, se nessuno ha rinnovato — compare un messaggio discreto nella Posta in arrivo del medico. Se la stessa certificazione è stata rinnovata, conta solo la registrazione più recente; il personale segnato come non attivo non viene segnalato.
Igienista dentale — l'igienista è un ruolo a sé nell'elenco del personale e un appuntamento può essere segnato come visita di igiene. Chiudere una visita di questo tipo con la registrazione vuota fa comparire un promemoria nella Posta in arrivo del medico: dopo ogni trattamento l'igienista deve lasciare al dentista una relazione scritta, quindi la nota della visita va completata e firmata.
Lotti e scadenze in magazzino — al ricevimento del materiale può annotare il numero di lotto e la sua scadenza; allo scarico sceglie da quale lotto esce, e scaricare un lotto scaduto richiede una conferma esplicita. Il programma controlla il magazzino da solo e deposita una sola volta un messaggio nella Posta in arrivo del medico su ogni lotto che ha ancora giacenza e scade entro trenta giorni (o è già scaduto): un anestetico o un composito scaduto è un danno reale per il paziente, quindi deve emergere prima della data e non alla poltrona.
Ritiro di un lotto — quando il produttore ritira un lotto, prema Trova lotto nella finestra del magazzino e digiti il suo numero: il programma mostra tutti i movimenti di quel lotto nello studio — che cosa è entrato, quando e che cosa ne è stato consumato.
Registro degli stupefacenti — gli stupefacenti e gli psicotropi non stanno nel magazzino comune, hanno un registro proprio, che si apre dalla finestra del magazzino (studi odontoiatrici, medici, estetici, di chirurgia plastica e veterinari; salute mentale e wellness non hanno questo modulo). Il registro si tiene come un libro rilegato: le registrazioni non si modificano e non si cancellano, un errore si corregge con una nuova registrazione e la giacenza dopo ogni movimento si calcola dal registro stesso. Lo smaltimento e la perdita richiedono un testimone; la consegna al paziente o al proprietario e la restituzione al fornitore devono indicare la controparte.
Registro di ritiro dei rifiuti sanitari — ogni ritiro viene annotato: chi ha ritirato, con quale contratto, quali tipi di rifiuto, quanto e il numero del formulario. Un'ispezione legge questo registro insieme al contratto con il gestore, perciò anche la scadenza di quel contratto fa comparire un promemoria discreto trenta giorni prima.
Questi strumenti compaiono quando il profilo dello studio — o il profilo di un medico che vi lavora — è la cosmetologia. Appartengono ai moduli della sezione 53: uno studio che non fa lavoro estetico non li vede mai. Un'eccezione è il registro delle iniezioni con i suoi flaconi: lo vedono anche l'odontoiatria, la veterinaria e la medicina generale (sezione 53), mentre la mappa del viso, il protocollo del trattamento con apparecchiatura e il registro degli eventi avversi restano solo della cosmetologia.
Domande estetiche nel questionario di salute — oltre alle sei domande di base il questionario ne pone altre otto, proprio quelle che decidono se un trattamento estetico possa avere luogo: allattamento, tendenza a cicatrici cheloidee o ipertrofiche, herpes ricorrente, allergia alla lidocaina o ad altri anestetici locali, isotretinoina negli ultimi sei-dodici mesi, malattia autoimmune, impianti metallici o pacemaker, e iniezioni o filler eseguiti in un altro studio. L'ultima domanda ha una riga di testo libero — che cosa è stato iniettato, dove e quando: il vostro registro conosce solo il vostro lavoro, e in caso di reazione tardiva è proprio il prodotto dell'altro studio a decidere. Gravidanza e anticoagulanti non vengono chiesti due volte: sono già nel blocco di base.
Avvisi prima del trattamento — quando si registra un'iniezione o una seduta con apparecchiatura, il programma legge l'ultimo questionario firmato e mostra ciò di cui tenere conto, con le parole del paziente: herpes prima di un filler alle labbra o di un peeling, cheloidi o pacemaker prima del laser e della radiofrequenza, allergia all'anestetico, isotretinoina, allattamento, filler eseguiti altrove. Un questionario più vecchio di un anno viene segnalato a parte: gravidanza, allattamento e un ciclo di isotretinoina cambiano, e la risposta dell'anno scorso viene letta come quella di oggi. Nulla viene bloccato: la registrazione si salva e la decisione resta del medico.
Sei consensi estetici — la biblioteca dei documenti contiene moduli di consenso propri per laser e IPL, per un peeling superficiale, per un peeling medio o profondo, per il lifting con fili, per la mesoterapia e la biorivitalizzazione e per l'anestesia locale in un trattamento estetico. L'anestesia locale è un modulo a sé e non una variante del consenso alla sedazione: i suoi rischi sono l'allergia all'anestetico, la tossicità sistemica e la metaemoglobinemia. Il consenso alle iniezioni e il consenso alle foto «prima / dopo» restano come erano. Tutti questi tipi sono presenti anche nella finestra del consenso sul telefono, così un consenso firmato su un tablet alla reception viene stampato con un nome proprio e mai con un codice interno.
Chi può iniettare — Israele — in uno studio israeliano con profilo estetico solo il titolare o un medico possono scrivere nel registro delle iniezioni o correggere a mano le scorte di flaconi: lì un'iniezione estetica è un atto medico riservato a chi possiede la licenza medica. All'assistente, alla segretaria e all'estetista il programma risponde a parole e non con un errore secco, e il tentativo finisce nel registro di controllo. La lettura non è limitata: vedere che cosa scade e che cosa sta finendo spetta a tutto lo studio. Fuori da Israele, e negli studi odontoiatrici, medici o veterinari, non cambia nulla.
Modulo di informativa prima di vendere un abbonamento o un pacchetto — uno studio estetico israeliano può vendere un abbonamento o un pacchetto pagato in anticipo soltanto dopo che il cliente ha firmato un modulo di informativa separato proprio per quell'operazione. La finestra segue l'ordine della reception: emettere il modulo per il piano o il pacchetto e per il cliente, consegnarlo, farlo firmare con il dito o con la penna, stampare la copia firmata. Il modulo indica il prezzo complessivo dell'operazione, il piano e il modo di pagamento, la durata e la data di fine, le condizioni di rinnovo, il diritto di recesso e il suo costo, e la garanzia. Dopodiché la vendita procede da sola: il programma trova da sé l'unico modulo firmato che corrisponde e non c'è alcun numero da digitare. Senza quel modulo la vendita viene rifiutata, e il rifiuto dice che cosa manca. Ogni modulo sta in un registro con il suo stato: bozza, firmato, utilizzato, sostituito da uno più recente, annullato. Il modulo si può emettere a voce, e a voce si può chiedere se il cliente ne ha già uno firmato e quando finisce la sua finestra di disdetta.
La durata e i quattordici giorni — un'operazione simile non può durare più di un anno e un singolo rinnovo non può superare i sei mesi; un piano più lungo semplicemente non viene venduto. La finestra di recesso è di quattordici giorni a partire dalla più tarda fra due date — il giorno dell'operazione e il giorno di consegna del modulo — e non dipende dal fatto che i trattamenti siano già iniziati. Un recesso entro la finestra viene marcato come tale e le spese di recesso hanno un tetto: il cinque per cento del prezzo dell'operazione o cento shekel, quello che è più basso. Se dopo la firma lo studio modifica il piano o il pacchetto, il modulo viene marcato come non più corrispondente all'operazione: la carta firmata descrive altro e ne va emesso uno nuovo.
Mappa del viso e registro delle iniezioni — la mappa del viso si apre dalla cartella del paziente: un clic su una zona apre la scheda del marcatore — data, prodotto, numero di lotto, unità o millilitri, profondità (intradermica, sottocutanea, sovraperiostea, intramuscolare) e una nota. Il registro delle iniezioni mostra le stesse voci in forma di tabella. Una zona che non compare sulla mappa — una zona del corpo o una formulazione vostra — si scrive come testo libero e mantiene una riga propria.
