v 1.3 · 2026-09-05
L'application dote votre clinique d'une assistante vocale qui répond aux appels des patients 24 h/24 et 7 j/7, prend les rendez-vous, gère la liste d'attente, envoie les rappels et inscrit tout automatiquement dans votre agenda. Le médecin, lui, utilise l'application de bureau ou la version web pour consulter les rendez-vous du jour, gérer ses patients, rédiger des ordonnances et émettre des factures.
L'inscription de nouvelles cliniques s'ouvre pays par pays. Israël est ouvert aujourd'hui ; les autres pays suivront — consultez le site web pour connaître la liste à jour.
Remarque pour les cliniques aux États-Unis : l'assistante téléphonique destinée aux patients (appels entrants et sortants, ainsi que le numéro de téléphone dédié à la clinique) n'est pas disponible aux États-Unis : un appel entrant sur la ligne de la clinique est renvoyé directement vers le téléphone personnel du médecin. La messagerie patient fonctionne par WhatsApp, e-mail et SMS envoyés depuis un numéro mutualisé de la plateforme (les cliniques américaines ne reçoivent pas de numéro d'envoi de SMS qui leur soit propre, et les messages évitent tout détail médical). L'assistante vocale du médecin, intégrée à l'application, fonctionne pleinement. Les sections de ce manuel qui décrivent les appels téléphoniques des patients et les appels sortants ne s'appliquent pas aux cliniques américaines.
L'écran principal affiche en haut les rendez-vous du jour, en dessous la liste d'attente, et un bouton microphone pour l'assistante vocale interne. Le menu latéral ouvre la Boîte de réception, la Facturation, les Statistiques, les Médecins, les Paramètres et la liste des commandes ; l'agenda s'ouvre depuis son propre bouton sur le tableau de bord, et l'archive des patients est à une frappe de touche dans la palette de commandes — ou demandez simplement à l'assistante vocale.
La carte « Configuration ». Tant que la clinique n'est pas encore configurée, le tableau de bord affiche une carte Configuration qui vous guide étape par étape : profil de la clinique → premiers patients → liste de prix → premier rendez-vous → premier reçu → réservation en ligne → votre propre numéro WhatsApp → une automatisation. Chaque étape encore ouverte possède son bouton, qui ouvre directement la fenêtre voulue : rien à chercher dans les menus. Une fois tout terminé, la carte disparaît du tableau de bord ; le bouton Configuration du logiciel la ramène à tout moment et montre où en est la clinique.
Quand un libellé ne tient pas. Lorsqu'un libellé, un en-tête de colonne ou une cellule de tableau manque de largeur, le programme termine le texte par des points de suspension et l'affiche en entier dans une info-bulle dès que vous pointez dessus : rien n'est coupé en plein mot en silence. Les mots n'ont pas la même longueur d'une langue à l'autre ; c'est donc le programme qui gère le manque de place, plutôt que de deviner une largeur unique censée convenir à toutes.
Appuyez sur le bouton microphone du tableau de bord et parlez, tout simplement : « Inscris Ivan Petrov demain à 10 h », « Quel est mon taux d'absentéisme ce mois-ci ? », « Déplace le patient d'hier 16 h à mardi prochain ». Elle exécute et vous rend compte.
Pour l'interrompre pendant qu'elle parle, dites simplement « stop », « attends un peu », « une minute ». Elle s'arrête en moins d'une seconde.
Quand un patient appelle le numéro de la clinique, l'assistante vocale l'accueille, lui demande qui il est et ce dont il a besoin, propose des créneaux libres, prend le rendez-vous ou l'inscrit sur la liste d'attente ; elle peut aussi reporter ou annuler. Tout ce qu'elle enregistre apparaît sur votre tableau de bord dans la demi-minute qui suit.
Si un patient demande à parler directement au médecin, l'assistante vocale propose de vous laisser un message. Le message est conservé avec le nom du patient et l'objet de sa demande : votre assistante vocale vous le lit au début de votre session suivante, et la version web l'affiche dans une Boîte de réception visuelle (section 24).
En dehors des heures d'ouverture. La nuit et en dehors des horaires que vous avez fixés pour le cabinet, les appels sont pris par la seule réceptionniste téléphonique : personne ne vous est transféré. Si l'appel présente des signes de danger vital, l'assistante donne le numéro des urgences et propose de prendre un message, que vous retrouverez dans votre Boîte de réception le lendemain matin.
Si une réponse était erronée. Toute réponse donnée par l'assistante peut être contestée : appuyez sur « L'assistante s'est trompée » — le bouton se trouve sur le tableau de bord, à côté de celui du micro, et dans les Paramètres — ou écrivez à support@projectlineil.com en indiquant la date de l'appel et son numéro. Nous instruisons la demande et vous répondons sous cinq jours ouvrés ; selon les constatations, nous corrigeons les instructions de l'assistante, rectifions les données concernées ou désactivons la fonction pour votre cabinet.
Cliquez sur le nom d'un patient pour ouvrir sa fiche. Vous pouvez y modifier le téléphone, la pièce d'identité, la langue préférée, les allergies, les maladies chroniques, les traitements en cours, la date de naissance. La fiche présente l'historique des visites, les pièces jointes, les factures, les ordonnances, les consentements et les rappels. Les allergies apparaissent en rouge ; les interactions médicamenteuses sont vérifiées au moment où vous rédigez une ordonnance.
Ouvrez un patient → Ordonnances → Nouvelle. Choisissez le médicament ou saisissez le vôtre. L'application renseigne automatiquement le nom du médecin et son numéro de licence, puis appose sur le document l'image de signature que vous avez téléversée ainsi que le tampon de la clinique. Un PDF est généré, et un bandeau vous alerte si le patient est allergique à ce que vous vous apprêtez à prescrire.
Deux champs de quantité, une seule quantité. La quantité à délivrer s'écrit deux fois : en texte libre, imprimé sur l'ordonnance (« 30 comprimés », « 1 boîte de 28 »), et en nombre avec son unité — c'est ce nombre que lisent les logiciels de pharmacie et l'ordonnance électronique. Les deux champs doivent annoncer la même quantité. S'ils divergent — « 30 comprimés » dans le texte et 20 dans le nombre —, rien n'est prescrit : l'application arrête l'ordonnance, vous montre vos deux valeurs et demande de corriger l'un des champs ou de vider celui dont vous n'avez pas besoin. À la voix, c'est pareil : l'assistante vous relit les deux quantités et vous demande laquelle est la bonne. L'envoi électronique à la pharmacie est refusé pour la même raison. Une ancienne ordonnance portant déjà deux quantités différentes s'imprime toujours, mais l'imprimé porte, à côté de la ligne de quantité, un avertissement en rouge avec les deux nombres : une pharmacie ne peut pas délivrer sur deux quantités.
Créez vos factures dans la fenêtre Factures ; à la clôture d'une visite, l'application peut aussi préparer automatiquement un brouillon de facture pour cette visite (réglage facultatif). La fiche du patient affiche toutes ses factures. Si vous avez connecté un prestataire de paiement dans les Paramètres, chaque facture porte un lien de paiement : vous pouvez l'envoyer par e-mail, l'envoyer depuis votre propre WhatsApp, et le rappel de facture impayée le transmet automatiquement. Utilisez Enregistrer le paiement pour les règlements en espèces (dans la version web, le bouton s'appelle Marquer payée).
Un bouton 📧 Envoyer se trouve à côté de Télécharger sur les documents que les médecins envoient le plus souvent : le PDF d'ordonnance, le rapport de période (XLSX) et le PDF de la fiche patient — et la fiche propose en outre Écrire au patient pour un message rapide sans pièce jointe. Vous pouvez toujours dire à l'assistante vocale « envoie… » — elle ouvre le même dialogue. Dans la version web, Envoyer couvre également l'export de la clinique. Choisissez le canal :
Configuration unique : Paramètres → E-mail de la clinique (SMTP) → saisissez l'hôte SMTP, le port, l'identifiant de votre boîte, le mot de passe (pour Gmail, un mot de passe d'application) et le nom de l'expéditeur. Cliquez sur M'envoyer un e-mail de test pour vérifier. C'est tout.
Les rappels automatiques avant rendez-vous partent par WhatsApp, avec une demande de confirmation. Vous pouvez aussi créer un rappel ponctuel pour un rendez-vous à venir (WhatsApp ou e-mail) depuis l'outil Rappels, et écrire directement à n'importe quel patient depuis sa fiche. Les rappels de visite de contrôle (recall) sont traités à la section 18. L'e-mail exige les réglages SMTP de la section 8a — sans SMTP, un rappel par e-mail ne partira pas : choisissez alors WhatsApp.
Dans Paramètres → Accès mobile, générez un code QR et scannez-le avec votre téléphone. Le téléphone reçoit un lien privé qui ouvre le même tableau de bord sous forme d'application web. Pratique quand vous êtes loin de l'ordinateur. Chaque lien généré est à usage unique et doit être ouvert dans les 15 minutes — passé ce délai, générez-en un nouveau. Pour recevoir les notifications sur ce téléphone et vous connecter par empreinte ou par le visage, voyez les sections 73 et 74.
Vous n'êtes pas obligé d'utiliser le nouveau numéro directement. Si vos patients ont l'habitude d'appeler votre ancienne ligne, vous pouvez renvoyer les appels entrants de cette ligne vers le nouveau numéro — ils continuent alors d'appeler le numéro familier, et l'assistante vocale répond tout de même.
Votre forfait comprend un quota mensuel de minutes vocales. Paramètres → Forfait affiche le consommé par rapport à l'inclus. Des recharges y sont disponibles si vous veniez à épuiser votre quota — elles n'apparaissent qu'une fois un abonnement payant actif, et restent masquées pendant la période d'essai.
Toutes les données de votre clinique résident, chiffrées, sur une infrastructure cloud certifiée. Si vous désinstallez l'application et la réinstallez plus tard — même sur un autre ordinateur — connectez-vous avec le même compte : l'application retrouve votre clinique et envoie un code SMS au téléphone de la clinique ; saisissez-le et tout est restauré.
Chaque clinique est isolée au niveau des accès — chaque requête est rattachée à la session authentifiée de votre propre clinique. Pour les appels, les messages et les paiements, les données nécessaires sont transmises à nos sous-traitants vérifiés, listés dans la Politique de confidentialité. Supprimer la clinique depuis Paramètres → Réinitialiser efface définitivement chaque enregistrement.
Le programme s'exécute sur deux supports qui partagent la même base de données de clinique : l'application de bureau Windows (installée depuis le Microsoft Store, assistante vocale complète) et la version web — le même tableau de bord dans n'importe quel navigateur, sur votre téléphone via le lien QR de la section 10 ou sur n'importe quel ordinateur. Vous pouvez épingler la version web sur l'écran d'accueil de votre téléphone. Prenez un rendez-vous sur l'ordinateur : la vue mobile le reprend en une vingtaine de secondes. Toutes les données vivent sur le serveur cloud sécurisé, rien n'est stocké sur un seul appareil.
Depuis le tableau de bord, dites « trouve Jean Martin » ou « ouvre la fiche du patient dont le téléphone finit par 4321 ». L'assistante cherche par nom (la translittération fonctionne — « Ivan » retrouve Иван), par téléphone ou par identifiant, et ouvre le dossier qui correspond le mieux — jetez un œil au nom à l'écran pour confirmer que c'est le bon.
Deux vues : jour et semaine. Le glisser-déposer permet de replanifier, avec une bande latérale de « stationnement » pour les rendez-vous que vous n'avez pas encore tranchés. Annuler / marquer absent / clôturer la visite sont des boutons directement disponibles sur la ligne du rendez-vous, au tableau de bord. La liste d'attente se trouve en dessous — les patients qui souhaitaient un créneau plus tôt. Quand vous annulez un rendez-vous, l'assistante vocale appelle automatiquement le premier patient compatible de la liste d'attente et lui propose le créneau libéré.
Le planning lui-même. Le bouton « Planning » du tableau de bord ouvre le tableau : les heures descendent sur le côté et chaque colonne est un médecin — ou une salle, ou un fauteuil, si vous changez les colonnes (« Par médecin » / « Par salle/fauteuil »). Les flèches font défiler les jours, « Aujourd'hui » vous ramène à la date du jour, « Jour » et « Semaine » changent l'étendue, et la journée affichée s'imprime en feuille papier pour l'accueil. À la voix : « ouvre le planning ».
Dans le dossier d'un patient, vous fixez une date de recall (par exemple un détartrage dans 6 mois, un suivi dans 2 semaines). À cette date, le programme écrit automatiquement au patient (WhatsApp ; par SMS pour les cliniques israéliennes) et l'invite à prendre rendez-vous. La date de recall est visible dans la fiche patient ; la liste complète des recalls à venir se trouve dans les paramètres de la version web.
Depuis l'agenda, cliquez sur un rendez-vous → Clôturer la visite. Remplissez Subjectif (ce qu'a dit le patient), Objectif (ce que vous avez observé), Évaluation (diagnostic), Plan (traitement) — certains profils utilisent leurs propres intitulés, par exemple DAP en santé mentale. Ajoutez une note d'orientation ou d'examen et un rendez-vous de suivi. Cliquez sur Enregistrer. Une fois que vous avez appuyé sur Signer la note, la visite est verrouillée dans l'historique du patient — les corrections ultérieures s'ajoutent sous forme d'addenda. La sauvegarde automatique vous protège si l'application ou l'ordinateur plante en pleine visite.
Pour les types de visite répétitifs (détartrage, suivi, vaccin), créez un modèle qui pré-remplit la note de visite. Créez et appliquez vos modèles dans la version web, ou dites-le simplement à l'assistante vocale — « clôture la visite avec le modèle détartrage » — et elle remplit le brouillon que vous n'aurez plus qu'à relire.
Chaque dossier patient comporte des Pièces jointes pour les fichiers (radiographies, PDF de laboratoire, photos de pièce d'identité) et des Consentements — des enregistrements structurés des formulaires signés par le patient (consentement aux soins, notice de confidentialité, autorisation de photographie). Un clic suffit pour téléverser depuis votre ordinateur ou votre téléphone. Les fichiers sont stockés chiffrés au repos sur le serveur. 25 Mo maximum par fichier.
Chaque bouton 📧 Envoyer du programme — ordonnance, rapport de période, fiche patient, ainsi que la commande « envoie… » de l'assistante vocale — ouvre le même dialogue, avec deux canaux : E-mail (SMTP de la clinique, la pièce jointe part directement) et WhatsApp (vous enregistrez le fichier où vous voulez, la conversation s'ouvre avec votre texte pré-rempli et une fenêtre de dossier vous montre le fichier — glissez-le dedans). Des modèles de messages rapides sont intégrés.
Des notes personnelles qui n'ont pas leur place dans un dossier patient : « rappelle-moi vendredi d'appeler le fournisseur », « acheter des timbres lors du prochain passage à la banque ». Dites « rappelle-moi de faire X à tel moment » — une fois l'échéance passée, l'assistante vocale vous le rappelle au début de votre session suivante. La liste des rappels en attente se trouve dans les paramètres de la version web.
Quand un patient demande à la réceptionniste téléphonique de laisser un message au médecin, celui-ci est conservé avec le nom du patient, l'heure et l'objet de la demande. L'assistante vocale vous lit les nouveaux messages au début de chaque session ; la version web les présente sous forme de Boîte de réception visuelle. Rappelez le patient, répondez-lui par WhatsApp depuis sa fiche, ou dites simplement à l'assistante ce qu'il convient d'en faire.
Pour arrêter l'assistante pendant qu'elle parle, dites simplement « stop », « attends un peu », « une minute », « tais-toi ». Cela fonctionne dans 7 langues (anglais / russe / hébreu / allemand / français / italien / espagnol). Elle se tait dès que le mot d'arrêt est reconnu — en bien moins d'une seconde — et se met à l'écoute.
L'assistante vocale peut appeler les patients de sa propre initiative : appels de retard (vous avez pris du retard — elle appelle tous les patients prévus après l'heure actuelle), propositions depuis la liste d'attente (un créneau se libère — elle appelle le premier patient compatible), appel sortant générique (vous lui dites en langage courant d'appeler le patient X à propos de Y). Les appels sortants s'affichent avec leur état en direct : en attente / appel en cours / accepté / reporté / annulé / sans réponse / échec.
WhatsApp transporte les rappels de rendez-vous, les messages du médecin, les ordonnances et les factures, via des modèles de messages pré-approuvés. Le SMS transporte les codes de vérification, ainsi que les messages de recall pour les cliniques israéliennes. L'e-mail est réservé aux contenus longs (courriers d'orientation, résultats de laboratoire, rapports de période) et nécessite votre SMTP de la section 33. Le canal suit ce que vous avez défini dans la fiche du patient et dans les réglages de chaque fonction — le programme ne change jamais de canal en silence. Aux États-Unis, les SMS partent d'un numéro mutualisé de la plateforme et évitent tout détail médical.
Où arrivent les réponses des patients. Tout ce qu'un patient écrit en retour — une réponse par SMS à un rappel, un message WhatsApp — arrive dans une seule fenêtre, « Messages » (Paramètres → « Messages » → « Ouvrir les messages », ou demandez à l'assistante de l'ouvrir à la voix). Un fil par numéro de patient, les deux canaux dans la même conversation, les non-lus signalés. Vous répondez au même endroit, et votre réponse repart par le canal que le patient a utilisé en dernier : de son côté, c'est une conversation ordinaire. Vous pouvez insérer un modèle enregistré, joindre un fichier depuis l'ordinateur ou coller un lien vers un fichier. Ici, « SMS » n'est que le nom d'un canal : la fenêtre, elle, c'est votre correspondance avec les patients.
Paramètres → Accès mobile génère un lien privé accompagné d'un code QR. Vous le scannez avec votre téléphone — tout le tableau de bord s'ouvre comme une application web. Le même lien peut être partagé avec un assistant sur son propre téléphone. Chaque lien est à usage unique et valable 15 minutes après sa génération. Renouveler le lien révoque l'ancien (à utiliser si un lien a fuité). Désactiver coupe entièrement l'accès mobile.
Le tableau de bord affiche le code de renvoi propre à l'opérateur de votre clinique, prêt à être copié — une composition et les appels de votre ancienne ligne arrivent sur le nouveau numéro de la clinique. La liste complète par opérateur, pour votre pays, s'ouvre depuis la même carte. La plupart des opérateurs activent le renvoi en quelques secondes. À ignorer si donner directement le nouveau numéro à vos patients vous convient.
Interface en 7 langues : anglais / russe / hébreu / allemand / français / italien / espagnol. Chaque patient possède une langue préférée — l'assistante vocale l'appelle et lui écrit automatiquement dans cette langue. L'interface hébraïque est en RTL.
Une période d'essai de 7 jours à 110 € donne accès à toutes les fonctionnalités et à 300 minutes vocales ; un remboursement sous 14 jours s'applique selon les règles du Microsoft Store. À son terme, l'abonnement devient mensuel via le Microsoft Store. Trois forfaits — Premium Solo, Premium Clinic, Premium Plus — chacun avec un volume différent de minutes vocales incluses par mois (2000 / 3000 / 5000). Paramètres → Forfait affiche le consommé par rapport à l'inclus. Des recharges sont disponibles si vous épuisez votre quota avant la fin du mois.
Paramètres → Profil (données de la clinique), E-mail (SMTP), Prestataires de paiement, Accès mobile, Personnel de la clinique, Intégrité du journal d'audit, Partenaires d'assurance, Liste de prix des prestations, Balance âgée (AR aging), Recherche dans les visites, Sauvegarde, Bilan fiscal annuel, Renouvellements (licence, assurance), Forfaits et abonnement, À propos (avec les liens Privacy / Terms / EULA / BAA / DPA), Réinitialiser la clinique — auxquels s'ajoutent des cartes plus spécialisées (mémoire de l'assistante, connexions, formulaires personnalisés, formules types, dépenses, jours fériés, borne d'accueil, sites, adhésions, forfaits de soins, salles…).
Paramètres → E-mail (SMTP) : hôte, port, identifiant, mot de passe, nom de l'expéditeur. Cliquez sur M'envoyer un e-mail de test pour vérifier. Utilisé pour : factures, ordonnances, courriers d'orientation, rapports de période, envois groupés — tout ce que vous expédiez par e-mail depuis le programme. Fournisseurs courants : Gmail (utilisez un mot de passe d'application, pas votre mot de passe habituel), Outlook, le SMTP de votre hébergeur.
Paramètres → Réinitialiser la clinique supprime définitivement les données de votre clinique (patients, rendez-vous, factures, ordonnances, fichiers). Une confirmation par SMS est requise. L'opération est irréversible. Le numéro de téléphone de la clinique est restitué au fournisseur. Utile pour transmettre le programme à un nouveau propriétaire ou pour repartir de zéro.
Installez le programme sur le nouvel ordinateur → connectez-vous avec le même compte Microsoft → un code SMS part vers le téléphone de la clinique → saisissez-le et tout se restaure (clinique, patients, rendez-vous, agenda, paramètres). Ce code vous protège : un compte dérobé ne suffit pas, à lui seul, à ouvrir votre clinique. Si le téléphone de la clinique est indisponible, une récupération par code envoyé à l'e-mail de la clinique est également prise en charge.
Les données résident sur une infrastructure cloud certifiée (région Israël par défaut), chiffrées au repos ; les champs les plus sensibles bénéficient d'une couche supplémentaire de chiffrement au niveau du champ. Chaque requête est cantonnée à la session authentifiée de votre clinique, et des contrôles automatisés vérifient cette isolation à chaque modification du code. Les appels vocaux ne sont pas enregistrés — ni audio ni transcription ne sont conservés ; la base de données garde les métadonnées d'appel et ce que l'assistante a consigné à la demande du patient (un message pour vous, une demande de renouvellement d'ordonnance). Les clés d'API sont stockées chiffrées, uniquement sur le serveur — jamais sur votre ordinateur. Les journaux de requêtes de production sont supprimés, afin que les numéros de téléphone et les e-mails des patients ne s'y retrouvent pas. La restauration à un instant donné couvre 7 jours (extensible à 35). Notification de violation sous 72 heures (RGPD art. 33). Une chaîne HMAC-SHA256 sur le journal d'audit rend toute altération détectable. Voir la Politique de confidentialité pour le détail complet.
Si un patient ou un contrôleur demande où sont conservées les données et sous quelle loi vous travaillez, montrez-lui la page Sécurité et droit : elle décrit en mots simples la conservation, les sauvegardes, l'accès aux dossiers, le droit israélien, les reçus et la façon de quitter la plateforme.
Si vous ne savez pas comment faire quelque chose, dites « regarde mon écran et aide-moi avec X ». Elle voit votre écran et vous indique le bon bouton. Elle peut aussi expliquer pourquoi une fonction se comporte ainsi, diagnostiquer un problème de configuration (par exemple un SMTP qui ne fonctionne pas), vérifier qu'un import Excel semble correct, et si quelque chose est réellement cassé dans le code lui-même, elle envoie au développeur un e-mail avec tout le contexte — vous ne perdez pas de temps à rédiger un rapport de bug.
Dossier patient → 📊 Rapports et analyses. Huit sections : 1. Tendance quotidienne des nouveaux patients. 2. Efficacité des rappels d'hygiène. 3. Taux d'absentéisme par jour de la semaine. 4. Top 10 des diagnostics (12 derniers mois). 5. Valeur moyenne du traitement par patient. 6. ROI marketing par source d'orientation. 7. Taux de fidélisation des patients. 8. Taux d'occupation des fauteuils / salles. Chaque section se rafraîchit d'un clic ; le chiffre d'affaires proprement dit se consulte dans la Facturation et auprès de l'assistante vocale (« quel est mon chiffre d'affaires ce mois-ci ? »).
Dossier patient → 📝 Documents et modèles. Trois onglets : Modèles de courrier (certificat d'arrêt de travail, courrier d'orientation vers un spécialiste, justificatif d'absence scolaire, avis pour l'assurance — génération d'un PDF avec les champs auto-remplis), Étiquettes à imprimer (trois formats prêts à l'emploi — médicament, enveloppe, échantillon — avec impression en plusieurs exemplaires), Supports d'éducation du patient (hypertension, diabète, conseils post-visite, fièvre de l'enfant — à envoyer par e-mail ou à copier vers WhatsApp). Vous pouvez ajouter vos propres modèles de courrier et vos brochures.
Dossier patient → 🛡 Conformité et rappels. Toujours présents : Renouvellements (licence médicale et assurance de la clinique, avec code couleur type feu tricolore) et Journal d'audit (chaque action sensible, avec filtres). S'y ajoutent les checklists propres à votre pays, avec un flux Fait / En attente / Sans objet et des pourcentages d'achèvement : les cliniques américaines disposent d'OSHA (15 items) et de HIPAA (16 items) ; Israël — la checklist des règlements sur la protection de la vie privée ; le Royaume-Uni — CQC ; l'Italie — Garante ; l'Espagne — AEPD.
Dossier patient → 🔌 Intégrations. Onglets : Visionneuse DICOM (aperçu des fichiers .dcm), Export comptable (QuickBooks, Xero, CSV générique), Synchronisation d'agenda (publication d'un flux ICS RFC 5545 pour les agendas Google/Outlook/Apple), Demandes de laboratoire (gestion des analyses avec import HL7 ORU R01) — et, uniquement pour les cliniques américaines, e-Rx : recherche de pharmacies américaines via le registre NPPES et génération d'un XML simplifié de type SCRIPT pour vos archives (il ne s'agit pas d'une transmission de prescription électronique certifiée ; les substances contrôlées sont exclues).
Paramètres → Personnel de la clinique. Le propriétaire ajoute médecins, assistants et réceptionnistes, chacun avec son propre code PIN (6 à 8 chiffres ; les PIN triviaux comme 111111 sont refusés). En début de service, chacun appuie sur Qui êtes-vous et saisit son PIN. Les rôles déterminent ce que chacun voit : l'assistant n'a pas accès aux données financières ; le réceptionniste ne voit pas l'historique médical et n'émet pas d'ordonnances. Le PIN est stocké en PBKDF2-SHA256 ; 5 tentatives erronées entraînent un verrouillage de 15 minutes.
Balance âgée : Paramètres → AR aging affiche chaque patient qui vous doit de l'argent, réparti en tranches 0–30 / 31–60 / 61–90 / 91+ jours. Depuis n'importe quelle ligne, ouvrez la fiche du patient pour agir sur la créance, ou exportez toute la liste en CSV pour votre comptable. Bilan fiscal annuel : Paramètres → Bilan fiscal annuel. Choisissez l'année — vous obtenez un classeur XLSX destiné à votre comptable, avec les feuilles Résumé, Mensuel, Factures, Paiements et remboursements, Dépenses, Par patient (les noms de feuilles sont dans votre langue).