Quanto è già stato iniettato in quella zona — il registro somma le dosi per zona: il totale dell'ultima seduta e il totale accumulato nel periodo. Le unità di tossina botulinica e i millilitri di filler si contano separatamente e non vengono mai sommati fra loro. Dove una zona ha un intervallo tipico nella pratica corrente, esso compare accanto al totale ed è ricalcolato sul prodotto realmente usato: è un riferimento e non una prescrizione. La dose si può verificare prima di salvare: la risposta è il calcolo sulle registrazioni dello studio e non scrive nulla. Se il totale della seduta in una zona supera l'intervallo tipico, la voce viene comunque salvata, compare un avviso e resta nel registro di controllo: la dose è la decisione del medico. Una seduta qui è il giorno di calendario dello studio nel suo fuso orario e non una giornata di tempo universale.
Flaconi — lotto, scadenza, residuo — gli iniettabili sono tenuti come flaconi: prodotto, numero di lotto, data di scadenza e quantità residua; l'elenco si filtra per ciò che scade entro trenta giorni, per ciò che sta finendo (un quinto della quantità iniziale o meno) e per ciò che è già esaurito. Un'iniezione da un flacone la cui data stampata è passata viene rifiutata una volta, con la data indicata; il medico può confermarla consapevolmente e la conferma finisce nel registro di controllo insieme al lotto e al prodotto.
Ricostituzione e le ventiquattro ore — una polvere diluita con soluzione fisiologica smette di seguire la data stampata sulla scatola, perciò la diluizione si annota a parte: il momento, la concentrazione con parole vostre, quanta soluzione è entrata e la finestra d'uso che parte da lì. Per impostazione la finestra è di ventiquattro ore — il foglietto del produttore prescrive di usare la soluzione subito e di conservarla al massimo un giorno in frigorifero — e dove il foglietto dice altro si può indicare un'altra cifra. Un'iniezione da un flacone oltre quella finestra viene rifiutata con il motivo pronunciato, e iniettare comunque richiede una conferma consapevole separata. Anche marcare lo stesso flacone come ricostituito una seconda volta viene rifiutato: far ripartire la finestra in silenzio è il modo più semplice per far passare per fresca una soluzione vecchia. Una correzione è possibile ed è registrata proprio come correzione.
Smaltimento del residuo — un flacone ricostituito finisce quasi sempre nei rifiuti senza essere esaurito, e senza un atto scritto la differenza fra quanto è stato aperto e quanto è stato iniettato sparisce dalla contabilità. Lo smaltimento richiede un motivo, indica chi lo ha fatto e quando, azzera il residuo e chiude il flacone, che da quel momento non viene più proposto quando si registra un'iniezione. L'atto chiude sempre il flacone intero, e un secondo smaltimento dello stesso flacone viene rifiutato. Tutto questo si può dettare: aprire il registro o la mappa del viso, aggiungere una voce, chiedere quanto è già stato iniettato in una zona, creare un flacone, marcarlo come ricostituito, smaltire il residuo; cancellare a voce una voce clinica richiede sempre una conferma pronunciata.
Protocollo del trattamento con apparecchiatura — una seduta di laser, IPL, radiofrequenza o ultrasuoni è una voce a sé e non una riga nel testo della visita, perché sono proprio i parametri a separare un trattamento da un'ustione. La voce contiene l'apparecchio preso dall'elenco delle attrezzature insieme al suo numero di registrazione, la tecnologia, l'area trattata, la lunghezza d'onda, la fluenza, la durata dell'impulso, la dimensione dello spot, la frequenza, la potenza, il manipolo, il numero di passaggi e di impulsi, il tipo di raffreddamento, il fototipo di Fitzpatrick da uno a sei, la data e l'esito del test cutaneo, la reazione della pelle e le note. Le impostazioni della seduta precedente si ripetono con una sola pressione: la seduta successiva si pianifica a partire dalla precedente.
Test cutaneo e documenti dell'apparecchio — un test cutaneo con data successiva alla seduta stessa non viene accettato. Una seduta su un apparecchio con registrazione scaduta, con manutenzione in ritardo o ritirato dal servizio viene rifiutata con il motivo indicato; il medico può eseguirla consapevolmente e allora la forzatura viene scritta nella voce stessa e non solo nel registro di controllo, perché un'ispezione chiede su quale apparecchio esattamente si è svolta la seduta. A differenza di un'iniezione, un trattamento con apparecchiatura può essere eseguito anche da un'infermiera sotto la supervisione del medico; chi lo ha eseguito è comunque indicato nella voce insieme al numero di licenza. La seduta si può dettare, e l'elenco delle sedute precedenti si può chiedere a voce.
Fogli di istruzioni prima e dopo il trattamento — a una prestazione del listino si può associare un foglio di istruzioni prima del trattamento e uno dopo. I testi pronti arrivano con il pacchetto estetico — prima e dopo il laser, prima e dopo un peeling, prima e dopo le iniezioni, prima e dopo i fili — perché le regole che contano dipendono dal trattamento: niente sole per due settimane prima del laser, retinoidi sospesi due settimane prima di un peeling, non sdraiarsi per quattro ore dopo le iniezioni, dormire sulla schiena per due settimane dopo i fili. Il foglio di prima è preso dalla prestazione associata all'appuntamento; quello di dopo dalla stessa prestazione oppure, se non c'è, dalle prestazioni realmente registrate alla chiusura della visita. Una prestazione senza associazione tace: l'invio lo attiva lo studio e non il fatto che il programma sia stato aggiornato. I fogli partono solo per posta elettronica: sono un documento e non un messaggio breve. Un foglio prima e uno dopo per visita, con l'invio timbrato sulla visita e annotato nel registro di controllo con il foglio, la lingua e il canale. Al paziente senza indirizzo di posta non arriva nulla e il registro lo dice chiaramente: consegnateglielo stampato.
Visita di ritorno e ritocco gratuito — una prestazione del listino può portare due numeri: dopo quanti giorni invitare il paziente a ripetere il trattamento e dopo quanti giorni serve il controllo. Alla chiusura della visita il programma fissa al paziente la data di ritorno — da lì lavorano i promemoria consueti — e un appuntamento di controllo che il medico fissa dentro la finestra viene marcato come ritocco proprio di quel trattamento: è collegato alla visita originale e non viene fatturato in automatico. Alla finestra si aggiunge una settimana di margine, perché un ritardo di un paio di giorni non trasformi un controllo promesso gratuito in una visita a pagamento. Se il ritocco non è stato fissato, nella posta del medico arriva un suggerimento discreto: è rivolto allo studio e non al paziente. Una prestazione senza quei due numeri tace, e al paziente che si è cancellato dagli invii, che ha limitato il trattamento dei propri dati o che è deceduto non viene fissata alcuna data di ritorno.
Che cosa il paziente porta con sé — da una singola registrazione, una seduta di iniezioni o un trattamento con apparecchiatura, si stampa il protocollo del trattamento: le zone e le dosi, il prodotto con il lotto, la scadenza e la diluizione — oppure l'apparecchiatura con il suo numero di registrazione e tutti i parametri, il fototipo e il test cutaneo; sotto, in un riquadro giallo, i segni che impongono di telefonare subito, il numero dello studio e il numero di emergenza del paese (101 in Israele, 911 negli Stati Uniti, 999 in Gran Bretagna, 112 nel resto d'Europa); e in fondo la firma di chi ha eseguito il trattamento con il numero di licenza e lo spazio per il timbro dello studio. Il registro delle iniezioni si stampa anche come tabella completa. La coppia di foto «prima e dopo» si stampa su un foglio a parte con le date e una filigrana con il nome dello studio, e solo se il consenso fotografico è registrato: senza di esso la stampa e l'esportazione vengono rifiutate a parole, e sul foglio stesso è scritto a che cosa le immagini possono servire: finché è firmato solo il consenso fotografico, che non possono essere usate in pubblicità; se il paziente ha firmato anche il modulo di pubblicazione, l'ampiezza consentita e il fatto che il consenso può essere revocato in qualsiasi momento. La lingua del documento segue il paese dello studio e gli orari che vi compaiono sono quelli locali dello studio. Se non è indicata la registrazione, viene stampata la procedura più recente del paziente, e le iniezioni si stampano per seduta — tutte le righe della stessa giornata dello studio. La stampa si avvia dalla finestra del registro o delle foto nella scheda del paziente, dal telefono e a voce.