Paramètres → Contrôle d'intégrité du journal d'audit. Choisissez le nombre de jours en arrière (90 par défaut), puis cliquez sur Vérifier la chaîne. Chaque entrée du journal est signée en HMAC-SHA256 sur l'ensemble de ses champs auxquels s'ajoute la signature de l'entrée précédente, à la manière d'une blockchain. Si quelqu'un altère quoi que ce soit (modification d'une ligne, suppression, changement d'ordre), la chaîne se rompt et un bandeau rouge vous signale l'entrée fautive. Exigé par les auditeurs HIPAA/RGPD. La clé secrète ne quitte jamais le serveur.
Paramètres → 🤝 Partenaires d'assurance. Pour les cliniques américaines, des connexions actives à des chambres de compensation prennent en charge les vérifications de droits (270/271) et la soumission des demandes de remboursement (837P) ; ces mêmes flux ont pour l'instant été éprouvés sur les environnements de test des chambres de compensation, en amont du lancement aux États-Unis. Pour Israël et les autres pays, les assureurs n'exposent pas d'API publiques — le programme travaille donc d'abord par documents : factures et reçus détaillés, relevé annuel, lettres aux caisses israéliennes (en hébreu) et superbill américain — c'est vous qui les transmettez par le canal propre à l'assureur. Lorsqu'un assureur accorde effectivement un accès API à votre clinique, une connexion peut être configurée à partir de la documentation de cet assureur.
Paramètres → 💲 Liste de prix des prestations. Catalogue central de chaque prestation ou produit que vous proposez : nom, catégorie, prix, durée, taux de taxe, statut actif. Utilisé par les factures (liste déroulante lors de l'ajout d'une ligne) et par l'assistante téléphonique (« combien coûte un détartrage ? » — et lorsqu'elle lit une facture à un patient, elle confronte chaque ligne à cette liste). Les catégories vous sont suggérées à partir du profil de votre clinique ; c'est à vous de renseigner vos prestations et vos tarifs.
Paramètres → 🔍 Recherche dans les visites. Tapez n'importe quelle expression — « engourdissement du côté droit » — et le programme parcourt tout l'historique des visites : symptômes, résumé de la visite, traitement, recommandations, les champs Subjectif / Objectif / Évaluation / Plan de la note, le diagnostic, les notes d'orientation et d'examens, ainsi que les notes des fiches patients. Les résultats les plus récents d'abord, chacun accompagné d'un court extrait ; ouvrez la fiche patient directement depuis un résultat. À la voix : « trouve toutes les visites qui mentionnent Augmentin ».
Dossier patient → 🩺 Outils cliniques. Les outils qui apparaissent dépendent du profil de votre clinique : Dentaire (schéma dentaire, parodontogramme), Esthétique (face chart, cartographie des grains de beauté, photos avant/après, registre d'injections avec traçabilité des lots, protocole de traitement par appareil, journal des événements indésirables), Dermatologie (cartographie des grains de beauté, suivi de traitement topique), Traumatologie / urgences (schéma corporel, triage ESI 1–5), Psychiatrie / santé mentale (MSE, évaluation du risque, PHQ-9 dépression, GAD-7 anxiété, buts et objectifs), Pédiatrie (courbe de croissance avec percentiles WHO/CDC, carnet de vaccination).
Famille : dossier patient → onglet Famille. Reliez les proches, partagez l'adresse, un seul rappel couvre le rendez-vous d'un enfant. Photo : cliquez sur l'avatar rond et téléversez un JPEG/PNG/WebP de 4 Mo maximum — il est stocké chiffré dans la base de données de votre clinique. Fusionner les doublons (dans la version web) : Paramètres → Fusionner les doublons — retrouvez les deux fiches par nom ou par téléphone, choisissez celle qui subsiste, confirmez, et les enregistrements sont réunis. Imprimer le courrier d'orientation (dans la version web) : chaque visite comportant une orientation propose 🖨 Imprimer le courrier — un PDF d'une page avec l'en-tête de la clinique, le diagnostic, le texte du courrier et une ligne de signature, inversé en RTL pour l'hébreu.
Acceptation des conditions : au premier lancement (et après les mises à jour majeures), un dialogue bloquant vous demande de cocher une case pour chaque document — Politique de confidentialité, Conditions de service, EULA, ainsi que les documents propres à votre région (BAA pour les cliniques américaines, DPA pour l'UE, le Royaume-Uni et Israël). Chacun s'ouvre dans le navigateur. J'accepte ne s'active qu'une fois toutes les cases cochées ; votre acceptation est consignée avec horodatage, adresse IP et version du document. Essai expiré : dès que la période d'essai s'achève sans paiement, une fenêtre d'abonnement s'affiche au lancement et l'application reste verrouillée tant qu'aucun forfait n'est actif. Vos données restent en sécurité pendant toute cette période. Une fois l'achat confirmé, redémarrez l'application et reprenez là où vous en étiez.
Dites « guide-moi pour clôturer une visite » — l'assistante vous accompagne étape par étape, en nommant les vrais boutons à l'écran, à votre rythme. Dix visites guidées intégrées : ajouter un patient, créer une facture, envoyer un rappel, clôturer une visite, chercher dans l'archive, sauvegarder les données, importer des patients — auxquelles s'ajoutent trois visites propres à Israël (Form 17, lettres aux assureurs, facturation israélienne).
Tableau de bord → Importer la liste des clients. 11 formats pris en charge : Excel (XLSX/XLS) / CSV / TSV / TXT / JSON / Word / PDF / Bundle FHIR / HL7 v2 / extraction de tags DICOM / CCD/CDA — les formats cliniques (HL7, DICOM, CCD) s'importent depuis la version web. Les bases Access (MDB) et les dumps SQL ne sont pas pris en charge : exportez-les d'abord en Excel ou en CSV. L'outil d'import fait correspondre les colonnes automatiquement (il comprend les en-têtes dans les 7 langues) ; vous vérifiez, vous voyez un aperçu et vous confirmez avant que quoi que ce soit ne soit écrit. Les doublons sont détectés par numéro national d'identité, puis par téléphone, puis par nom. Des centaines de patients en quelques minutes.
Le logiciel mémorise la disposition de votre fichier. Au moment de valider la correspondance des colonnes, cochez Mémoriser ce format et donnez-lui un nom. La fois suivante, un fichier du même type est reconnu tout seul : la fenêtre s'ouvre avec la mention Format reconnu : … et les colonnes déjà remplies — il ne reste qu'à valider. Un format devenu inutile s'enlève avec Oublier ce format dans la même fenêtre.
Après l'import, un rapport honnête. Il indique combien de lignes contenait le fichier, combien n'ont pas été acceptées et pourquoi (avec le numéro de ligne), combien de fiches ont été créées, combien de lignes correspondaient à des fiches déjà présentes et combien ont été mises de côté comme suspectes : même téléphone, nom différent (un numéro de famille, par exemple). Ces lignes ne sont ni fusionnées ni perdues : la décision vous revient.
Les lignes refusées peuvent être enregistrées dans un fichier. Dans le rapport, appuyez sur Enregistrer la liste des lignes rejetées, ouvrez-le dans Excel, corrigez ces lignes et réimportez-les. Une seule ligne abîmée n'annule jamais tout l'import — tout le reste arrive.
Depuis le téléphone. La version mobile affiche le même aperçu : les colonnes reconnues sont listées, chaque colonne peut être corrigée à la main, et le bouton Appliquer et recalculer recalcule l'aperçu avant la validation.
Au-delà des outils de la section 48, le profil de votre clinique peut débloquer un module clinique dédié dans le dossier patient. Les modules suivent les spécialités de votre clinique et de ses médecins — un vétérinaire ne voit pas la cardiologie, un cardiologue ne voit pas les frottis cervico-utérins. La réceptionniste téléphonique ne voit jamais aucun module clinique ; vous seul y avez accès, sur ordinateur comme sur mobile.
Vétérinaire (cliniques vétérinaires) — le patient devient le propriétaire d'un animal, et chaque animal constitue son propre sous-dossier : espèce, race, historique de poids, calendriers de vaccination et de vermifugation avec rappels d'échéance, un schéma dentaire Triadan et des suggestions de posologie fondées sur le poids. Le consentement à l'euthanasie produit un PDF signé — c'est le document le plus sensible sur le plan juridique, il exige donc la signature dactylographiée du propriétaire.
Urologie (cliniques d'urologie) — suivi du PSA avec indicateur de vélocité, score symptomatique IPSS (8 questions, classées automatiquement en léger / modéré / sévère — le patient peut aussi le remplir depuis le portail web), journal mictionnel et registre de sondage.
Orthopédie et kinésithérapie — un registre d'implants avec badge de compatibilité IRM, l'amplitude articulaire (goniométrie), le testing musculaire manuel (MMT 0–5), des scores de douleur et le questionnaire WOMAC.
Nutrition et diététique (cliniques de nutritionnistes / diététiciens) — un dossier de consultation avec anthropométrie (poids, taille, tour de taille, tour de hanches, % de masse grasse) et un IMC calculé automatiquement en direct, ainsi que le rapport taille-hanches, les objectifs convenus (poids cible, calories quotidiennes et répartition protéines / lipides / glucides), un plan alimentaire en texte libre et une tendance du poids au fil des visites enregistrées. L'IMC et le rapport taille-hanches relèvent d'un simple calcul arithmétique, à titre indicatif seulement — ils ne constituent pas un diagnostic.
Ophtalmologie et optométrie — un examen oculaire (acuité visuelle, réfraction, pression intraoculaire, vision des couleurs) et un PDF imprimable d'ordonnance de lunettes ou de lentilles de contact.
Cardiologie — risque d'AVC CHA₂DS₂-VASc, risque hémorragique HAS-BLED, bilan lipidique, enregistrement ECG et pression artérielle. Ces scores sont des suggestions d'aide à la décision, jamais un diagnostic.
Dermatologie, ORL et gynécologie — un suivi de traitement topique (dermatologie), un audiogramme avec tympanométrie (ORL) et un registre obstétrique/gynécologique des frottis et du HPV avec dates de rappel (gynécologie).
Flacons et lots d'injection (esthétique / médical / vétérinaire / dentaire) — un inventaire des flacons et des lots avec suivi des péremptions. Chaque injection soustrait automatiquement les unités utilisées ; un flacon périmé est bloqué (vous pouvez passer outre, après une confirmation explicite qui est inscrite au journal d'audit) ; le programme vous avertit une fois pour chaque flacon lorsqu'il entre dans ses 30 derniers jours avant péremption.
Notes psychiatriques protégées (cliniques de santé mentale) — les examens de l'état mental, les évaluations du risque, les entrées PHQ-9 et GAD-7 sont toujours marqués 🔒 Protégé. Les notes de psychothérapie protégées sont tenues à l'écart du dossier d'export des données du patient (HIPAA §164.524 / 21st Century Cures).
Israël — Form 17 et déclaration de santé — pour les cliniques israéliennes, un PDF d'engagement Form 17 (טופס 17) pour accident du travail et un formulaire de déclaration de santé du patient.
Estimation du coût du traitement (tous profils, adaptée au pays) — un PDF d'estimation des coûts. Aux États-Unis, il s'imprime sous la forme du Good Faith Estimate prévu par la loi (No Surprises Act) ; ailleurs, il s'imprime comme une estimation localisée (Preventivo, Devis, Kostenvoranschlag, Presupuesto…).
Transcription d'un document dans le dossier (médical / dentaire) — téléversez la photo ou le scan d'un document dans un dossier et appuyez sur Transcrire le document dans le dossier : le programme recopie dans le dossier le texte qu'il voit, sous forme de lignes propres « libellé : valeur », pour vous éviter de tout ressaisir. Il ne fait que transcrire : il n'interprète jamais, ne signale jamais une valeur comme haute ou basse, et il porte TOUJOURS une mention indiquant qu'il ne s'agit pas d'un dispositif de diagnostic homologué et que vous en restez pleinement responsable. Il en va de même pour les résultats de laboratoire : le programme reporte les valeurs dans le dossier ; leur lecture vous appartient.
Les assistantes vocales sont puissantes, mais ce sont des logiciels. Connaître leurs limites protège votre clinique :
Ces outils apparaissent dans le dossier du patient lorsque le profil du cabinet — ou celui d'un praticien qui y travaille — est dentaire. Ils font partie des modules de la section 53 : un cabinet sans dentiste ne les voit jamais.
Dossiers d'orthodontie — tout le traitement pluriannuel sur une seule fiche : l'appareil (bagues ou gouttières), l'étape en cours et le journal des activations, où chaque visite note ce qui a été fait, le numéro de gouttière, qui a reçu le patient et quand a lieu la visite suivante. La date de la visite suivante est inscrite automatiquement au patient comme date de rappel. Un dossier ne peut pas être clôturé tant que le plan de contention n'est pas enregistré — type de contention et rythme de port : c'est précisément là que le résultat se perd. Un échéancier de paiement peut être rattaché au dossier (l'orthodontie se paie presque toujours en plusieurs fois) et tout le dossier s'imprime sur une seule page — pour le patient ou pour un transfert vers un autre cabinet.
Charting parodontal — six points par dent : profondeur de poche, récession et le niveau d'attache que le programme calcule à partir des deux, ainsi que les marques de saignement, de plaque et de suppuration, la mobilité de la dent et l'atteinte de furcation. Le résumé en haut — saignement au sondage en pourcentage et nombre de poches à partir de 4 mm et de 6 mm — montre en trois secondes si le traitement fonctionne. À la place du relevé complet, on peut noter un dépistage court sur six sextants. Chaque relevé est conservé, de sorte qu'un nouvel examen se compare au précédent, et le relevé s'imprime en PDF — pour le patient, pour une orientation ou pour l'assurance. Les dents extraites et absentes ne sont pas effacées mais signalées à côté du numéro de la dent : les mesures faites avant l'extraction sont un fait clinique.