Le fotografie: la serie delle fasi e i tre livelli di utilizzo. Uno scatto prima / dopo porta ora la sua fase — situazione iniziale, durante l'intervento, sette giorni, uno, tre, sei e dodici mesi — e la sua angolazione presa dall'insieme che definisce l'intervento: si confrontano onestamente solo gli scatti della stessa angolazione. Sul telefono la fotocamera mostra le linee guida e il contorno trasparente dello scatto precedente della stessa angolazione, perché la nuova foto sia presa dallo stesso punto. Il consenso fotografico si firma indicando l'ampiezza dell'utilizzo: solo la cartella clinica; la cartella e la visione all'interno dello studio; la cartella, la visione e la pubblicazione fuori dallo studio. L'ampiezza è scritta nel modulo firmato stesso, quindi scade e si revoca insieme a esso. L'esportazione per la pubblicazione è un pulsante a parte e si apre solo con il modulo di pubblicazione firmato. Un divieto che nessun consenso rimuove: le immagini in cui il paziente è riconoscibile e le immagini di zone intime non possono essere pubblicate e la loro esportazione viene rifiutata a parole. Se i due scatti di una coppia sono stati eseguiti da angolazioni diverse, il foglio di stampa lo dice da solo: immagini simili non possono essere confrontate direttamente.
Registro degli eventi avversi — ogni complicanza è una voce a sé: il tipo (occlusione vascolare, necrosi, infezione, reazione allergica, ustione, iperpigmentazione, granuloma, caduta della palpebra, altro), il collegamento con il trattamento che l'ha causata e con il lotto del prodotto, che cosa è stato fatto e l'escalation — ambulanza chiamata, invio in ospedale o nessuna delle due. Una frase nel testo della visita non dà nulla di tutto ciò: non si può contare, né legare a un lotto, né mostrare a un ispettore come registro. Il giornale si tiene come un libro rilegato: una voce non si modifica, un refuso si può cancellare entro quarantotto ore e dopo l'errore si corregge con una voce nuova. L'esito si scrive una volta sola, e così pure la nota che il ministero della Salute è stato informato: «abbiamo avvisato il tre» non può diventare in silenzio «il dieci». Per i tipi gravi il programma ricorda che si pone la questione della segnalazione al ministero; la decisione resta di una persona. L'evento si può dettare, e il registro si può chiedere a voce.
Il registro dello studio per un periodo — il giornale qui sopra appartiene a un solo paziente, e un'ispezione non lo legge così: chiede quante complicanze ha avuto lo studio fra due date, quante sono già state segnalate al ministero della Salute e quante attendono ancora quella segnalazione, e quante non hanno ancora un esito scritto. Per questo esiste una finestra propria dello studio — nel programma si apre da «Strumenti clinici» → «Report del periodo», e inoltre dal telefono: si indicano le due date e si vedono i totali, il numero di eventi di ogni tipo e gli eventi stessi, e un pulsante stampa il foglio da consegnare. A voce l'assistente dice i totali e il numero di eventi di ogni tipo, e gli eventi stessi restano nella finestra: le cartelle di altri pazienti non si leggono ad alta voce. Un periodo lungo è mostrato fino ai primi cinquecento eventi, e il foglio lo dice — restringete le date per vedere il resto. Anche la reception può aprirlo, ed è questa la parte da sapere: chi non ha accesso alla cartella clinica vede le date, l'escalation, dove è stato inviato il paziente, la nota del ministero e chi ha eseguito il trattamento — nessun nome di paziente e nessun testo clinico — e sia lo schermo sia il foglio stampato dicono chiaramente che sono stati prodotti per un ruolo simile, perché un elenco incompleto non venga mai consegnato come completo. I conteggi per tipo restano visibili, perché in un conteggio non c'è nessun paziente.
Protocollo dell'occlusione vascolare — per questo tipo di evento la voce apre l'elenco della condotta clinica accettata: iniezione interrotta, ialuronidasi, osservazione, ambulanza chiamata, orari documentati. La ialuronidasi si annota onestamente: somministrata, non somministrata o non disponibile nello studio. Il programma registra quanto è stato fatto e non pretende nulla: non esiste una norma israeliana diretta che obblighi lo studio a tenerla, e sciogliere il filler con essa è là un uso fuori dall'indicazione registrata.
Abilitazioni del personale — la scheda del collaboratore portava già la formazione alla rianimazione e il permesso per il lavoro con le radiazioni; ora vi stanno anche la licenza medica, la formazione del produttore su un apparecchio specifico, la formazione alle tecniche iniettive e la formazione alla sicurezza laser. Ognuna ha una data di rilascio e una data di scadenza, il promemoria discreto prima della scadenza funziona esattamente come prima e un'abilitazione si può dettare a voce.
Report estetica per un periodo — un report a sé mostra le visite chiuse, quante di esse sono state ritocchi e quale quota rappresentano, il consumo di prodotto per operatore, lo smaltimento del residuo dei flaconi (aperto, iniettato, smaltito e la differenza che nessuno ha giustificato, con il motivo) e le sedute con apparecchiatura per macchina. Il report è solo in unità naturali — unità, millilitri, sedute: il flacone nel registro delle iniezioni non riporta un prezzo di acquisto, perciò costo e margine non vengono calcolati di proposito. Si apre dalla schermata dei report, dal telefono e a voce.
Lista israeliana di conformità per uno studio estetico — uno studio israeliano con profilo estetico riceve nella lista di conformità voci proprie: la licenza di esercizio per la cura della bellezza, la registrazione delle apparecchiature con la verifica periodica e la manutenzione, la conservazione dei prodotti secondo il produttore e la catena del freddo da due a otto gradi, il contenitore per taglienti e lo smaltimento dei rifiuti sanitari tramite un operatore autorizzato, una cartella clinica per ogni trattamento conservata almeno sette anni, il foglio di raccomandazioni consegnato al paziente alla fine con un numero per le urgenze, una struttura sanitaria di appoggio e una procedura scritta per trasferirvi il paziente, il registro di autocontrollo e degli eventi eccezionali, la qualifica documentata di ogni operatore (licenza medica in corso di validità, formazione del produttore sull'apparecchiatura specifica e sicurezza laser), e i divieti di pubblicità.
Kit di rianimazione e defibrillatore — in uno studio estetico queste voci si leggono in modo diverso rispetto a uno studio odontoiatrico: a rendere grande uno studio non è il numero di poltrone ma il fatto stesso di somministrare farmaci per via endovenosa o di praticare la sedazione endovenosa — uno studio simile tiene sul posto un defibrillatore funzionante, e così pure uno studio con più di tremila pazienti registrati o più di cento pazienti al giorno. Uno studio che non fa né l'una né l'altra cosa mette per iscritto dove si trova il defibrillatore disponibile più vicino. Al cambio del profilo dello studio le voci della specializzazione precedente smettono di essere segnate come obbligatorie, ma non vengono cancellate e le annotazioni del medico su di esse restano.