Feuille de surveillance de la sédation — l'enregistrement de chaque sédation : l'évaluation avant l'acte (profondeur prévue, classe ASA, poids), les médicaments par phase, les mesures environ toutes les cinq minutes (pouls, fréquence respiratoire, SpO₂, tension artérielle, EtCO₂, niveau de conscience et qui les a relevées), puis le réveil, les critères de sortie et l'adulte qui raccompagne le patient. Un enregistrement clôturé est un document signé et n'est plus modifié. Il s'imprime avec le nom du patient, la date, le praticien responsable et son numéro d'ordre. Un cabinet vétérinaire n'utilise pas cette feuille — les animaux ont leur propre feuille d'anesthésie.
Avertissements avant un acte invasif — avant un implant, une extraction ou un autre acte invasif, le programme lit la dernière déclaration de santé signée et la liste des allergies et affiche ce qu'il faut prendre en compte : bisphosphonates, anticoagulants, risque d'endocardite ou prothèses, radiothérapie de la tête ou du cou, allergie au latex. Si le questionnaire a plus d'un an, cela est signalé à part. Rien n'est jamais bloqué — la décision appartient toujours au praticien.
Antibioprophylaxie — lorsque le dossier porte un risque d'endocardite ou une prothèse, le programme affiche aussi la dose unique standard (amoxicilline 2 g par voie orale 30–60 minutes avant l'acte ; en cas d'allergie à la pénicilline, clindamycine 600 mg ; avant 18 ans selon le poids — 50 mg/kg et 20 mg/kg respectivement, sans dépasser la dose adulte). Si une allergie aux pénicillines et à la clindamycine est notée, le programme dit clairement qu'aucun schéma standard ne convient et que le schéma doit être convenu avec le cardiologue ou le médecin traitant. C'est une suggestion pour information : l'ordonnance est rédigée par le praticien.
Amalgame — marquer une obturation à l'amalgame chez un enfant de moins de six ans, chez une patiente enceinte ou allaitante déclenche un avertissement : le ministère de la Santé (convention de Minamata) recommande un autre matériau.
Devis de traitement — signature du patient et versions — le devis s'imprime avec son numéro de version et l'état de la signature. Le patient le signe de sa main — une signature tracée — et le devis signé est scellé. Quand le plan change, l'ancien devis n'est pas modifié : le programme crée une nouvelle version et marque la précédente comme remplacée, de sorte qu'il reste toujours clair sur quoi et quand le patient a donné son accord.
Refus éclairé — lorsque le patient refuse le traitement proposé, la bibliothèque de documents contient un formulaire de refus (pour toutes les spécialités, pas seulement dentaires) : ce qui a été proposé, quels risques du refus ont été expliqués, quelles alternatives ont été offertes, la signature du patient ou du représentant et la déclaration du praticien attestant que l'explication a été donnée et comprise. Le formulaire précise que le refus peut être retiré à tout moment et qu'il ne prive pas le patient de la suite des soins.
Israël — les prix dentaires ne sont pas annoncés — la loi israélienne interdit de faire de la publicité sur les prix des soins dentaires. Pour un cabinet israélien au profil dentaire, le programme ne laisse pas activer l'affichage des prix sur le mini-site du cabinet, et la page n'imprime jamais les prix des prestations — y compris un prix ou une promotion écrits dans le nom d'une prestation ou dans l'adresse web de la page. Le même contrôle s'applique aux campagnes e-mail et à l'envoi groupé de SMS. L'acompte de réservation n'est pas une publicité de prix et n'est pas touché. Les prix ne sont pas seuls contrôlés : le même filtre repère la promesse de résultat et la garantie, « sans douleur » et « sans risque », le superlatif (« le meilleur », « numéro un », « leader »), les cadeaux, les tirages au sort et « gratuit », ainsi que le mot « expert » sans spécialité reconnue nommée à côté — le refus nomme le mot même qu'il faut retirer. Un message de service n'est pas de la publicité : « l'annulation est gratuite la veille » part comme avant, tandis qu'un prix est bloqué dans un message de tout type. Le même contrôle s'applique désormais à un cabinet israélien au profil esthétique — section 60.
Certifications et habilitations du personnel — la fiche de chaque membre de l'équipe conserve ses certifications : réanimation (BLS / ACLS) et habilitation de travailleur exposé aux rayonnements, avec la date de délivrance, la validité, la visite médicale annuelle et la formation d'opérateur pour le personnel radio. Pour le BLS, laissez le champ « valable jusqu'au » vide et le programme compte deux ans à partir de la délivrance. Trente jours avant l'expiration — et trois mois après, si personne n'a renouvelé — un message discret apparaît dans la Boîte de réception du médecin. Si la certification a été renouvelée, seul l'enregistrement le plus récent compte ; le personnel marqué inactif n'est pas remonté.
Hygiéniste dentaire — l'hygiéniste est un rôle à part entière dans la liste du personnel, et un rendez-vous peut être marqué comme visite d'hygiène. Clôturer une telle visite avec un compte rendu vide déclenche un rappel dans la Boîte de réception du médecin : après chaque soin, l'hygiéniste doit laisser au dentiste un compte rendu écrit, il faut donc compléter et signer la note de visite.
Lots et dates de péremption au stock — à la réception des consommables, vous pouvez noter le numéro de lot et sa date de péremption ; à la sortie, vous choisissez de quel lot elle provient, et sortir un lot périmé demande une confirmation explicite. Le programme contrôle le stock de lui-même et dépose une seule fois un message dans la Boîte de réception du médecin pour tout lot dont il reste du stock et qui périme dans les trente jours (ou est déjà périmé) : un anesthésique ou un composite périmé, c'est un préjudice réel pour le patient, cela doit remonter avant la date et non au fauteuil.
Rappel de lot — lorsqu'un fabricant rappelle un lot, appuyez sur Trouver un lot dans la fenêtre du stock et saisissez son numéro : le programme montre tous les mouvements de ce lot dans le cabinet — ce qui est entré, quand et ce qui en a été utilisé.
Registre des stupéfiants — les stupéfiants et les psychotropes ne vivent pas dans le stock ordinaire, ils ont leur propre registre, qui s'ouvre depuis la fenêtre du stock (cabinets dentaires, médicaux, esthétiques, de chirurgie plastique et vétérinaires ; la santé mentale et le wellness n'ont pas ce module). Le registre se tient comme un livre relié : les écritures ne sont ni modifiées ni supprimées, une erreur se corrige par une écriture nouvelle, et le solde après chaque mouvement se calcule à partir du registre lui-même. La destruction et la perte exigent un témoin ; la délivrance au patient ou au propriétaire et le retour au fournisseur doivent nommer l'autre partie.
Registre d'enlèvement des déchets médicaux — chaque enlèvement est noté : qui a emporté, sous quel contrat, quels types de déchets, quelle quantité et le numéro de bordereau. Une inspection lit ce registre avec le contrat du prestataire, c'est pourquoi l'échéance de ce contrat déclenche elle aussi un rappel discret trente jours à l'avance.
Ces outils apparaissent lorsque le profil du cabinet — ou celui d'un médecin qui y travaille — est la cosmétologie. Ils appartiennent aux modules de la section 53 : un cabinet qui ne fait pas d'esthétique ne les voit jamais. Une exception : le journal des injections et ses flacons, que voient aussi la dentisterie, la médecine vétérinaire et la médecine générale (section 53), tandis que la carte du visage, le protocole du traitement par appareil et le journal des événements indésirables restent réservés à la cosmétologie.
Questions esthétiques du questionnaire de santé — au-delà des six questions du socle, le questionnaire en pose huit autres, celles qui décident si un acte esthétique peut avoir lieu : allaitement, tendance aux cicatrices chéloïdes ou hypertrophiques, herpès récidivant, allergie à la lidocaïne ou à d'autres anesthésiques locaux, isotrétinoïne dans les six à douze derniers mois, maladie auto-immune, implants métalliques ou stimulateur cardiaque, et injections ou produits de comblement réalisés dans un autre cabinet. La dernière question comporte une ligne de texte libre — ce qui a été injecté, où et quand : votre journal ne connaît que votre propre travail, et lors d'une réaction retardée c'est justement le produit de l'autre cabinet qui décide. La grossesse et les anticoagulants ne sont pas demandés deux fois : ils figurent déjà dans le socle.
Avertissements avant l'acte — au moment d'enregistrer une injection ou une séance avec appareil, le programme lit le dernier questionnaire signé et montre ce dont il faut tenir compte, avec les mots du patient : herpès avant un comblement des lèvres ou un peeling, chéloïdes ou stimulateur cardiaque avant le laser et la radiofréquence, allergie à l'anesthésique, isotrétinoïne, allaitement, produits injectés ailleurs. Un questionnaire de plus d'un an est signalé à part : la grossesse, l'allaitement et une cure d'isotrétinoïne changent, et la réponse de l'an dernier se lit comme celle du jour. Rien n'est bloqué : la fiche est enregistrée et la décision reste celle du médecin.
Six consentements esthétiques — la bibliothèque de documents contient des formulaires propres pour le laser et l'IPL, pour un peeling superficiel, pour un peeling moyen ou profond, pour les fils tenseurs, pour la mésothérapie et la biorevitalisation, et pour l'anesthésie locale lors d'un acte esthétique. L'anesthésie locale est un formulaire à part et non une variante du consentement à la sédation : ses risques sont l'allergie à l'anesthésique, la toxicité systémique et la méthémoglobinémie. Le consentement aux injections et le consentement aux photos « avant / après » restent tels quels. Tous ces types existent aussi dans la fenêtre de consentement du téléphone, si bien qu'un consentement signé sur une tablette à l'accueil s'imprime sous un nom lisible et jamais sous un code interne.
Qui peut injecter — Israël — dans un cabinet israélien à profil esthétique, seuls le titulaire ou un médecin peuvent écrire dans le journal des injections ou corriger à la main le stock de flacons : là-bas, une injection esthétique est un acte médical réservé au titulaire d'une licence médicale. À l'assistante, à la secrétaire et à l'esthéticienne, le programme répond par des mots et non par une erreur sèche, et la tentative part dans le journal d'audit. La lecture n'est pas limitée : voir ce qui périme et ce qui s'épuise reste ouvert à tout le cabinet. Hors d'Israël, ainsi qu'en dentaire, en médecine générale et en vétérinaire, rien ne change.
Formulaire de divulgation avant un abonnement ou un forfait — un cabinet esthétique israélien ne peut vendre un abonnement ou un forfait payé d'avance qu'après la signature par le client d'un formulaire de divulgation distinct portant sur cette opération précise. La fenêtre suit l'ordre de l'accueil : émettre le formulaire pour le plan ou le forfait et pour le client, le remettre, le faire signer au doigt ou au stylet, imprimer l'exemplaire signé. Le formulaire indique le prix total de l'opération, l'échéancier et le mode de paiement, la durée et la date de fin, les conditions de renouvellement, le droit de résiliation et son coût, ainsi que la garantie. Ensuite la vente se fait seule : le programme retrouve lui-même l'unique formulaire signé qui correspond, aucun numéro à saisir. Sans ce formulaire la vente est refusée, et le refus dit ce qui manque. Chaque formulaire figure dans un registre avec son état : brouillon, signé, utilisé, remplacé par un plus récent, annulé. Le formulaire peut être établi à la voix, et l'on peut demander à la voix si le client en a déjà un signé et quand sa fenêtre d'annulation se termine.
La durée et les quatorze jours — une telle opération ne peut durer plus d'un an et un seul renouvellement ne peut dépasser six mois ; un plan plus long n'est tout simplement pas vendu. Le délai de rétractation est de quatorze jours à compter de la plus tardive de deux dates — le jour de l'opération et le jour de remise du formulaire — et il ne dépend pas du fait que les soins aient commencé. Une résiliation dans ce délai est marquée comme telle et les frais de résiliation sont plafonnés : cinq pour cent du prix de l'opération ou cent shekels, le montant le plus faible. Si le cabinet modifie le plan ou le forfait après la signature, le formulaire est marqué comme ne correspondant plus à l'opération : le papier signé décrit autre chose et il faut en émettre un nouveau.
Carte du visage et journal des injections — la carte du visage s'ouvre depuis le dossier du patient : un clic sur une zone ouvre la fiche du repère — date, produit, numéro de lot, unités ou millilitres, profondeur (intradermique, sous-cutanée, supra-périostée, intramusculaire) et une note. Le journal des injections montre les mêmes écritures sous forme de tableau. Une zone absente de la carte — une zone du corps, une formulation à vous — s'écrit en texte libre et garde sa propre ligne.
Quelle quantité se trouve déjà dans la zone — le journal additionne les doses par zone : le total de la dernière séance et le total cumulé sur la période. Les unités de toxine botulique et les millilitres de produit de comblement sont comptés séparément et ne sont jamais additionnés. Là où une zone possède une fourchette usuelle en pratique courante, elle est affichée à côté du total et recalculée pour le produit réellement employé : c'est une référence et non une prescription. La dose peut être vérifiée avant l'enregistrement : la réponse n'est que le calcul des propres écritures du cabinet et n'écrit rien. Si le total de la séance dans une zone dépasse la fourchette usuelle, la fiche est tout de même enregistrée, un avertissement s'affiche et il reste dans le journal d'audit : la dose est la décision du médecin. Ici une séance correspond au jour civil du cabinet dans son fuseau horaire, et non à une journée de temps universel.