Elenco israeliano per uno studio di chirurgia plastica — uno studio israeliano con profilo chirurgico riceve ora le proprie voci nell'elenco di conformità: registrazione dello studio e medico responsabile con titolo di specialista, sala operatoria con apparecchiature per l'anestesia e il monitoraggio, anestesista specialista presente a ogni anestesia generale, sala risveglio con un'infermiera ogni tre pazienti al massimo e un medico con formazione avanzata di rianimazione in corso di validità, formazione di rianimazione di base per tutti i medici e le infermiere con aggiornamento almeno ogni due anni, registro degli interventi e relazione scritta per ogni operazione, tracciabilità degli impianti con produttore, numero di serie e numero di lotto, lista di controllo della chirurgia sicura in tre passaggi, marcatura del lato e della sede prima dell'ingresso in sala, consenso firmato dal genitore o dal tutore per il minore, segnalazione degli eventi eccezionali al ministero della Salute e limiti alla pubblicità — prezzi, promozioni e promessa di risultato. La polizza di responsabilità professionale compare nell'elenco come promemoria e non è contrassegnata come obbligatoria: nel paese non esiste una norma diretta che la imponga. La tessera dell'impianto consegnata al paziente è una buona pratica consigliata, nel paese non esiste un registro nazionale degli impianti e le voci lo dicono chiaramente; non esiste nemmeno una legge che vieti di operare un minore, perciò la voce sul consenso parla della firma del genitore o del tutore con il grado di parentela e il documento di identità e non di un divieto.
Defibrillatore in uno studio chirurgico — dove si opera questa voce si legge in modo più severo che in odontoiatria o in estetica: l'obbligo di tenere sul posto un defibrillatore funzionante non dipende dal numero di sale operatorie, dai posti in sala risveglio o dal numero di interventi al giorno — nasce dall'anestesia, dalla sedazione o dalla somministrazione di farmaci in vena. In precedenza a uno studio simile veniva mostrato il testo odontoiatrico su cinque poltrone e più, dal quale si poteva concludere che il defibrillatore non servisse.
La pubblicità di uno studio estetico in Israele — il divieto di pubblicizzare prezzi e promozioni, che prima riguardava solo l'odontoiatria, vale anche per la cosmetologia medica: norme diverse, lo stesso senso, e a uno studio israeliano con profilo estetico il programma le applica esattamente come a uno odontoiatrico. La visualizzazione dei prezzi sul mini-sito non si attiva; un prezzo o una promozione scritti dentro il nome di una prestazione, nel testo «sullo studio» o nell'indirizzo web della pagina non arrivano sulla pagina; una campagna e-mail, un invio massivo di SMS o di WhatsApp con una formula vietata non parte, e nemmeno la risposta a una recensione del paziente che il programma propone. Oltre ai prezzi e agli sconti il controllo intercetta la promessa di un risultato, «senza dolore» e «senza rischi», il superlativo, regali, sorteggi e «gratis», e anche la parola «esperto» senza una specializzazione riconosciuta accanto. Il rifiuto nomina sia la norma sia la parola stessa: il medico riscrive la frase e la invia di nuovo.
Quattro fasi, ciascuna chiusa prima del proprio gesto. Una clinica che opera tiene una checklist di sicurezza per ogni intervento: prima che il paziente entri in sala, il sign in prima dell'inizio dell'anestesia, il time out subito prima dell'incisione e il sign out prima che qualcuno esca dalla sala. Il programma chiude le fasi solo in quest'ordine, e una fase chiusa non si riscrive mai: è la prova che l'intervento è stato verificato prima di iniziare. Un errore fatto in fretta si può eliminare entro quarantotto ore; dopo si corregge con una NUOVA checklist che rinvia alla vecchia, e restano in cartella entrambe. Non appena una checklist è corretta da una nuova, la sua fase rimasta aperta non tiene più aperto l'intervento e la dimissione del paziente si può registrare.
Tre consensi firmati sono la condizione di avvio. La fase che precede l'anestesia non si chiude finché il paziente non ha firmato tutti e tre i moduli: l'intervento stesso, l'anestesia o la sedazione e gli emoderivati. Il programma verifica le firme vere e non una casella spuntata: se ne manca uno dice quale, e l'intervento aspetta la carta e non la memoria di qualcuno. La segreteria vede le stesse tre righe su uno schermo suo e invita il paziente a firmare ciò che manca. Un modulo aperto in cartella ma mai firmato viene chiamato con il suo nome — la carta è lì senza firma — e non apre l'intervento; nemmeno un consenso ripreso da un vecchio programma senza data di firma e senza il nome di chi ha firmato viene contato.
Il lato lo marca il chirurgo operatore. Quando l'intervento ha un lato, il sito lo marca proprio il medico che opererà: insieme al paziente, prima della sala, dopo aver spiegato che cosa significa il segno, e firma. Il programma registra la marcatura una sola volta e non la lascia riscrivere; le zone marcate si possono prendere dalla mappa corporea già tenuta in cartella. «Non applicabile» è una risposta valida, ma va spiegata a parole: il lato non resta mai semplicemente vuoto. Un intervento bilaterale si contrassegna zona per zona: un solo segno per due lati non viene accettato. Il lato scritto nella checklist e il lato scritto nel verbale operatorio devono coincidere — altrimenti il programma non li collega e chiede quale sia quello giusto.
Prima di uscire dalla sala: il conteggio e i campioni. Nell'ultima fase il programma chiede il conteggio finale di garze, taglienti e strumenti e il nome di chi lo ha confermato. Se un conteggio non torna, la fase non viene accettata finché non è scritto che cosa è stato fatto. Anche ogni campione viene registrato: etichette confrontate con i dati del paziente, modulo di richiesta compilato dal medico. La fase è chiusa dall'infermiere di sala in presenza del medico, e restano nel record entrambi i nomi.
A chi è consentito che cosa. La checklist è lavoro dell'équipe di sala: si compila dal programma del computer, dal telefono davanti alla porta della sala o a voce quando le mani sono occupate. La segreteria non vi spunta nulla: vede solo se i tre consensi ci sono può stampare una checklist vuota per la sala e può spostare l'orario previsto dell'intervento — la data è lavoro suo — finché non è chiusa la fase prima dell'anestesia. Se un paziente telefona e chiede che cosa gli resta da firmare, l'assistente telefonica risponde solo sui moduli, dopo aver verificato la data di nascita, e non dice nulla dell'intervento.
Un intervento, una registrazione. Finito l'intervento il medico scrive il referto: data e ora di inizio e fine, tipo di intervento e sua classe, lato e sede dell'atto, tipo di anestesia, il chirurgo e il ramo riconosciuto della sua specialità, l'anestesista e l'équipe, la diagnosi prima e dopo, il decorso, la perdita di sangue, il volume asportato nella liposuzione, le complicanze e l'ora della dimissione. Il lato si stampa con la parola intera, mai abbreviato: l'abbreviazione del lato è proprio il meccanismo che porta a operare il lato sbagliato. L'ora della dimissione si scrive una volta sola.
Il registro degli interventi della clinica. I referti si sommano in un registro continuo: la clinica indica due date, vede tutti gli interventi del periodo e stampa un foglio per l'ispettore. Un pulsante a parte stampa il referto di un singolo intervento, per la cartella del paziente e per la dimissione.
I limiti che il programma calcola da solo. Fuori dall'ospedale la legge vieta la chirurgia maggiore, l'anestesia generale oltre le cinque ore, l'intervento su un paziente in cattive condizioni generali (classe ASA tre e oltre) o sopra la soglia fissata dell'indice di massa corporea, l'aspirazione oltre il volume consentito nella liposuzione, la trasfusione di sangue prevista, l'apertura della cavità addominale o toracica e altri atti. Il programma confronta i dati inseriti con questi limiti e, se la registrazione li supera, rifiuta e nomina ogni motivo. Un intervento già avvenuto non lo cancella: la registrazione viene accettata solo se il medico dichiara espressamente la violazione, e i motivi dichiarati restano dentro la registrazione stessa, sotto gli occhi dell'ispettore. Il programma sorveglia anche il tempo: una permanenza in clinica oltre le ventiquattro ore finisce con il trasferimento in ospedale, e il trasferimento viene registrato.
L'errore si corregge con una nuova registrazione, e chi può fare cosa. Un refuso si può cancellare entro quarantotto ore; poi il referto è una prova, e accanto si mette una nuova registrazione che rimanda alla precedente con una spiegazione: entrambe restano in cartella. Il referto è un documento medico: la segretaria non lo scrive e non lo legge, appartiene alla cartella clinica. Il suo lavoro sono la data e l'ora dell'intervento in agenda, il promemoria al paziente e i fogli che si consegnano a mano. L'assistente telefonica non racconta nulla del decorso di un intervento.
Complicanze dell'intervento. Una complicanza notata durante o dopo l'intervento entra nel referto e, come evento a sé, nel registro degli eventi avversi e nel rapporto della clinica per un periodo (sezione 60): una clinica chirurgica li ha esattamente come una estetica. Per gli eventi gravi il programma ricorda che si pone la questione della segnalazione al Ministero della Salute; la decisione la prende una persona, e l'annotazione della segnalazione si scrive una volta sola.
La lista di conformità di una clinica chirurgica. Una clinica israeliana che opera riceve un proprio elenco di requisiti con gli stati «fatto / in corso / non applicabile» e una percentuale di completamento: registrazione della clinica e medico responsabile con titolo di specialista, sala operatoria con apparecchiature di anestesia, monitoraggio e rianimazione, anestesista specialista in ogni anestesia generale o regionale, sala risveglio con il rapporto infermieristico previsto, formazione rianimatoria valida per medici e infermieri, registro degli interventi e referto per ogni intervento, tracciabilità degli impianti, checklist per la chirurgia sicura, marcatura del sito, consenso informato, segnalazione degli eventi avversi al Ministero della Salute e limiti della pubblicità. L'ultima voce è la scadenza della polizza di responsabilità professionale, contrassegnata come non obbligatoria: in Israele non esiste una norma espressa che imponga di avere tale polizza, e il programma non spaccia un promemoria per un obbligo di legge.
Che cosa ne fa la reception. A voce e dal telefono la reception chiede se il verbale di un intervento eseguito è stato scritto e per quali interventi manca ancora, quanti interventi ci sono stati in un periodo e quanti di essi non hanno l'ora di fine o l'ora di dimissione, e se il questionario preoperatorio è agli atti e non è più vecchio di un anno. La stessa persona stampa un modulo di consenso VUOTO nella lingua del paziente e invia al paziente un promemoria che i documenti non sono completi; il testo del promemoria lo scrive il programma stesso e non contiene dati medici. Il contenuto del verbale, le righe del registro operatorio e le risposte del questionario non vengono mostrati alla reception, che non può firmare al posto del paziente né togliere un limite dell'intervento.
Il questionario di salute chiede ciò che serve al chirurgo. Il questionario ha una parte preoperatoria: trombosi ed embolia polmonare pregresse, farmaci che fluidificano il sangue, reazioni gravi all'anestesia nel paziente e in famiglia, ipertermia maligna, altezza e peso e la classe dello stato generale. Il questionario si compila prima dell'intervento e il paziente lo firma: un questionario non firmato non vale come tale.
Le risposte arrivano al medico prima dell'intervento, non dopo. Il programma legge il questionario firmato e mostra al chirurgo gli avvisi che ne derivano. Non vieta nulla: una trombosi pregressa non annulla l'intervento, cambia la preparazione, e la decisione resta al medico. Altezza e peso diventano l'indice di massa corporea che, insieme alla classe di stato, entra nella verifica dei limiti della sezione 62.
Consensi. La clinica stampa un modulo di consenso informato già pronto per quello specifico intervento e, con esso, il consenso all'anestesia, agli emoderivati e alle fotografie. Il modulo si stampa nella lingua del paziente. Tre consensi firmati sono la condizione per iniziare l'intervento (sezione 61); un modulo aperto in cartella ma non firmato non conta.
Chi può fare cosa. La segretaria invita il paziente a firmare ciò che manca e stampa moduli in bianco. Il questionario in sé non lo vede e non lo modifica: le risposte sulla salute appartengono alla cartella clinica, e non firma documenti medici.
La scheda di anestesia. Ogni intervento apre una scheda: tipo di anestesia, classe dello stato generale, vie aeree, farmaci con dose e ora, volumi somministrati e persi, la serie delle misurazioni e la firma dell'anestesista. Polso e saturazione di ossigeno si sorvegliano in continuo, respiro e pressione si annotano ogni cinque minuti; il programma controlla la serie stessa e lo segnala quando l'intervallo tra due misurazioni supera il consentito.
Chi può addormentare. Un medico che non è anestesista può arrivare al massimo alla sedazione moderata; sedazione profonda e anestesia generale spettano all'anestesista. Nella scheda ci sono sempre due persone: il medico responsabile con attestato valido di rianimazione avanzata (pediatrica per i bambini) e un secondo specialista. Se il tipo è la sedazione, misurazioni e farmaci restano nel registro della sedazione e qui non si ripetono: una stessa anestesia non deve vivere in due registri.
Risveglio e dimissione per criteri, non «quando si è svegliato». In sala risveglio si registrano pressione, polso, saturazione di ossigeno, frequenza respiratoria, livello di coscienza e dolore. Il tempo minimo di osservazione è tenuto da un timer che parte dall'arrivo: mezz'ora se il paziente torna in reparto, un'ora se va a casa accompagnato e due ore se è venuto da solo. La dimissione segue sei segni: saturazione di ossigeno, parametri come prima dell'intervento, motricità, riflessi di deglutizione e tosse conservati, assenza di nausea e vomito importanti e orientamento nello spazio e nel tempo. Li segna il medico, e senza tutti e sei non c'è dimissione. Il foglio di dimissione dal risveglio lo firma il medico responsabile, la lettera di dimissione la firmano in due: anestesista e chirurgo; vi sono le limitazioni per il giorno successivo e il numero per le urgenze.
Chi può fare cosa. La scheda di anestesia e il foglio del risveglio sono documenti medici: la segretaria non li tiene e non li legge. Al paziente si spiega in anticipo che un adulto deve riportarlo a casa e che quel giorno non deve guidare; l'indicazione stessa resta nella lettera di dimissione. Una permanenza oltre le ventiquattro ore finisce con il trasferimento in ospedale: il programma lo ricorda e registra il trasferimento.
Ogni impianto è registrato per nome. Nella registrazione: categoria del dispositivo, produttore con indirizzo, importatore, tipo e sottotipo, misura — volume, profilo, proiezione, diametro —, numero di serie, numero di lotto, se il dispositivo è ricondizionato e se contiene un componente medicinale, il numero di registrazione del dispositivo nel registro statale e il lato. L'etichetta della confezione si può allegare come fotografia, mentre numero di serie e lotto si leggono con lo scanner di codici a barre. Il lato si stampa con la parola intera, come nel referto operatorio.
Tre posti in una volta. La legge richiede che i dati dell'impianto compaiano nel referto operatorio, nella cartella del paziente e nell'archivio della clinica. Il programma lo fa con una sola registrazione: i dati vengono aggiunti al referto operatorio e vi sono stampati, si vedono nella cartella del paziente e si sommano nel registro continuo degli impianti della clinica.
Piano e realtà. Prima dell'intervento il medico prepara un piano — quali misure tenere pronte, comprese quelle di riserva — dai cataloghi dei produttori. Dopo, il programma mostra il piano accanto al fatto: che cosa è stato impiantato, che cosa non è servito e dove la misura si è scostata dal piano.