Flacons — lot, péremption, reste — les produits injectables sont tenus sous forme de flacons : produit, numéro de lot, date de péremption et quantité restante ; la liste se filtre sur ce qui périme sous trente jours, sur ce qui touche à sa fin (un cinquième de la quantité initiale ou moins) et sur ce qui est déjà consommé. Une injection depuis un flacon dont la date imprimée est passée est refusée une fois, avec la date annoncée ; le médecin peut la confirmer sciemment, et cette confirmation part dans le journal d'audit avec le lot et le produit.
Reconstitution et vingt-quatre heures — une poudre diluée avec du sérum physiologique cesse de vivre selon la date imprimée sur la boîte, aussi la dilution est-elle notée à part : le moment, la concentration avec vos mots, la quantité de sérum utilisée et la fenêtre d'utilisation qui court à partir de là. Par défaut cette fenêtre est de vingt-quatre heures — la notice du fabricant demande d'utiliser la solution immédiatement et de ne pas la conserver plus d'une journée au froid — et un autre chiffre peut être saisi là où la notice dit autrement. Une injection depuis un flacon hors de cette fenêtre est refusée avec le motif énoncé, et injecter malgré tout exige une confirmation consciente distincte. Marquer le même flacon comme reconstitué une seconde fois est également refusé : relancer la fenêtre en silence est le moyen le plus simple de faire passer une solution ancienne pour fraîche. Une correction reste possible et elle est journalisée précisément comme correction.
Sortie du reste — un flacon reconstitué finit presque toujours à la poubelle sans avoir été épuisé, et sans acte écrit l'écart entre ce qui a été ouvert et ce qui a été injecté disparaît purement et simplement des comptes. La sortie exige un motif, nomme qui l'a faite et quand, met le reste à zéro et ferme le flacon, qui cesse alors d'être proposé lors de l'enregistrement d'une injection. L'acte ferme toujours le flacon entier, et une seconde sortie du même flacon est refusée. Tout cela peut être dicté : ouvrir le journal ou la carte du visage, ajouter une écriture, demander quelle quantité a déjà été injectée dans une zone, créer un flacon, le marquer reconstitué, sortir le reste ; supprimer une écriture clinique à la voix exige toujours une confirmation prononcée.
Protocole du traitement par appareil — une séance de laser, d'IPL, de radiofréquence ou d'ultrasons est une fiche à part et non une ligne dans le texte de la visite, car ce sont précisément les paramètres qui séparent un soin d'une brûlure. La fiche contient l'appareil pris dans la liste du matériel avec son numéro d'enregistrement, la technologie, la zone traitée, la longueur d'onde, la fluence, la durée d'impulsion, la taille du spot, la fréquence, la puissance, la pièce à main, le nombre de passages et de tirs, le type de refroidissement, le phototype de Fitzpatrick de un à six, la date et le résultat du test préalable, la réaction cutanée et les notes. Les réglages de la séance précédente se rappellent en une pression : la séance suivante se planifie à partir de la précédente.
Test préalable et papiers de l'appareil — un test daté après la séance elle-même n'est pas accepté. Une séance sur un appareil dont l'enregistrement a expiré, dont la maintenance est en retard ou qui a été retiré du service est refusée avec le motif annoncé ; le médecin peut la mener sciemment, et le passage outre s'inscrit alors dans la fiche elle-même et pas seulement dans l'audit — un contrôle demande sur quel appareil exactement la séance a eu lieu. À la différence d'une injection, un traitement par appareil peut aussi être réalisé par une infirmière sous la supervision d'un médecin ; la personne qui l'a réalisé est nommée dans la fiche avec son numéro de licence. La séance peut être dictée, et la liste des séances passées demandée à la voix.
Fiches conseils avant et après l'acte — une fiche conseils peut être rattachée à une prestation du tarif : une avant l'acte et une après. Les textes prêts arrivent avec le paquet esthétique — avant et après le laser, avant et après un peeling, avant et après des injections, avant et après des fils — car les règles qui comptent dépendent de l'acte : pas de soleil deux semaines avant le laser, rétinoïdes arrêtés deux semaines avant un peeling, ne pas s'allonger pendant quatre heures après des injections, dormir sur le dos deux semaines après des fils. La fiche d'avant est prise sur la prestation rattachée au rendez-vous ; celle d'après sur la même prestation ou, à défaut, sur les prestations réellement notées à la clôture de la visite. Une prestation sans rattachement reste muette : l'envoi est activé par le cabinet et non par une mise à jour. Les fiches partent uniquement par courriel : c'est un document, pas un message court. Une fiche avant et une après par visite, l'envoi étant horodaté sur la visite et inscrit dans l'audit avec la fiche, la langue et le canal. Un patient sans adresse de courriel ne reçoit rien et le journal le dit clairement : remettez-lui la fiche imprimée.
Visite de retour et retouche offerte — une prestation du tarif peut porter deux nombres : au bout de combien de jours inviter le patient à refaire l'acte et au bout de combien de jours le contrôle est attendu. À la clôture de la visite, le programme fixe au patient la date de retour — les rappels habituels prennent ensuite le relais — et un rendez-vous de suivi posé par le médecin à l'intérieur de la fenêtre de contrôle est marqué comme retouche de cet acte précis : il est lié à la visite d'origine et n'est pas facturé automatiquement. Une semaine de marge est ajoutée, pour qu'un retard de deux jours ne transforme pas un contrôle promis gratuit en visite payante. Si aucune retouche n'est prévue, une suggestion discrète arrive dans la boîte du médecin : elle s'adresse au cabinet et non au patient. Une prestation sans ces deux nombres reste muette, et aucune date de retour n'est posée pour un patient qui s'est désabonné, qui a limité le traitement de ses données ou qui est décédé.
Ce que le patient emporte — à partir d'une écriture précise, une séance d'injections ou un traitement par appareil, s'imprime le protocole du soin : les zones et les doses, le produit avec son lot, sa péremption et sa dilution — ou l'appareil avec son numéro d'enregistrement et tous ses paramètres, le phototype et le test préalable ; en dessous, sur un encadré jaune, les signes qui imposent d'appeler immédiatement, le numéro du cabinet et le numéro d'urgence du pays (101 en Israël, 911 aux États-Unis, 999 en Grande-Bretagne, 112 ailleurs en Europe) ; et en bas la signature de la personne qui a réalisé le soin avec son numéro de licence et la place du cachet du cabinet. Le journal des injections s'imprime aussi en tableau complet. La paire de photos « avant et après » s'imprime sur une feuille à part avec les dates et un filigrane au nom du cabinet, et seulement si le consentement à la photographie est enregistré : sans lui, l'impression et l'export sont refusés avec des mots, et la feuille elle-même indique à quoi les images peuvent servir : tant que seul le consentement à la photographie est signé, qu'elles ne peuvent pas servir à la publicité ; si le patient a signé en plus le formulaire de publication, l'étendue autorisée et le fait que le consentement peut être retiré à tout moment. La langue du document suit le pays du cabinet et les heures qui y figurent sont les heures locales du cabinet. Sans enregistrement indiqué, c'est l'acte le plus récent du patient qui est imprimé, et les injections s'impriment par séance — toutes les lignes de la même journée du cabinet. L'impression se lance depuis la fenêtre du journal ou des photos dans le dossier du patient, depuis le téléphone et à la voix.
Les photographies : la série des étapes et les trois niveaux d'utilisation. Un cliché avant / après porte désormais son étape — état initial, pendant l'opération, sept jours, un, trois, six et douze mois — et son angle de prise de vue issu du jeu que définit l'opération : seuls les clichés pris du même angle se comparent honnêtement. Sur le téléphone, l'appareil affiche des repères de cadrage et le contour translucide du cliché précédent du même angle, pour que la nouvelle photo soit prise du même endroit. Le consentement à la photographie est signé avec l'étendue d'utilisation : le dossier médical seul ; le dossier et la présentation au sein du cabinet ; le dossier, la présentation et la publication hors du cabinet. L'étendue figure dans le formulaire signé lui-même : elle expire et se retire avec lui. L'export pour publication est un bouton à part et ne s'ouvre que si le formulaire de publication a été signé. Une interdiction qu'aucun consentement ne lève : les clichés où le patient est reconnaissable et les clichés de zones intimes ne peuvent pas être publiés, et leur export est refusé avec des mots. Si les deux clichés d'une paire ont été pris sous des angles différents, la feuille imprimée le dit d'elle-même : de telles images ne peuvent pas être comparées directement.
Journal des événements indésirables — chaque complication est une fiche à part : le type (occlusion vasculaire, nécrose, infection, réaction allergique, brûlure, hyperpigmentation, granulome, chute de la paupière, autre), le lien avec l'acte qui l'a provoquée et avec le lot du produit, ce qui a été fait et l'escalade — ambulance appelée, orientation vers l'hôpital ou aucune des deux. Une phrase dans le texte de la visite n'apporte rien de tout cela : on ne peut ni la compter, ni la relier à un lot, ni la présenter à un contrôleur comme un registre. Le journal se tient comme un livre relié : une écriture ne se corrige pas, une faute de frappe peut être supprimée dans les quarante-huit heures et ensuite l'erreur se corrige par une nouvelle écriture. L'issue s'écrit une seule fois, et de même la mention que le ministère de la Santé a été informé : « nous avons prévenu le trois » ne doit pas devenir en silence « le dix ». Pour les types graves, le programme rappelle que la question du signalement au ministère se pose ; la décision reste humaine. L'événement peut être dicté, et le registre demandé à la voix.
Le registre de la clinique sur une période — le journal ci-dessus appartient à un seul patient, et un contrôle ne le lit pas ainsi : il demande combien de complications la clinique a eues entre deux dates, combien ont déjà été signalées au ministère de la Santé et combien attendent encore ce signalement, et combien n'ont pas encore d'issue écrite. Pour cela il existe une fenêtre propre à la clinique — dans le programme elle s'ouvre depuis «Outils cliniques» → «Rapport de période», et aussi depuis le téléphone : vous indiquez deux dates et vous voyez les totaux, le nombre d'événements de chaque type et les événements eux-mêmes, et un bouton imprime la feuille à remettre. À la voix, l'assistante donne les totaux et le nombre d'événements de chaque type, et les événements eux-mêmes restent dans la fenêtre : elle ne lit pas à voix haute les dossiers d'autres patients. Une longue période est affichée jusqu'aux cinq cents premiers événements, et la feuille le dit — resserrez les dates pour voir le reste. L'accueil peut l'ouvrir aussi, et c'est là le point à connaître : une personne sans accès au dossier médical voit les dates, l'escalade, où le patient a été adressé, la mention du ministère et qui a réalisé l'acte — ni noms de patients ni texte clinique — et l'écran comme la feuille imprimée disent clairement qu'ils ont été produits pour un tel rôle, afin qu'une liste incomplète ne soit jamais remise comme complète. Les comptages par type restent visibles, car un comptage ne contient aucun patient.
Protocole de l'occlusion vasculaire — pour ce type d'événement, la fiche ouvre la liste de la conduite clinique admise : injection arrêtée, hyaluronidase, surveillance, ambulance appelée, heures consignées. La hyaluronidase est notée honnêtement : administrée, non administrée ou indisponible au cabinet. Le programme enregistre ce qui a été fait et n'exige rien : aucune norme israélienne directe n'oblige un cabinet à en détenir, et dissoudre un produit de comblement avec elle y relève d'un usage hors indication enregistrée.
Habilitations du personnel — la fiche du collaborateur portait déjà la formation à la réanimation et l'autorisation de travail sous rayonnement ; elle porte désormais aussi la licence médicale, la formation du fabricant sur un appareil précis, la formation aux techniques d'injection et la formation à la sécurité laser. Chacune a une date de délivrance et une date de fin, le rappel discret avant expiration fonctionne comme avant, et une habilitation peut être dictée à la voix.
Rapport esthétique sur une période — un rapport à part montre les visites clôturées, combien d'entre elles étaient des retouches et quelle part cela représente, la consommation de produit par praticien, les sorties de reste des flacons (ouvert, injecté, jeté et l'écart que personne n'a justifié, avec le motif) et les séances par appareil. Le rapport est uniquement en quantités naturelles — unités, millilitres, séances : le flacon du journal des injections ne porte pas de prix d'achat, le coût et la marge ne sont donc volontairement pas calculés. Il s'ouvre depuis l'écran des rapports, depuis le téléphone et à la voix.
Liste israélienne de conformité pour un cabinet esthétique — un cabinet israélien à profil esthétique reçoit dans la liste de conformité des points qui lui sont propres : la licence d'activité pour les soins de beauté, l'enregistrement des appareils de traitement avec leur contrôle périodique et leur maintenance, la conservation des produits selon le fabricant et la chaîne du froid de deux à huit degrés, le collecteur d'objets piquants et l'enlèvement des déchets médicaux par un prestataire agréé, un dossier médical pour chaque acte conservé au moins sept ans, la feuille de recommandations remise au patient à la fin avec un numéro à appeler en urgence, un établissement médical de secours et une procédure écrite pour y transférer un patient, le journal d'autocontrôle et des événements exceptionnels, la qualification prouvée de chaque praticien (licence médicale en cours de validité, formation du fabricant sur l'appareil concerné et sécurité laser), ainsi que les interdictions de publicité.