Richiamo di un lotto, tessera per il paziente e registrazione che non cambia. Se il produttore richiama un lotto, la clinica ne inserisce il numero e ottiene l'elenco: a chi quel lotto è stato impiantato, quando e come raggiungere la persona; dallo stesso posto si preparano anche le lettere a quei pazienti. La segretaria vede chi chiamare ma non i dettagli clinici, e il foglio lo dice apertamente. Al paziente il programma stampa una tessera dell'impianto con numero di serie e lotto: la legge israeliana non richiede questa tessera, è buona pratica e un aiuto per il paziente stesso in caso di richiamo. Il fatto dell'impianto si cancella solo entro quarantotto ore dall'errore; poi si corregge con una nuova registrazione che rimanda alla precedente.
Se il paziente chiede la cancellazione dei suoi dati. La registrazione dell'impianto non viene cancellata: viene anonimizzata. Spariscono il collegamento con la cartella del paziente, la nota sulla scelta e sull'impianto del dispositivo, il motivo dell'espianto, la spiegazione allegata a una correzione e il collegamento alla fotografia dell'etichetta; il produttore, il tipo e la misura del dispositivo, il numero di serie, il numero di lotto e il nome del chirurgo che lo ha impiantato restano — sono dati del dispositivo e di chi lo ha impiantato, non dati su una persona. È per questo che la riga si conserva: quando un produttore annuncia un richiamo, la clinica deve poter rispondere quanti dispositivi di quel lotto ha impiantato, che fine hanno fatto e chi li ha impiantati. Perciò una ricerca per numero di lotto trova ancora la riga, ma su di essa non ci sono più né nome né telefono: la clinica vede che un dispositivo del lotto è stato impiantato e vede che non può avvisare chi lo porta. Al paziente viene detto lo stesso nella risposta alla sua richiesta: le fatture saldate, il registro degli stupefacenti previsto dalla legge e la tracciabilità dei dispositivi medici impiantati sono conservati esclusivamente in forma anonimizzata, per adempiere agli obblighi di conservazione di natura fiscale e all'obbligo di tracciabilità in caso di richiamo di un lotto.
A voce in sala operatoria. Le mani del chirurgo sono occupate e l'etichetta del dispositivo è davanti a lui: perciò l'impianto si detta a voce — «registra l'impianto 375 a sinistra, lotto 4471», «confronta il piano con quanto è stato impiantato», «chi porta questo lotto», «quanti impianti abbiamo messo quest'anno». L'assistente registra sia il piano (quali misure preparare, compresa quella di riserva) sia il fatto, segna un dispositivo espiantato, legge ad alta voce la scheda impianti della paziente e riferisce i conteggi annuali della clinica. Le righe dell'archivio della clinica non vengono mai lette a voce: sono cartelle cliniche di altre persone — l'assistente dà solo i conteggi, mentre l'elenco spetta alla finestra del registro. Il file di un periodo si può STAMPARE anche a voce — «il file degli impianti della clinica di luglio»: il foglio va alla stampante, le righe non vengono comunque lette a voce.
Che cosa richiede l'assistente e perché. Sia «segna l'impianto come espiantato» sia «cancella la registrazione» richiedono una conferma a voce: il segno di espianto non si annulla. Se più dispositivi della paziente corrispondono a quanto detto, il programma non sceglie al posto vostro: li elenca e chiede il lato («sinistro» o «destro») oppure il numero della registrazione. Anche il lato e la categoria del dispositivo non si indovinano dal nome dell'intervento: l'assistente li chiede. Se non vengono detti il numero di serie o il numero di lotto, la registrazione viene comunque salvata, ma l'assistente dice a voce che cosa le manca per un futuro richiamo del lotto.
Chi può fare che cosa. Registrare un dispositivo e leggere la scheda impianti della paziente spettano al medico e all'assistente clinico. Il richiamo del lotto e il catalogo degli acquisti sono aperti anche alla reception: chiamare le pazienti e acquistare i dispositivi è lavoro organizzativo. La reception non riceve dettagli clinici nella risposta, e la risposta dice chiaramente che sono nascosti — il che non significa «non è stato registrato nulla». All'assistente clinico, al contrario, il richiamo del lotto è chiuso: vi si mescolano telefoni e indirizzi delle pazienti con i dati di acquisto.
Dal telefono. Scheda «Altro» → strumenti clinici della cartella aperta → riquadro «Impianti». La schermata è di sola lettura: una scheda per dispositivo — piano o impianto eseguito, lato, produttore, tipo, volume e profilo, numero di catalogo, numero di serie, numero di lotto e numero di registrazione del dispositivo, la data e l'eventuale espianto; ciò che manca per un richiamo è scritto sulla scheda stessa. La registrazione avviene a voce dalla sala operatoria e nella finestra del referto operatorio. Se il vostro ruolo non ha accesso alla cartella clinica, la schermata lo dice così — «il tuo ruolo non ha accesso», e non «impossibile leggere»: sono cose diverse, e confonderle qui è la cosa più pericolosa.
Nove frasi. Dite all'assistente: «stampa il referto operatorio», «la lista di controllo di sicurezza», «la scheda di anestesia», «la dimissione dalla sala risveglio», «la scheda dell'impianto di quella registrazione», «il questionario preoperatorio», «il foglio di istruzioni dopo l'intervento», «il registro delle complicanze dell'anno», «il file degli impianti della clinica di luglio». Sul computer il documento va direttamente alla stampante; sul telefono si apre in una nuova scheda per la stampa dal browser. La lingua del documento la sceglie il programma, in base al paese della clinica.
Se non viene indicato il numero del documento. Viene stampata la registrazione più recente della paziente: l'ultimo referto operatorio, l'ultima lista di controllo, l'ultima scheda di anestesia, l'ultima dimissione dal risveglio. Il foglio postoperatorio si prende dall'ULTIMO intervento: a una paziente con un secondo tempo o con una revisione non si consegnano mai i fogli dell'intervento precedente, e i fogli annullati non si stampano affatto. La scheda dell'impianto si stampa solo con il numero della registrazione della cartella: una persona porta più dispositivi e «uno qualsiasi» qui non è ammesso.
Il registro delle complicanze. Senza date vengono stampati gli ultimi dodici mesi. Quando le date vengono indicate, l'inizio e la fine del periodo si contano sull'ora della clinica e non sull'orologio del portatile del medico: altrimenti l'ultimo giorno si sposterebbe di un giorno intero per una clinica in un altro fuso orario.
Chi stampa che cosa. Referto operatorio, lista di controllo, scheda di anestesia, dimissione dal risveglio, scheda dell'impianto, file degli impianti della clinica per un periodo e questionario preoperatorio sono documenti della cartella clinica: li stampa solo chi ha accesso alla cartella. Il questionario preoperatorio non è un modulo vuoto ma le risposte firmate su malattie, farmaci e allergie, perciò sta nella stessa fila. Alla reception restano il foglio postoperatorio e il registro delle complicanze. Se il server rifiuta, l'assistente dice «rifiutato»: non spaccia mai un rifiuto per «non ci sono documenti».
La scheda dell'impianto. È una buona pratica della clinica e un aiuto per la paziente in caso di richiamo, non un obbligo della legge israeliana: in Israele non esiste un registro nazionale degli impianti né l'obbligo di consegnare una scheda simile.
Il ramo di specializzazione nella scheda del personale. Le abilitazioni «certificato di specialista» (תעודת מומחה) e «autorizzazione del direttore generale» (היתר מנכ"ל) hanno il campo «Ramo di specializzazione riconosciuto»: una scelta dall'elenco chiuso dei rami riconosciuti in Israele (regolamento dei medici sul titolo di specialista e sugli esami, 1973). La prima voce dell'elenco è «— non selezionato —»: prima la finestra proponeva in silenzio «chirurgia plastica», e un salvataggio distratto dava al medico i diritti più ampi.