Trousse de réanimation et défibrillateur — dans un cabinet esthétique ces points se lisent autrement que dans un cabinet dentaire : ce qui rend un cabinet « grand » n'est pas le nombre de fauteuils mais le fait même d'administrer des médicaments par voie veineuse ou de pratiquer une sédation intraveineuse — un tel cabinet garde un défibrillateur en état sur place, tout comme un cabinet comptant plus de trois mille patients inscrits ou recevant plus de cent patients par jour. Un cabinet qui ne fait ni l'un ni l'autre note par écrit où se trouve le défibrillateur disponible le plus proche. Quand le profil du cabinet change, les points de l'ancienne spécialité cessent d'être marqués obligatoires, mais ils ne sont pas supprimés et les annotations du médecin sur ces points sont conservées.
Liste israélienne pour un cabinet de chirurgie plastique — un cabinet israélien au profil chirurgical reçoit désormais ses propres points dans la liste de conformité : enregistrement du cabinet et médecin responsable portant le titre de spécialiste, bloc opératoire avec équipement d'anesthésie et de surveillance, anesthésiste spécialiste présent à chaque anesthésie générale, salle de réveil avec une infirmière pour trois patients au maximum et un médecin ayant une formation avancée à la réanimation en cours de validité, formation de base à la réanimation pour tous les médecins et infirmières avec recyclage au moins tous les deux ans, journal des interventions et compte rendu écrit pour chaque opération, suivi des implants avec fabricant, numéro de série et numéro de lot, liste de vérification de la chirurgie sûre en trois étapes, marquage du côté et du site avant l'entrée au bloc, consentement signé par le parent ou le tuteur pour un mineur, déclaration des événements exceptionnels au ministère de la Santé et limites de la publicité — prix, promotions et promesse de résultat. La police de responsabilité professionnelle figure dans la liste comme un rappel et n'est pas marquée obligatoire : aucune règle directe du pays ne l'impose. La carte d'implant remise au patient est une bonne pratique recommandée, il n'existe pas de registre national des implants dans le pays, et les points le disent clairement ; il n'existe pas non plus de loi interdisant d'opérer un mineur, c'est pourquoi le point sur le consentement parle de la signature d'un parent ou d'un tuteur avec le lien de parenté et la pièce d'identité, et non d'une interdiction.
Défibrillateur dans un cabinet chirurgical — là où l'on opère, ce point se lit plus strictement qu'en dentaire ou en esthétique : l'obligation de disposer sur place d'un défibrillateur en état de marche ne dépend ni du nombre de blocs, ni des places en salle de réveil, ni du nombre d'opérations par jour — elle naît de l'anesthésie, de la sédation ou de l'administration de médicaments par voie veineuse. Auparavant, un tel cabinet recevait le texte dentaire sur cinq fauteuils et plus, dont on pouvait conclure qu'un défibrillateur n'était pas nécessaire.
La publicité d'un cabinet esthétique en Israël — l'interdiction d'annoncer des prix et des promotions, qui ne concernait auparavant que la dentisterie, vaut aussi pour la cosmétologie médicale : des règles différentes, le même sens, et le programme les applique à un cabinet israélien au profil esthétique comme à un cabinet dentaire. L'affichage des prix sur le mini-site ne s'active pas ; un prix ou une promotion écrits dans le nom d'une prestation, dans le texte « à propos du cabinet » ou dans l'adresse web de la page n'arrivent pas sur la page ; une campagne e-mail, un envoi groupé de SMS ou de WhatsApp comportant une formule interdite ne part pas, pas plus que la réponse à un avis de patient que le programme propose. Outre les prix et les remises, le contrôle repère la promesse de résultat, « sans douleur » et « sans risque », le superlatif, les cadeaux, les tirages au sort et « gratuit », ainsi que le mot « expert » sans spécialité reconnue à côté. Le refus nomme la règle et le mot lui-même : le médecin reformule la phrase et l'envoie de nouveau.
Quatre étapes, chacune close avant son propre geste. Une clinique qui opère tient une check-list de sécurité pour chaque opération : avant l'entrée du patient au bloc, le sign in avant le début de l'anesthésie, le time out juste avant l'incision et le sign out avant que quiconque quitte le bloc. Le programme ne clôt les étapes que dans cet ordre, et une étape close n'est jamais réécrite : elle est la preuve que l'opération a été vérifiée avant de commencer. Une erreur faite dans la précipitation peut être supprimée dans les quarante-huit heures ; ensuite elle se corrige par une NOUVELLE check-list qui renvoie à l'ancienne, et les deux restent au dossier. Dès qu'une check-list est corrigée par une nouvelle, son étape restée ouverte ne retient plus l'opération, et la sortie du patient peut être enregistrée.
Trois consentements signés sont la condition du départ. L'étape qui précède l'anesthésie ne se clôt pas tant que le patient n'a pas signé les trois formulaires : l'opération elle-même, l'anesthésie ou la sédation et les produits sanguins. Le programme vérifie les signatures réelles et non une case cochée : s'il en manque un, il dit lequel, et l'opération attend le papier plutôt que la mémoire de quelqu'un. Le secrétariat voit les mêmes trois lignes sur un écran à lui et invite le patient à signer ce qui manque. Un formulaire ouvert au dossier mais jamais signé est appelé par son nom — le papier est là sans signature — et il n'ouvre pas l'opération ; un consentement repris d'un ancien programme sans date de signature ni nom du signataire ne compte pas davantage.
Le côté est marqué par le chirurgien opérateur. Lorsque l'opération a un côté, c'est le médecin qui va opérer qui marque le site : avec le patient, avant le bloc, après avoir expliqué ce que signifie la marque, et il signe. Le programme enregistre le marquage une seule fois et ne le laisse pas réécrire ; les zones marquées peuvent être reprises du schéma corporel déjà tenu au dossier. « Sans objet » est une réponse valable, mais elle doit être expliquée en toutes lettres : le côté ne reste jamais simplement vide. Une opération bilatérale se marque zone par zone : une seule coche pour deux côtés n'est pas acceptée. Le côté inscrit dans la check-list et le côté inscrit au compte rendu opératoire doivent concorder — sinon le programme refuse de les lier et demande lequel est juste.
Avant de quitter le bloc : le comptage et les prélèvements. À la dernière étape, le programme demande le comptage final des compresses, des objets piquants et des instruments, ainsi que le nom de la personne qui l'a confirmé. Si un comptage ne tombe pas juste, l'étape n'est pas acceptée tant qu'il n'est pas écrit ce qui a été fait. Chaque prélèvement est enregistré de même : étiquettes vérifiées avec les données du patient, formulaire de demande rempli par le médecin. L'étape est close par l'infirmière circulante en présence du médecin, et les deux noms restent dans l'enregistrement.
Qui a le droit de quoi. La check-list elle-même appartient à l'équipe du bloc : on la remplit depuis le programme de bureau, depuis le téléphone à la porte du bloc ou à la voix quand les mains sont prises. Le secrétariat n'y coche rien : il voit seulement si les trois consentements sont réunis peut imprimer une check-list vierge pour le bloc et peut déplacer l'heure prévue de l'opération — la date est son travail — tant que l'étape avant l'anesthésie n'est pas clôturée. Si un patient téléphone pour savoir ce qu'il lui reste à signer, l'assistante téléphonique répond uniquement sur les formulaires, après vérification de la date de naissance, et ne dit rien de l'opération elle-même.
Une opération, un enregistrement. L'opération terminée, le médecin rédige le compte rendu : la date et les heures de début et de fin, le type d'opération et sa classe, le côté et le site de l'intervention, le type d'anesthésie, le chirurgien et la branche reconnue de sa spécialité, l'anesthésiste et l'équipe, le diagnostic avant et après, le déroulement, la perte sanguine, le volume retiré en liposuccion, les complications et l'heure de sortie. Le côté est imprimé en toutes lettres, jamais abrégé : l'abréviation du côté est précisément le mécanisme qui conduit à opérer le mauvais côté. L'heure de sortie s'inscrit une seule fois.
Le registre des opérations de la clinique. Les comptes rendus s'additionnent en un registre continu : la clinique saisit deux dates, voit toutes les opérations de la période et imprime une feuille pour l'inspecteur. Un bouton distinct imprime le compte rendu d'une seule opération, pour le dossier du patient et pour la sortie.
Les limites que le programme calcule lui-même. Hors de l'hôpital, la loi interdit la chirurgie majeure, l'anesthésie générale de plus de cinq heures, l'opération d'un patient en mauvais état général (classe ASA trois et au-delà) ou au-dessus du seuil fixé d'indice de masse corporelle, le retrait en liposuccion au-delà du volume autorisé, la transfusion sanguine prévue, l'ouverture de la cavité abdominale ou thoracique et d'autres interventions. Le programme compare les chiffres saisis à ces limites et, si l'enregistrement en sort, il refuse et nomme chaque motif. Il n'efface pas une opération déjà faite : l'enregistrement n'est accepté que si le médecin reconnaît expressément le dépassement, et les motifs reconnus restent dans l'enregistrement même, sous les yeux de l'inspecteur. Le programme surveille aussi le temps : un séjour de plus de vingt-quatre heures se termine par un transfert à l'hôpital, et le transfert est enregistré.
L'erreur se corrige par un nouvel enregistrement, et qui peut faire quoi. Une faute de frappe peut être supprimée dans les quarante-huit heures ; ensuite le compte rendu est une preuve et un nouvel enregistrement est posé à côté, renvoyant au précédent avec une explication : les deux restent au dossier. Le compte rendu est un document médical : le secrétaire ne le rédige ni ne le lit, il appartient au dossier médical. Son travail, c'est la date et l'heure de l'opération à l'agenda, le rappel au patient et les papiers remis en main propre. L'assistante téléphonique ne dit rien du déroulement d'une opération.
Complications de l'opération. Une complication constatée pendant ou après l'opération figure au compte rendu et, comme événement distinct, au registre des événements indésirables et au rapport de la clinique sur une période (section 60) : une clinique chirurgicale y a accès exactement comme une clinique esthétique. Pour les événements graves, le programme rappelle que la question de la déclaration au ministère de la Santé se pose ; la décision revient à une personne, et la mention de la déclaration s'inscrit une seule fois.
La liste de conformité d'une clinique chirurgicale. Une clinique d'Israël qui opère reçoit sa propre liste d'exigences avec les statuts « fait / en cours / sans objet » et un pourcentage de préparation : enregistrement de la clinique et médecin responsable titulaire du titre de spécialiste, bloc opératoire avec matériel d'anesthésie, de surveillance et de réanimation, anesthésiste spécialiste pour toute anesthésie générale ou régionale, salle de réveil avec son ratio infirmier, formation valide à la réanimation pour les médecins et les infirmières, registre des opérations et compte rendu pour chaque intervention, suivi des implants, check-list de chirurgie sûre, marquage du site, consentement éclairé, déclaration des événements indésirables au ministère de la Santé et limites de la publicité. Le dernier point est la validité de la police de responsabilité professionnelle, marqué comme non obligatoire : aucune règle israélienne n'impose de détenir une telle police, et le programme ne fait pas passer un rappel pour une exigence de la loi.
Ce que l'accueil en fait. Par la voix et depuis le téléphone, l'accueil demande si le compte rendu d'une opération réalisée est écrit et pour quelles opérations il manque encore, combien d'opérations ont eu lieu sur une période et combien d'entre elles n'ont ni heure de fin ni heure de sortie, et si le questionnaire préopératoire est au dossier et date de moins d'un an. La même personne imprime un formulaire de consentement VIERGE dans la langue du patient et envoie au patient un rappel indiquant que les documents ne sont pas complets ; le texte de ce rappel est rédigé par le programme lui-même et ne contient aucune information médicale. Le contenu du compte rendu, les lignes du journal et les réponses du questionnaire ne sont pas montrés à l'accueil, qui ne peut ni signer à la place du patient ni lever une limite de l'opération.
Le questionnaire de santé demande ce qui compte pour le chirurgien. Le questionnaire comporte un bloc préopératoire : thrombose et embolie pulmonaire antérieures, anticoagulants, réactions graves à l'anesthésie chez le patient et dans la famille, hyperthermie maligne, taille et poids, classe d'état général. Le questionnaire est rempli avant l'opération et le patient le signe : un questionnaire non signé ne compte pas.
Les réponses parviennent au médecin avant l'opération, pas après. Le programme lit le questionnaire signé et montre au chirurgien les alertes qui en découlent. Il n'interdit rien : une thrombose ancienne n'annule pas l'opération, elle change la préparation, et la décision reste au médecin. La taille et le poids deviennent l'indice de masse corporelle qui, avec la classe d'état, entre dans la vérification des limites de la section 62.
Consentements. La clinique imprime un formulaire de consentement éclairé prêt pour cette opération précise et, avec lui, le consentement à l'anesthésie, aux produits sanguins et à la photographie. Le formulaire est imprimé dans la langue du patient. Trois consentements signés conditionnent le début de l'opération (section 61) ; un formulaire ouvert au dossier mais non signé ne compte pas.
Qui peut faire quoi. Le secrétaire invite le patient à signer ce qui manque et imprime des formulaires vierges. Le questionnaire lui-même, il ne le voit pas et ne le modifie pas : les réponses sur la santé appartiennent au dossier médical, et il ne signe pas de documents médicaux.
La feuille d'anesthésie. Chaque opération ouvre une feuille : type d'anesthésie, classe d'état général du patient, voies aériennes, médicaments avec dose et heure, volumes administrés et perdus, la série de mesures et la signature de l'anesthésiste. Le pouls et la saturation en oxygène sont surveillés en continu, la respiration et la tension sont notées toutes les cinq minutes ; le programme contrôle la série elle-même et le signale si l'écart entre deux mesures dépasse ce qui est permis.