Un titolo fuori elenco non viene accettato. «Specialista in medicina estetica», «specialista in chirurgia estetica» e nomi simili non esistono come titoli riconosciuti: è una prescrizione dell'ordinanza sui medici, non un rigore del programma. Le schede vecchie già create restano modificabili: il divieto scatta solo su un valore nuovo.
Che cosa viene stampato sul consenso. Se il chirurgo operatore non è specialista del ramo a cui appartiene l'intervento, sul consenso stampato compare un blocco visibile in una di due versioni: «opera in forza di un'autorizzazione del direttore generale del Ministero della Salute, numero …» oppure «non è specialista di questo ramo; la paziente è stata informata prima della firma». Il blocco si stampa in base al controllo del programma stesso — sulle abilitazioni della scheda del personale — e non perché qualcuno abbia digitato un numero di autorizzazione nel modulo.
La reception e la voce. La reception può compilare il consenso, ma deve indicare esplicitamente il chirurgo operatore: altrimenti la riga «Chirurgo operatore» resta vuota — il programma non fa passare una segretaria per chirurgo. Il ramo di specializzazione, il nome dell'operatore e il numero dell'autorizzazione non si dettano a voce: si digitano nella finestra, con il documento davanti.
Quattro fogli. Per ogni intervento il programma prepara quattro fogli scritti. Quattordici giorni prima: esami, documenti e immagini, l'elenco dei farmaci assunti, che cosa non va mai sospeso di propria iniziativa, la sospensione del fumo e l'organizzazione di un accompagnatore ADULTO. Il giorno prima: digiuno, solo i farmaci autorizzati dall'anestesista, l'antibiotico se prescritto. Le prime ventiquattro ore: i farmaci dell'anestesia continuano ad agire per almeno un giorno, un adulto resta accanto, non si guida, il telefono della clinica e l'indicazione esplicita di chiamare il soccorso in caso di pericolo di vita. Il settimo giorno: la ferita, la sutura e la rimozione dei punti.
Come arrivano alla paziente. Il foglio parte per posta elettronica il giorno previsto. Se non c'è un indirizzo, viene inviato un messaggio breve con il collegamento all'area paziente. Lo stesso foglio non viene inviato più di una volta ogni dieci minuti, così un invio doppio accidentale non raggiunge la paziente. Se la persona non ha né posta elettronica né telefono, il programma non appone il segno di consegna: il piano mostra invece che il foglio va stampato e consegnato a mano. Il foglio si stampa a voce: «stampa il foglio di istruzioni dopo l'intervento».
La paziente conferma di aver letto. Nell'area paziente il foglio compare il giorno previsto, con accanto un pulsante di conferma. Quel pulsante premuto è la prova della spiegazione scritta quando si esamina un reclamo del tipo «questo non me l'hanno detto». Prima della data l'area non mostra il foglio e non è possibile confermarlo in anticipo.
Il foglio postoperatorio parte solo se l'intervento c'è stato. Finché l'équipe non ha spuntato le fasi in sala operatoria, la lettera «il suo intervento è stato eseguito…» non parte. In caso di annullamento o rinvio la paziente non riceve una lettera su un intervento mai avvenuto, e il foglio di preparazione viene riemesso per la nuova data.
Cinque condizioni. Prima che la data venga confermata, il programma controlla cinque cose: i tre consensi firmati (intervento, anestesia, emoderivati); il questionario di salute non più vecchio di un anno; la presenza degli esami; un'immagine o una fotografia «prima»; le informazioni sulle allergie in cartella.
La risposta sulle allergie deve dire qualcosa. Il punto si chiude con «nessuna allergia» oppure con «sì, questa». Un «sì» senza dire quale lascia il punto aperto: non è pignoleria, è esattamente la riga che si legge prima dell'anestesia.
Finché restano condizioni aperte. La data non viene confermata e il programma dice che cosa manca esattamente. Nei casi urgenti la data la conferma il titolare della clinica o il medico, indicando il motivo per iscritto; l'annotazione resta in cartella insieme all'elenco dei punti non chiusi. La reception non prende questa decisione.
La catena delle scadenze. Appena la data dell'intervento è confermata, il programma costruisce la catena dei controlli: valutazione dell'anestesista prima dell'intervento, rimozione dei punti e controlli a uno, tre, sei e dodici mesi. Se l'intervento viene spostato, le scadenze non ancora arrivate si spostano con esso.
Fissare un controllo. La paziente viene prenotata con un normale appuntamento in agenda. Quando una voce del piano viene collegata a un appuntamento, il programma verifica che l'appuntamento appartenga alla stessa paziente e cada in una finestra ragionevole attorno alla scadenza: l'appuntamento di un'altra persona, o di un altro anno, viene rifiutato. Tutto questo è raccolto in una finestra a parte, «Assistenza perioperatoria»: i fogli della paziente con le loro scadenze e annotazioni, la catena dei controlli, l'elenco delle chiamate a chi non si è presentato per tutta la clinica e ciò che resta aperto prima di confermare la data dell'intervento. La finestra si apre dagli strumenti clinici; lì la reception segna anche la consegna di un foglio in mano, lo stampa, registra come è finita la chiamata e ricostruisce il piano dopo lo spostamento dell'intervento. La stessa finestra si apre anche dalla scheda paziente — il pulsante «Assistenza perioperatoria», accanto alla checklist di sicurezza dell'intervento — e allora la paziente è già scelta: non serve cercarla una seconda volta rischiando di prendere un'omonima dall'elenco. Con la voce basta nominare la paziente: la finestra si apre sul suo piano, mentre l'elenco delle chiamate a chi non si è presentato resta di tutta la clinica. Dal telefono le stesse annotazioni si fanno sulla schermata di assistenza della scheda paziente.
Chi non si è presentato. La voce la cui scadenza è passata senza appuntamento, o alla quale la paziente non si è presentata, entra nell'elenco delle chiamate; alla telefonata si assegna un esito — non risponde, richiamerà, ha rifiutato, ha preso appuntamento. Può togliere un controllo dal piano solo chi tiene la cartella clinica — il titolare della clinica, un medico o un assistente clinico — e solo indicando il motivo: «il controllo non serve più» è una valutazione medica, non un'annotazione organizzativa, e la reception non può farla.
Che cos'è. Una finestra a parte con la griglia delle sale operatorie per un giorno o una settimana: le sale, le fasce orarie dei chirurghi e gli interventi programmati con la loro équipe. Si apre dagli strumenti clinici della clinica e con la voce.
Chi crea le sale e i limiti. Le sale si creano nella stessa finestra: nome, se vi è consentita l'anestesia generale e la categoria massima di interventi. Le condizioni di registrazione — anestesia generale in sala, categoria di interventi e durata dell'anestesia consentita — le registra il titolare della clinica o un medico; la segreteria crea le sale e le mette fuori uso. Finché i limiti non sono registrati, il programma avverte onestamente che non c'è nulla con cui confrontarli. Un intervento non si programma a ritroso e si segna come eseguito solo dopo la sua fine.
Chi fa che cosa. L'accettazione mette un intervento in programma, lo sposta, cambia sala, orario ed équipe, lo annulla e stampa il foglio della giornata operatoria. Il nome dell'intervento, il suo codice e le note appartengono alla cartella clinica: l'accettazione non li vede e non li modifica.
Che cosa il programma controlla sempre. Sala occupata, chirurgo occupato e anestesista occupato: due interventi nella stessa sala, o uno stesso medico in due sale alla stessa ora, non si possono programmare. Interventi uno di seguito all'altro non sono un conflitto.
Anestesia. Un'anestesia generale senza anestesista non entra in programma. Se l'anestesista è indicato ma il suo titolo di specialista non risulta registrato, l'intervento viene programmato con un avviso. Una sala non attrezzata per l'anestesia generale non la accetta.