Qui peut endormir. Un médecin qui n'est pas anesthésiste peut aller au plus jusqu'à une sédation modérée ; la sédation profonde et l'anesthésie générale reviennent à l'anesthésiste. La feuille nomme toujours deux personnes : le médecin responsable titulaire d'une attestation valide de réanimation avancée (pédiatrique pour les enfants) et un second spécialiste. Si le type est la sédation, mesures et médicaments sont tenus dans le registre de sédation et ne sont pas repris ici : une même anesthésie ne doit pas vivre dans deux registres.
Réveil et sortie sur critères, non « quand il s'est réveillé ». En salle de réveil on note la tension, le pouls, la saturation en oxygène, la fréquence respiratoire, le niveau de conscience et la douleur. Le temps minimal d'observation est tenu par un minuteur depuis l'arrivée : une demi-heure en cas de retour en service, une heure pour un retour à domicile accompagné, deux heures si le patient est venu seul. La sortie suit six signes : saturation en oxygène, constantes comme avant l'opération, motricité, déglutition et toux conservées, absence de nausées et vomissements importants, orientation dans le lieu et le temps. C'est le médecin qui les coche, et sans les six il n'y a pas de sortie. La feuille de sortie de réveil est signée par le médecin responsable, et le compte rendu de sortie par deux : l'anesthésiste et le chirurgien ; il porte les restrictions pour les vingt-quatre heures suivantes et le numéro d'urgence.
Qui peut faire quoi. La feuille d'anesthésie et celle de réveil sont des documents médicaux : le secrétaire ne les tient ni ne les lit. On explique au patient à l'avance qu'un adulte doit le ramener et qu'il ne conduira pas ce jour-là ; cette consigne reste dans le compte rendu de sortie. Un séjour de plus de vingt-quatre heures se termine par un transfert à l'hôpital : le programme le rappelle et enregistre le transfert.
Chaque implant est inscrit nommément. Dans l'enregistrement : catégorie du dispositif, fabricant avec son adresse, importateur, type et sous-type, taille — volume, profil, projection, diamètre —, numéro de série, numéro de lot, caractère retraité du dispositif et présence d'un composant médicamenteux, numéro d'enregistrement du dispositif au registre national et côté. L'étiquette de l'emballage peut être jointe en photo, le numéro de série et le lot lus au lecteur de codes-barres. Le côté est imprimé en toutes lettres, comme dans le compte rendu opératoire.
Trois endroits à la fois. La loi exige que les données de l'implant figurent dans le compte rendu opératoire, dans le dossier du patient et dans le fichier de la clinique. Le programme le fait d'un seul enregistrement : les données sont ajoutées au compte rendu et y sont imprimées, elles sont visibles au dossier du patient et s'additionnent dans le registre continu des implants de la clinique.
Plan et réalité. Avant l'opération, le médecin établit un plan — quelles tailles préparer, réserves comprises — à partir des catalogues des fabricants. Après, le programme montre le plan à côté du fait : ce qui a été posé, ce qui n'a pas servi et où la taille s'écarte du plan.
Rappel d'un lot, carte du patient et enregistrement qui ne change pas. Si un fabricant rappelle un lot, la clinique saisit son numéro et obtient la liste : qui porte ce lot, depuis quand et comment joindre la personne ; les lettres à ces patients se préparent au même endroit. Le secrétaire voit qui appeler mais pas les détails cliniques, et la feuille le dit clairement. Le programme imprime au patient une carte d'implant avec le numéro de série et le lot : la loi israélienne n'exige pas cette carte, c'est une bonne pratique et une aide au patient en cas de rappel. Le fait d'implantation ne peut être supprimé que dans les quarante-huit heures suivant l'erreur ; ensuite on le corrige par un nouvel enregistrement renvoyant au précédent.
Si le patient demande l'effacement de ses données. L'enregistrement de l'implant n'est pas supprimé : il est anonymisé. Disparaissent le lien avec le dossier du patient, la note sur le choix et la pose du dispositif, le motif de l'explantation, l'explication jointe à une correction et le lien vers la photo de l'étiquette ; le fabricant, le type et la taille du dispositif, le numéro de série, le numéro de lot et le nom du chirurgien qui l'a posé restent — ce sont les données du dispositif et de celui qui l'a posé, non des données sur une personne. C'est pour cela que la ligne est conservée : lorsqu'un fabricant annonce un rappel, la clinique doit pouvoir répondre combien de dispositifs de ce lot elle a posés, ce qu'ils sont devenus et qui les a posés. Une recherche par numéro de lot retrouve donc toujours la ligne, mais il n'y a plus ni nom ni téléphone dessus : la clinique voit qu'un dispositif du lot a été posé et voit qu'elle ne peut pas prévenir la personne qui le porte. La même chose est dite au patient dans la réponse à sa demande : les factures acquittées, le registre légal des stupéfiants et la traçabilité des dispositifs médicaux implantés ne sont conservés que sous une forme anonymisée, afin de satisfaire aux obligations de conservation en matière fiscale et à l'obligation de traçabilité en cas de rappel de lot.
À la voix au bloc opératoire. Les mains du chirurgien sont occupées et l'étiquette du dispositif est devant lui : l'implant se dicte donc à voix haute — « enregistre l'implant 375 à gauche, lot 4471 », « compare le plan et ce qui a été posé », « qui porte ce lot », « combien d'implants avons-nous posés cette année ». L'assistante enregistre le plan (quelles tailles préparer, taille de réserve comprise) comme le fait réel, marque un dispositif explanté, lit à voix haute la fiche d'implants de la patiente et donne les comptes annuels de la clinique. Les lignes du fichier de la clinique ne sont jamais lues à voix haute : ce sont les dossiers médicaux d'autres personnes — l'assistante ne donne que des nombres, la liste relève de la fenêtre du registre. Le fichier d'une période peut aussi être IMPRIMÉ à la voix — « le fichier des implants de la clinique pour juillet » : la feuille part à l'imprimante, ses lignes ne sont toujours pas lues à voix haute.
Ce que l'assistante redemande, et pourquoi. « Marque l'implant comme explanté » comme « supprime l'enregistrement » exigent une confirmation orale : une marque d'explantation ne s'annule pas. Si plusieurs dispositifs de la patiente correspondent à ce qui a été dit, le programme ne choisit pas à votre place : il les énumère et demande le côté (« gauche » ou « droit ») ou le numéro de l'enregistrement. Le côté et la catégorie du dispositif ne se devinent pas davantage d'après le nom de l'opération : l'assistante les demande. Si le numéro de série ou le numéro de lot n'est pas dit, l'enregistrement est tout de même conservé, mais l'assistante annonce à voix haute ce qui lui manque pour un futur rappel de lot.
Qui peut faire quoi. Enregistrer un dispositif et lire la fiche d'implants de la patiente reviennent au médecin et à l'assistant clinique. Le rappel de lot et le catalogue d'achats sont ouverts aussi au secrétariat : rappeler les patientes et acheter les dispositifs est un travail d'organisation. Le secrétariat ne reçoit aucun détail clinique dans la réponse, et la réponse dit clairement qu'ils sont masqués — cela ne veut pas dire « rien n'a été noté ». À l'assistant clinique, à l'inverse, le rappel de lot est fermé : on y trouve les téléphones et les adresses des patientes mêlés aux données d'achat.
Depuis le téléphone. Onglet « Plus » → outils cliniques de la fiche ouverte → tuile « Implants ». L'écran est en lecture seule : une carte par dispositif — plan ou pose, côté, fabricant, type, volume et profil, numéro de catalogue, numéro de série, numéro de lot et numéro d'enregistrement du dispositif, la date et la mention d'explantation ; ce qui manque pour un rappel est écrit sur la carte elle-même. La saisie se fait à la voix depuis le bloc et dans la fenêtre du compte rendu opératoire. Si votre rôle n'a pas accès au dossier médical, l'écran le dit tel quel — « votre rôle n'a pas accès », et non « lecture impossible » : ce sont deux choses différentes, et les confondre est ici le plus dangereux.
Neuf phrases. Dites à l'assistante : « imprime le compte rendu opératoire », « la liste de vérification de sécurité », « la feuille d'anesthésie », « la sortie de salle de réveil », « la carte d'implant de cet enregistrement », « le questionnaire préopératoire », « la fiche de consignes postopératoires », « le registre des complications de l'année », « le fichier des implants de la clinique pour juillet ». Sur l'ordinateur le document part directement à l'imprimante ; sur le téléphone il s'ouvre dans un nouvel onglet pour l'impression par le navigateur. La langue du document est choisie par le programme, d'après le pays de la clinique.
Si aucun numéro de document n'est donné. C'est l'enregistrement le plus récent de la patiente qui s'imprime : dernier compte rendu, dernière liste de vérification, dernière feuille d'anesthésie, dernière sortie de réveil. La fiche postopératoire est prise sur la DERNIÈRE opération : une patiente en deuxième temps ou en reprise ne reçoit jamais les fiches de l'opération précédente, et les fiches annulées ne s'impriment pas du tout. La carte d'implant ne s'imprime que par le numéro de l'enregistrement de la fiche patiente : une personne porte plusieurs dispositifs, et « n'importe lequel » n'a pas sa place ici.
Le registre des complications. Sans dates, ce sont les douze derniers mois qui s'impriment. Lorsque des dates sont indiquées, le début et la fin de la période se comptent à l'heure de la clinique et non à l'horloge du portable du médecin ; sinon le dernier jour se décalerait d'une journée entière pour une clinique d'un autre fuseau.
Qui imprime quoi. Le compte rendu opératoire, la liste de vérification, la feuille d'anesthésie, la sortie de réveil, la carte d'implant, le fichier des implants de la clinique pour une période et le questionnaire préopératoire sont des pièces du dossier médical : seul un membre du personnel ayant accès au dossier les imprime. Le questionnaire préopératoire n'est pas un formulaire vierge, mais les réponses signées sur les maladies, les médicaments et les allergies : il est donc dans la même rangée. Au secrétariat restent la fiche postopératoire et le registre des complications. Si le serveur refuse, l'assistante dit « refusé » : il ne fait jamais passer un refus pour « il n'y a pas de documents ».
La carte d'implant. C'est une bonne pratique de la clinique et une aide pour la patiente en cas de rappel, non une exigence de la loi israélienne : il n'existe en Israël ni registre national des implants ni obligation de remettre une telle carte.
La branche de spécialité dans la fiche du personnel. Les habilitations « certificat de spécialiste » (תעודת מומחה) et « autorisation du directeur général » (היתר מנכ"ל) comportent le champ « Branche de spécialité reconnue » : un choix dans la liste fermée des branches reconnues en Israël (règlement des médecins sur le titre de spécialiste et les examens, 1973). Le premier élément de la liste est « — non sélectionné — » : auparavant la fenêtre proposait en silence « chirurgie plastique », et un enregistrement inattentif donnait au médecin les droits les plus larges.
Un titre absent de la liste n'est pas accepté. « Spécialiste en médecine esthétique », « spécialiste en chirurgie esthétique » et les noms voisins n'existent pas comme titres reconnus : c'est une exigence de l'ordonnance des médecins, non une sévérité du programme. Les anciennes fiches déjà créées restent modifiables : l'interdiction ne s'applique qu'à une valeur nouvelle.
Ce qui s'imprime sur le consentement. Si le chirurgien n'est pas spécialiste de la branche dont relève l'opération, un bloc visible apparaît sur le consentement imprimé, dans l'une de deux versions : « opère au titre d'une autorisation du directeur général du ministère de la Santé, numéro … » ou « n'est pas spécialiste de cette branche ; la patiente a été informée avant la signature ». Le bloc s'imprime sur la vérification du programme lui-même — d'après les habilitations de la fiche du personnel — et non parce que quelqu'un a saisi un numéro d'autorisation dans le formulaire.
Le secrétariat et la voix. Le secrétariat peut remplir le consentement, mais il doit nommer explicitement le chirurgien : sinon la ligne « Chirurgien » reste vide — le programme ne fait pas passer une secrétaire pour une chirurgienne. La branche de spécialité, le nom du chirurgien et le numéro d'autorisation ne se dictent pas à la voix : on les saisit dans la fenêtre, document sous les yeux.
Quatre fiches. Pour chaque opération le programme prépare quatre fiches écrites. Quatorze jours avant : analyses, documents et imagerie, liste des médicaments pris, ce qu'il ne faut jamais arrêter de soi-même, arrêt du tabac et organisation d'un accompagnant ADULTE. La veille : jeûne, uniquement les médicaments autorisés par l'anesthésiste, l'antibiotique s'il est prescrit. Les premières vingt-quatre heures : les produits de l'anesthésie agissent encore au moins un jour, un adulte reste auprès de la patiente, pas de conduite, le téléphone de la clinique et la consigne explicite d'appeler les secours en cas de danger vital. Le septième jour : la plaie, la suture et le retrait des fils.
Comment elles parviennent à la patiente. La fiche part par courriel le jour prévu. S'il n'y a pas d'adresse, un message court avec le lien vers l'espace patient est envoyé. La même fiche n'est jamais envoyée plus d'une fois toutes les dix minutes : un doublon accidentel n'atteint donc pas la patiente. Si la personne n'a ni courriel ni téléphone, le programme ne marque pas la remise — le plan montre au contraire qu'il faut imprimer la feuille et la donner en main propre. La feuille s'imprime à la voix : « imprime la fiche de consignes postopératoires ».