I limiti della clinica. Per le cliniche in Israele il programma confronta la pianificazione con le cinque ore di anestesia generale e con il divieto di chirurgia maggiore fuori dall'ospedale, e anche con i limiti per cui la clinica stessa è registrata: durata di anestesia consentita e categoria degli interventi. Se la sala è prevista per meno, vale il più severo dei due. Fuori da Israele queste regole non si applicano, mentre il controllo delle occupazioni funziona ovunque.
Sala risveglio. Un'infermiera ogni tre pazienti; il conto si fa sull'intera giornata, non sul singolo intervento. Il superamento compare come avviso sopra la griglia: non vieta l'intervento, dice che il turno ha bisogno di una persona in più.
Fascia oraria del chirurgo. A un chirurgo si può assegnare una fascia in una sala. Un intervento fuori dalla fascia viene programmato ma segnalato con un avviso; lo stesso vale per quello che ne esce a metà.
Annullamento. L'annullamento richiede un motivo. La riga non sparisce dalla giornata: resta visibile con il suo motivo, e l'ora si libera per un altro intervento.
Stampa. Il pulsante stampa il foglio della giornata operatoria: sale, orari, pazienti, équipe e avvisi del giorno. La copia dell'accettazione non ha la colonna con il nome dell'intervento.
A voce. Il programma si gestisce senza aprire la finestra: che cosa c'è domani in sala uno, chi opera giovedì, programma Cohen giovedì alle nove in sala uno in anestesia generale, sposta a venerdì, conferma l'intervento, annulla l'intervento. L'annullamento chiede conferma a voce e richiede un motivo. I rifiuti vengono detti per nome: sala, chirurgo o anestesista occupati, anestesia generale senza anestesista, sala non abilitata a quell'anestesia, superamento dei limiti di registrazione della clinica, preparazione del paziente ancora aperta - con l'elenco di ciò che manca esattamente. Il nome dell'intervento e le note non si dettano a voce. Il foglio del giorno si stampa con lo stesso comando vocale di stampa.
Sul telefono. Negli strumenti clinici dello spazio mobile c'è il riquadro Programma sale operatorie: un giorno o una settimana, l'avviso della sala risveglio sopra l'elenco e un pulsante che stampa il foglio del giorno. Il riquadro mostra soltanto: inserire, spostare, confermare e annullare si fanno a voce o sul computer della clinica.
Per il paziente al telefono. La segretaria telefonica risponde a quando è il mio intervento solo dopo la verifica della data di nascita: il giorno, l'ora e se la data è confermata. Che cosa si opera, chi opera e in quale sala non si dicono al telefono, e un intervento non si può spostare, confermare o annullare con una chiamata.
Quando si allontana dal computer, il programma blocca lo schermo: sopra ogni cosa compare una finestra con un lucchetto e, per riprendere il lavoro, digita il Suo PIN. In quel momento Windows mostra un avviso breve, «Clinica bloccata», e quando torna e digita il codice, «Clinica sbloccata». Gli avvisi sono sempre silenziosi: il programma non squilla e non disturba la stanza accanto.
Finché lo schermo è bloccato, sul pulsante del programma nella barra delle applicazioni compare un piccolo lucchetto: così si vede che lo studio è chiuso anche con la finestra ridotta a icona. Se in quel momento sta lavorando in un altro programma, il pulsante lampeggia con delicatezza tre volte e si ferma: il programma La chiama una volta, non lampeggia all'infinito. Se lo studio è già davanti a Lei, l'avviso non salta fuori, ma si deposita in silenzio nel centro notifiche di Windows.
Se prova a chiudere il programma dalla barra delle applicazioni o con Alt+F4 mentre lo schermo è bloccato, Le chiede se vuole uscire. «Sì» chiude davvero il programma; «No» riduce la finestra a icona e il blocco resta. Non è un modo per aggirare il codice: chiudere non apre lo studio.
Accanto all'orologio compare l'icona della sua assistente. Ci passi sopra il mouse e vedrà quanti messaggi non ha ancora guardato; il tasto destro propone «Apri la clinica» e riporta in primo piano la finestra ridotta.
Nelle Impostazioni c'è la scheda «Notifiche della sua assistente». L'interruttore «Consentire all'assistente di avvisarmi su questo computer» accende e spegne del tutto questi avvisi. Il secondo — «Mostrare di cosa si tratta l'avviso» — è spento per impostazione predefinita: finché è spento, sullo schermo si legge solo «C'è un nuovo messaggio», senza il motivo. Quando lo accende, il programma avverte una volta che il motivo sarà leggibile da chiunque si trovi vicino allo schermo.
Un dettaglio che risparmia nervi: il codice che il programma chiede subito dopo l'avvio non porta con sé alcun avviso — il programma lo ha appena aperto Lei.
Gli stessi messaggi della sua assistente possono arrivarLe sul telefono tramite l'accesso mobile (sezione 10). Sul telefono apra le Impostazioni, trovi la scheda «Notifiche su questo telefono» e accenda «Inviarmi le notifiche della segretaria»: il browser chiede il permesso una sola volta e da quel momento i messaggi arrivano anche a finestra chiusa.
Il secondo interruttore — «Mostrare di che cosa si tratta» — si sblocca solo dopo il primo e si accende attraverso un avvertimento a parte. Finché è spento, al telefono arriva un semplice «C'è un messaggio della segretaria».
Suono e vibrazione dipendono dalle impostazioni del telefono, non dalle nostre: se gli avvisi arrivano in silenzio, controlli sul telefono le impostazioni delle notifiche del browser o dello studio. Sulla maggior parte dei telefoni Android sull'icona compare un numero — quanti messaggi non ha guardato; alcune interfacce non mostrano quel numero, dipende dal telefono.
Per iPhone e iPad c'è una condizione: le notifiche funzionano solo se ha aggiunto lo studio alla schermata Home (tasto Condividi → «Aggiungi a Home») e solo da iOS 16.4 in poi. Altrimenti Apple non consente affatto a un'applicazione web di inviare notifiche.
Le notifiche appartengono al telefono e al browser su cui le ha accese: su un altro telefono si accendono a parte. Per fermarle basta lo stesso interruttore, oppure blocchi le notifiche nelle impostazioni del telefono.
Nell'accesso mobile (sezione 10) apra le Impostazioni e trovi il blocco «La mia chiave di accesso (impronta, volto o chiave del dispositivo)». Tocchi «Aggiungi chiave»: il telefono stesso chiederà ciò con cui lo protegge — impronta, volto o codice del dispositivo. Dia alla chiave un nome che riconoscerà («il mio telefono») e comparirà nell'elenco.
L'impronta e l'immagine del volto restano dentro il telefono e non arrivano mai a noi: il telefono si limita a confermare al programma che è davvero Lei.
Può aggiungere una chiave solo chi ha già un PIN personale (sezione 42). Il codice non sparisce e resta sempre la via di riserva: un dito che non viene letto, la batteria scarica, un apparecchio preso in prestito — digita il codice, come prima.
Da quel momento funziona così: quando lo schermo si blocca dopo una pausa, sulla tendina compare il pulsante «Sblocca con impronta / Face ID». Se più persone usano lo stesso tablet, il pulsante porta un nome — «Continua come Anna» — e il dito di Anna passa il programma a lei, con i suoi permessi, esattamente come se avesse digitato il proprio codice. Chi ha aperto quale cartella del paziente continua a essere registrato.
Un interruttore a parte, «Accedi allo studio anche con questa chiave», permette di entrare da uno schermo vuoto, senza codice e senza link. È spento per impostazione predefinita e si accende solo confermando il codice: alzare la tendina ed entrare da zero non pesano allo stesso modo. Anche la cancellazione di una chiave si conferma con il codice, mentre spegnere l'accesso con la chiave non lo richiede — così Lei riduce soltanto i propri permessi.