La patiente confirme qu'elle a lu. Dans l'espace patient la fiche apparaît le jour prévu, avec un bouton de confirmation à côté. Ce bouton pressé est la preuve de l'explication écrite lorsqu'une plainte « on ne me l'a pas dit » est examinée. Avant la date, l'espace patient n'affiche pas la fiche et il est impossible de la confirmer à l'avance.
La fiche postopératoire n'est envoyée que si l'opération a eu lieu. Tant que l'équipe n'a pas coché les étapes au bloc, la lettre « votre opération a eu lieu… » ne part pas. En cas d'annulation ou de report, la patiente ne reçoit aucune lettre sur une opération qui n'a pas eu lieu, et la fiche de préparation est réémise pour la nouvelle date.
Cinq conditions. Avant que la date soit confirmée, le programme vérifie cinq choses : les trois consentements signés (opération, anesthésie, produits sanguins) ; le questionnaire de santé de moins d'un an ; la présence des analyses ; une imagerie ou une photographie « avant » ; l'information sur les allergies dans le dossier.
La réponse sur les allergies doit dire quelque chose. Le point se ferme par « pas d'allergie » ou par « oui, celle-ci ». Un « oui » sans préciser laquelle laisse le point ouvert : ce n'est pas de la pointillerie, c'est justement la ligne qu'on lit avant l'anesthésie.
Tant que des conditions restent ouvertes. La date n'est pas confirmée et le programme nomme ce qui manque exactement. En cas d'urgence, la date est confirmée par le propriétaire de la clinique ou par un médecin, motif indiqué par écrit ; la mention reste au dossier avec la liste des points non clos. Le secrétariat ne prend pas cette décision.
La chaîne des échéances. Dès que la date de l'opération est confirmée, le programme construit la chaîne de suivi : évaluation de l'anesthésiste avant l'opération, retrait des fils, puis contrôles à un, trois, six et douze mois. Si l'opération est déplacée, les échéances non encore atteintes se déplacent avec elle.
Prendre rendez-vous pour un contrôle. La patiente est inscrite par un rendez-vous ordinaire dans l'agenda. Lorsqu'une ligne du plan est rattachée à un rendez-vous, le programme vérifie que ce rendez-vous appartient à la même patiente et se situe dans une fenêtre raisonnable autour de l'échéance : le rendez-vous d'une autre personne, ou d'une autre année, est refusé. Tout cela est réuni dans une fenêtre à part, « Suivi périopératoire » : les fiches de la patiente avec leurs échéances et leurs mentions, la chaîne des visites de contrôle, la liste d'appels de tous les absents pour toute la clinique et ce qui reste ouvert avant de confirmer la date de l'opération. La fenêtre s'ouvre depuis les outils cliniques ; le secrétariat y note aussi la remise d'une fiche en main propre, l'imprime, consigne la fin de l'appel et reconstruit le plan après le report de l'opération. La même fenêtre s'ouvre aussi depuis le dossier patient — le bouton « Suivi périopératoire », à côté de la check-list de sécurité de l'opération — et la patiente est alors déjà choisie : inutile de la rechercher une seconde fois au risque de tomber sur une homonyme de la liste. À la voix, il suffit de nommer la patiente : la fenêtre s'ouvre sur son plan, tandis que la liste d'appels des absents reste celle de toute la clinique. Sur le téléphone, les mêmes mentions se posent sur l'écran de suivi du dossier patient.
Qui n'est pas venu. La ligne dont l'échéance est passée sans rendez-vous, ou à laquelle la patiente ne s'est pas présentée, entre dans la liste d'appels ; l'appel reçoit une mention — sans réponse, rappellera, a refusé, a pris rendez-vous. Seuls ceux qui tiennent le dossier médical — le propriétaire de la clinique, un médecin ou un assistant clinique — peuvent retirer un contrôle du plan, et seulement avec un motif : « le suivi n'est plus nécessaire » est une appréciation médicale, non une note d'organisation, et le secrétariat ne peut pas la porter.
De quoi il s'agit. Une fenêtre à part avec la grille des salles d'opération pour une journée ou une semaine : les salles, les plages horaires des chirurgiens et les interventions prévues avec leur équipe. Elle s'ouvre depuis les outils cliniques du cabinet et à la voix.
Qui crée les salles et les limites. Les salles se créent dans la même fenêtre : un nom, l'autorisation ou non de l'anesthésie générale et la catégorie maximale d'interventions. Les conditions d'enregistrement — anesthésie générale en salle, catégorie d'interventions et durée d'anesthésie autorisée — sont saisies par le propriétaire de la clinique ou un médecin ; le secrétariat crée les salles et les met hors service. Tant que les limites ne sont pas saisies, le programme prévient honnêtement qu'il n'a rien à vérifier. Une intervention ne se planifie pas dans le passé, et elle n'est marquée réalisée qu'après sa fin.
Qui fait quoi. Le secrétariat place une intervention au planning, la déplace, change la salle, l'heure et l'équipe, l'annule et imprime la feuille de la journée opératoire. Le nom de l'intervention, son code et les notes relèvent du dossier médical : le secrétariat ne les voit pas et ne les modifie pas.
Ce que le programme vérifie toujours. Salle occupée, chirurgien occupé, anesthésiste occupé : deux interventions dans une même salle, ou un même médecin dans deux salles à la même heure, ne peuvent pas être planifiées. Des interventions qui se suivent bout à bout ne sont pas un conflit.
Anesthésie. Une anesthésie générale sans anesthésiste n'est pas mise au planning. Si un anesthésiste est indiqué mais que son titre de spécialiste n'est pas enregistré, l'intervention est planifiée avec un avertissement. Une salle qui n'est pas équipée pour l'anesthésie générale ne l'accepte pas.
Les limites du cabinet. Pour les cabinets en Israël, le programme confronte le planning aux cinq heures d'anesthésie générale et à l'interdiction de la chirurgie lourde hors de l'hôpital, ainsi qu'aux limites pour lesquelles le cabinet lui-même est enregistré : durée d'anesthésie autorisée et catégorie d'interventions. Si la salle est prévue pour moins, c'est la plus stricte des deux qui s'applique. Hors d'Israël ces règles ne s'appliquent pas, tandis que le contrôle des occupations fonctionne partout.
Salle de réveil. Une infirmière pour trois patients ; le compte se fait sur la journée entière, pas sur une seule intervention. Le dépassement apparaît en avertissement au-dessus de la grille : il n'interdit pas l'intervention, il indique qu'il faut une personne de plus dans l'équipe.
Plage horaire du chirurgien. On peut attribuer à un chirurgien une plage dans une salle. Une intervention hors plage est planifiée mais signalée par un avertissement ; il en va de même pour une intervention qui dépasse à moitié de la plage.
Annulation. Une annulation exige un motif. La ligne ne disparaît pas de la journée : elle reste visible avec son motif, et l'heure se libère pour une autre intervention.
Impression. Le bouton imprime la feuille de la journée opératoire : salles, horaires, patients, équipes et avertissements du jour. La copie du secrétariat ne comporte pas la colonne du nom de l'intervention.
A la voix. Le planning se tient sans ouvrir la fenêtre : ce qui est prévu demain en salle un, qui opère jeudi, programme Cohen jeudi à neuf heures en salle un sous anesthésie générale, déplace au vendredi, confirme l'intervention, annule l'intervention. L'annulation demande une confirmation à voix haute et exige un motif. Les refus sont nommés : la salle, le chirurgien ou l'anesthésiste est pris, anesthésie générale sans anesthésiste, salle non habilitée à cette anesthésie, dépassement des limites d'enregistrement de la clinique, préparation du patient encore ouverte - avec la liste de ce qui manque exactement. Le nom de l'intervention et les notes ne se dictent pas à la voix. La feuille du jour s'imprime par la même commande vocale d'impression.
Sur le téléphone. Les outils cliniques de l'espace mobile comportent la tuile Planning des blocs : une journée ou une semaine, l'avertissement de la salle de réveil au-dessus de la liste et un bouton qui imprime la feuille du jour. La tuile affiche seulement : programmer, déplacer, confirmer et annuler se font à la voix ou sur l'ordinateur de la clinique.
Pour le patient au téléphone. La secrétaire téléphonique répond à quand est mon intervention seulement après la vérification de la date de naissance : le jour, l'heure et si la date est confirmée. Ce qui est opéré, qui opère et dans quelle salle ne se disent pas au téléphone, et une intervention ne peut être ni déplacée, ni confirmée, ni annulée par un appel.
Quand vous vous éloignez de l'ordinateur, le programme verrouille l'écran : une fenêtre avec un cadenas recouvre tout, et pour reprendre le travail vous saisissez votre code PIN. À cet instant, Windows affiche une courte notification « Cabinet verrouillé », puis, une fois de retour et le code saisi, « Cabinet déverrouillé ». Ces notifications sont toujours silencieuses : le programme ne sonne pas et ne dérange pas la pièce d'à côté.
Tant que l'écran est verrouillé, un petit cadenas apparaît sur le bouton du programme dans la barre des tâches — vous voyez ainsi que le cabinet est fermé, même fenêtre réduite. Si vous travaillez alors dans un autre programme, le bouton clignote doucement trois fois puis s'arrête : le programme vous appelle une fois, il ne clignote pas sans fin. Quand le cabinet est déjà devant vous, la notification ne surgit pas : elle se dépose sans bruit dans le centre de notifications de Windows.
Si vous essayez de fermer le programme depuis la barre des tâches ou par Alt+F4 alors que l'écran est verrouillé, il demande si vous voulez quitter. « Oui » ferme réellement le programme ; « Non » réduit la fenêtre et le verrou reste en place. Ce n'est pas un moyen de contourner le code : fermer n'ouvre pas le cabinet.
Près de l'horloge apparaît l'icône de votre assistante. Survolez-la pour voir combien de messages vous n'avez pas encore regardés ; le bouton droit propose « Ouvrir le cabinet » et ramène la fenêtre réduite.
Dans les Paramètres se trouve la carte « Notifications de votre assistante ». L'interrupteur « Autoriser l'assistante à me prévenir sur cet ordinateur » active et désactive entièrement ces notifications. Le second — « Afficher l'objet de la notification » — est désactivé par défaut : tant qu'il l'est, l'écran n'indique que « Vous avez un nouveau message », sans le motif. Quand vous l'activez, le programme prévient une fois que le motif deviendra lisible par toute personne se tenant près de l'écran.
Un détail qui épargne les nerfs : le code demandé juste après le démarrage n'est accompagné d'aucune notification — vous venez d'ouvrir le programme vous-même.
Les mêmes messages de votre assistante peuvent arriver sur le téléphone, via l'accès mobile (section 10). Sur le téléphone, ouvrez les Paramètres, trouvez la carte « Notifications sur ce téléphone » et activez « M'envoyer les notifications de la secrétaire » : le navigateur demande l'autorisation une seule fois, puis les messages arrivent même fenêtre fermée.
Le second interrupteur — « Afficher de quoi il s'agit » — ne se libère qu'après le premier et s'active par un avertissement distinct. Tant qu'il est désactivé, le téléphone reçoit un simple « Vous avez un message de la secrétaire ».
Le son et la vibration relèvent des réglages du téléphone, pas des nôtres : si les notifications arrivent en silence, vérifiez sur le téléphone les réglages de notification du navigateur ou du cabinet. Sur la plupart des téléphones Android, un chiffre apparaît sur l'icône — le nombre de messages non regardés ; certaines interfaces n'affichent pas ce chiffre, cela dépend du téléphone.
Pour l'iPhone et l'iPad, une condition : les notifications ne fonctionnent que si le cabinet a été ajouté à l'écran d'accueil (bouton Partager → « Sur l'écran d'accueil »), et seulement à partir d'iOS 16.4. Sinon, Apple n'autorise aucune notification depuis une application web.
Les notifications appartiennent au téléphone et au navigateur sur lesquels vous les avez activées : sur un autre téléphone, vous les activez à part. Pour les arrêter, le même interrupteur suffit, ou bloquez les notifications dans les réglages du téléphone.
Dans l'accès mobile (section 10), ouvrez les Paramètres et trouvez le bloc « Ma clé d'accès (empreinte, visage ou clé de l'appareil) ». Touchez « Ajouter une clé » — le téléphone demande lui-même ce qui le protège : empreinte, visage ou code de l'appareil. Donnez à la clé un nom que vous reconnaîtrez (« mon téléphone ») et elle apparaît dans la liste.
L'empreinte et l'image de votre visage restent dans le téléphone et ne nous parviennent jamais : le téléphone se contente de confirmer au programme que c'est bien vous.
Seule une personne ayant déjà son propre code PIN (section 42) peut ajouter une clé. Le code ne disparaît pas et reste toujours la voie de secours : un doigt qui ne se lit pas, une batterie vide, un appareil emprunté — vous saisissez le code, comme avant.
Ensuite, cela se passe ainsi : quand l'écran se verrouille après une pause, le rideau affiche le bouton « Déverrouiller par empreinte / Face ID ». Si plusieurs personnes partagent une tablette, le bouton porte un prénom — « Continuer en tant qu'Anna » — et le doigt d'Anna bascule le programme sur elle, avec ses droits, exactement comme si elle avait saisi son code. Qui a ouvert quel dossier patient reste consigné.
Un interrupteur distinct, « Se connecter aussi avec cette clé », autorise l'entrée depuis un écran vide — sans code et sans lien. Il est désactivé par défaut et ne s'active qu'en confirmant le code : lever le rideau et se connecter de zéro ne pèsent pas le même poids. La suppression d'une clé se confirme également par le code, tandis que désactiver la connexion par clé n'en demande pas — vous ne faites alors que réduire vos propres droits.